1. Електронний документообіг на практиці

Нововведення, про який ми хочемо розповісти, змінить ваше уявлення про документообіг раз і назавжди. Це те, про що бухгалтери довгі роки могли тільки мріяти.

Кожна угода по організації вантажних перевезень супроводжується випискою відповідної первинної документації (рахунки, податкові накладні, акти виконаних робіт, договори).

Наша компанія пропонує рішення, яке раз і назавжди позбавить Вашу бухгалтерію від головних болів, пов'язаних з отриманням, обробкою, обліком і зберіганням первинної документації, яка відображає транспортні операції Вашої компанії.

Ми пропонуємо Вам здійснювати обмін первинною документацією в електронному вигляді!

Електронний документообіг на практиці

Багато бухгалтера створюють, підписують і відправляють звіти в контролюючі органи (в податкову інспекцію, Пенсійний фонд, статистику) за допомогою спеціальної програми - MEDoc

Реалізація можливості обміну первинною документацією в електронному вигляді є воістину революційною функцією, яку важко переоцінити.

Модуль «Первинні документи» в цій програмі дозволяє:

• створювати і редагувати будь-які первинні документи;
• підписувати документи електронним цифровим підписом;
• відправляти підписані документи контрагенту;
• стверджувати, відхиляти і редагувати документи контрагентом.

Причому затверджений документ буде підписаний електронним цифровим підписом з двох сторін, а значить мати юридичну силу . Так само реалізована можливість доопрацювання відхилених документів, а вся історія змін фіксується системою. Це дозволяє нам відмовитися від використання паперових копій документів! Здорово придумано, правда?

Унікальною функцією, яка реалізована в модулі, є можливість відправляти документ контрагенту, не знаючи його електронної адреси. Для цього достатньо вказати у відповідному полі документа код ЄДРПОУ контрагента - і система через сервер документообігу (СДО) відправить йому документ, використовуючи так зване пряме з'єднання.

В основу документообігу була покладена схема, показана на малюнку. Пояснимо схему обміну первинними документами на прикладі Контрагента 1 і Контрагента 2.

Головна умова - обидва контрагента є користувачами ПК «MEDoc». Дана вимога викликано самою можливістю здійснення документообігу.

Документи відправляються в форматі XML з накладенням цифрового підпису, тому прийняти і прочитати їх можна будь-яким програмним комплексом, що підтримує криптобібліотеки (можливість розшифровки даних). Але тільки в системі «MEDoc» здійснено функціонал затвердження / відхилення / редагування документів, а також відправка / отримання звітів про доставку, що і являє собою обмін документами.

1 крок. Контрагент 1 створює первинний документ в однойменному модулі. Після перевірки і збереження документ підписується комплектом ЕЦП. Такий документ відправляється на мейл Контрагента 2.

2 крок. При прийомі документа Контрагентом 2 автоматично створюється і відправляється адресату звіт про доставку документа.

3 крок. Отримавши електронний документ, Контрагент 2 може:

• затвердити документ, т. е. отриманий документ не містить помилок і повністю влаштовує Контрагента 2. При цьому відправнику документа (Контрагенту 1) буде автоматично відправлено повідомлення про узгодження документа;
• відхилити документ при наявності в ньому помилок і / або небажанні співпрацювати. В цьому випадку необхідно вказати причину відхилення документа. Контрагенту 1 буде автоматично надіслано повідомлення про відхилення документа із зазначенням причини відмови;
• відредагувати, внести свої корективи в документ, якщо документ містить помилки або неточності, і Контрагент 2 має намір виправити їх. Користувач вносить в документ необхідні зміни, підписує його комплектом ЕЦП та надсилає Контрагенту 1 для доопрацювання.

При обміні первинними документами використовується аналог шифрування документів, як і при відправці звітності до контролюючих органів. Завдяки надійним криптографічним алгоритмам забезпечується повна конфіденційність інформації, а використання ЕЦП є гарантією автентичності внесених змін і цілісності документа.

У момент прийому документа Контрагентом 1 автоматично створюється і відправляється адресату звіт про доставку документа. У свою чергу, у Контрагента 1 також існує можливість затвердити, відхилити або відредагувати отриманий документ.

Документ може редагуватися нескінченне число разів, поки остаточний варіант не влаштує обидві сторони угоди.

Вся історія змін в документі фіксується в системі і може бути переглянута в будь-який момент.

Можливість багаторазового редагування документа дозволяє виправляти помилки, внесені в документи, адже від людського фактора ніхто не застрахований. Але не тільки в цьому полягає практична важливість даної функції. Функція виручає, коли контрагенти налаштовані співпрацювати один з одним, але їх не цілком влаштовують зазначені в документах умови. Наприклад, при укладенні договору безпосередньо в документ можна вносити зміни і погоджувати їх, пересилаючи один одному документ, до прийняття остаточного рішення.

А тепер згадайте: скільки разів ви повертали документи з помилками неуважним або недбайливим контрагентам, користуючись при цьому послугами пошти або служб кур'єрської доставки? Витрачали на це гроші і сили. З використанням системи «MEDoc» не складе ніяких труднощів виправити свої і чужі помилки.

Ми щиро сподіваємося що наші прагнення спростити процес обміну первинною документацією, збігаються з вашими бажаннями забути про гори бухгалтерської макулатури і про втрачені документи.

У статті використані матеріали з сайту http://dtkt.com.ua /