1. Основні поняття
2. У чому переваги
3. нормативне регулювання
4. Порядок проведення процедури в програмі
5. Оформлення списання як результату
6. Якщо роздріб при товари

Інвентаризація проводиться обов'язково для забезпечення достовірності бухобліку будь-якого підприємства. Вірно це і при веденні автоматизованого обліку за допомогою програми 1С. Які особливості проведення інвентаризації в 1С?

Застосування програми 1С для організації обліку майнових цінностей значно полегшує процеси обліку в цілому. Для отримання підсумкових даних немає необхідності здійснювати спеціальні розрахунки.

Програма автоматично враховує всі внесені дані. Тому в будь-який час можна отримати результати обліку.

Але навіть самий строгий облік не виключає розбіжностей між обліковими і фактичними даними. Перевірити відповідність допомагає інвентаризація. Як проводиться інвентаризація в 1С?

Інвентаризація майна періодично проводиться будь-якою організацією. Її порядок і терміни регламентуються законодавчими нормами і внутрішніми нормативами підприємства.

Закон вимагає обов'язково інвентаризувати майно перед підготовкою річної бухгалтерської звітності. Також необхідна перевірка при заміні відповідального співробітника.

В цілому частота інвентаризацій нічим не обмежена. Крім обов'язкових перевірок керівництво організації має право в будь-який час призначити перевірку.

Підставою можуть послужити самі різні причини:

• необхідність перевірки відповідальної особи на відповідність займаній посаді;
• повірка умов збереження цінностей;
• підозра розкрадання;
• виявлення помилок в обліку;
• утворення надлишків та інше.

Інвентаризувати може абсолютно будь-яке майно, відображене в обліку. При застосуванні для облікових цілей програми 1С все майнові цінності фіксуються при надходженні і вибутті.

Системний підрахунок забезпечує популярність підсумкових показників обліку на будь-який момент часу. Це значно полегшує процес інвентаризації.

Досить ввести дані про фактичну наявність майна в програму і система сама прорахувати дійсні значення нестач і надлишків.

Основні поняття

Під інвентаризацією розуміються процеси звірки облікових і реальних показників щодо майнових чи інших цінностей. Простіше кажучи, це перевірка відповідності дійсного кількості належного.

Спочатку інвентаризація здійснювалася виключно вручну. Тобто спочатку підбивався підсумок по бухгалтерським документам. Потім вручну підраховувалася кількість об'єктів, що перевіряються.

Далі здійснювалася звірка. Процес трудомісткий, особливо при великому обсязі цінностей. Значно спростила його автоматизація інвентаризації за допомогою спеціальних облікових програм.

Облікова комп'ютеризована система в бухгалтерії є спеціальну програму, яка самостійно здійснює всі необхідні бухгалтерські розрахунки і формує звітні дані.

Від бухгалтера потрібно лише своєчасне внесення вихідних даних. Однією з найбільш популярних програм для обліку є програмно-апаратний комплекс 1С.

Інвентаризація при його використанні може проводитися повністю автоматизовано.

Автоматизація інвентаризації за допомогою 1С увазі, що система самостійно підрахує результати перевірки, звірити облікові і фактичні дані і видасть остаточний підсумок.

У чому переваги

Конфігурація 1С забезпечує ефективну підтримку інвентаризаційних перевірок майнових цінностей, які є в організації.

Інформаційна база містить дані про залишки по всіх групах товарів, які визначаються при обліку надходжень і вибуття.

Використовуючи програму, немає необхідності в підготовці бланків інвентаризаційних документів. Всі необхідні форми присутні в системі і формуються автоматично при необхідності.

Існують два варіанти інвентаризації за допомогою програми 1С. У першому випадку об'єкти підраховуються вручну. Потім підраховані значення вносяться в програму.

Інший варіант передбачає застосування спеціальних терміналів збору даних і наявність на кожному інвентарізуемое об'єкті етикетки зі штрих-кодом. В цьому випадку всі відомості передаються в програму автоматично.

І в тому, і в іншому випадку всі розрахунки будуть зроблені програмою. Після чого будуть створені всі необхідні форми документів і виведений підсумок інвентаризації.

Далі за допомогою програми можна відобразити в обліку виявлені надлишки або нестачі. Переваги інвентаризації в 1С такі:

• спрощена методика підрахунків;
• виключення помилок в розрахунках;
• мінімізація витрат часу на проведення інвентаризації;
• зведення до мінімуму людський фактор.

нормативне регулювання

Порядок інвентаризації визначається Методичними вказівками щодо інвентаризації майна. такі затверджені Наказом Мінфіну РФ №49 від 13.06.1995 .

У загальних положеннях Вказівок сказано про необхідність проведення планових інвентаризацій і можливості здійснення позапланових перевірок .

Неодмінною вимогою є документальне оформлення будь-інвентаризаційної перевірки.

При цьому норматив не містить прямої вказівки на те, яким саме способом повинна здійснюватися перевірка - вручну або за допомогою автоматизованих систем. Визначаються лише загальні положення, що стосуються достовірності бухобліку.

Оскільки облікова програма дозволяє сформувати всі необхідні документи і достовірність обліку забезпечує по максимуму, то ніяких законодавчих перешкод до автоматизації інвентаризації немає.

Як зробити інвентаризацію в 1С? Загальна схема проведення інвентаризації в програмі 1С виглядає наступним чином:

Створюються і заповнюються документи інвентаризації Створюваний акт інвентаризації необхідний для відображення фактичних показників. Ніяких проводок він не здійснює При виявленні недостачі Она списується документом «Списання товарів» При надлишки об'єкти доводиться за допомогою документа «Оприбуткування товарів»

Використовувати 1С для обліку майна може абсолютно будь-яка організація. І це дозволяє автоматизувати інвентаризаційні процеси при будь-якому обсязі цінностей.

Зразок акту інвентаризації товарно матеріальних цінностей дивіться в статті: акт інвентаризації .

Як заповнити бланк порівнювальної відомості результатів інвентаризації ТМЦ, читайте тут .

Більш того можна автоматизувати інвентаризацію в різних підрозділах підприємства, навіть при значному віддаленні головного офісу.

Для можливості здійснення автоматизації інвентаризації необхідна наявність:

• безпосередньо самої встановленої програми 1С;
• терміналу збору даних для зчитування інформації зі штрих-кодом;
• спеціального принтера для роздрукування етикеток зі штрих-кодами;
• програмованого зв'язує модуля.

Перша автоматизована інвентаризація здійснюється за наступним алгоритмом:

1. Генеруються штрих-коди і роздруковуються етикетки.
2. Складається реєстр з інвентарними номерами.
3. Майнові об'єкти маркуються етикетками.
4. При перевірці етикетки скануються.
5. За допомогою сканера дані передаються в програму.
6. Створюється порівняльна відомість з відображенням облікових і фактичних залишків.

При наступних перевірках знадобиться просто сканувати етикетки і вивантажувати дані в 1С. автоматично сформована Порівняльна відомість буде показувати підсумки.

Точно таким же чином можна проводити інвентаризацію і в віддалених підрозділах.

Інформація про лічених штрих-кодах передається в головний офіс, де здійснюються підрахунки. При цьому співробітники підрозділів ніяк не зможуть змінити результати перевірки.

Порядок проведення процедури в програмі

Порядок проведення інвентаризації в 1С можна розглянути на прикладі використання програм 1С 8 «Управління торгівлею» для інвентаризації складу.

Першим кроком оформляється документ «Інвентаризація товарів на складах». Для цього здійснюється перехід до пункту Документи → Запаси склад → Інвентаризація товарів на складах.

У журналі документів потрібно вибрати кнопку з назвою «Додати». Вікно нового документа заповнюється назвою організації і інвентарізуемое складу. У цьому документі є в наявності умови проведення перевірки.

При необхідності порівняння реальних залишків складу і даних бази по певній номенклатурі встановлюється прапорець «Номенклатура». У самому рядку вибирається цікавить тип номенклатури.

Після заповнення документа відобразиться обліковий залишок обраної номенклатури. За аналогією установка прапорця «Номенклатурная група» виявить залишки товарів на складі щодо обраної групи.

Прапорцем «Враховувати серії» в табличну частину додається колонка, що відображає номер серії, при наявності таких.

Якщо не встановлювати ніяких прапорців, то після натискання кнопки «Встановити / Заповнити по залишкам на складі» в таблиці відобразяться залишки складу згідно з бухгалтерським обліком.

Коли документ буде заповнений в його табличній частині відобразяться всі номенклатурні позиції, які значаться у відповідності з бухобліком на вибраному складі.

Колонка «Облікова кількість» автоматично заповнюється даними обліку. Дані в колонці «Кількість» дублюються, оскільки за замовчуванням дані бази і складу ідентичні.

Далі в колонку «Кількість» вносяться фактичні показники інвентаризації. При цьому в колонці «Відхилення» автоматично відобразяться недостачі або надлишки.

Після занесення реальних даних в колонку «Кількість» документ потрібно зберегти. Після цього за допомогою кнопки «Друк» формуються друковані форми. Зокрема «Акт інвентаризації товару» і «Інвентаризаційний опис».

Оформлення списання як результату

Якщо підсумкове кількість товарів за фактом відмінно від облікового значення в меншу сторону, має місце недостача. На підставі документа «Інвентаризація товарів на складах» створюється документ «Списання товарів».

У ньому відобразяться ті позиції номенклатури, за якими фактичний залишок менше облікового значення. При створенні документа автоматично проставляються назви організації, складу і документа.

У закладці «Товари» відображаються збиткові позиції. Далі в закладці «Рахунки обліку» проставляються реквізити «Рахунок списання» - 947, «Статті витрат» - Втрати і недостачі, «Податкове призначення витрат» - Хоз. діяльність.

Проведення даного документа автоматично спише товар з обліку в базі програми. Для формування друкованої форми документа «Списання товару» використовується кнопка «Друк».

За аналогією використовується документ «Оприбуткування товарів» - при виявленні надлишків майна. У «Рахунках обліку» заповнюється «Рахунок доходів» - 719. Після списання та оприбуткування інвентаризація в 1С вважається завершеною.

Якщо роздріб при товари

Коли організація здійснює реалізацію товарів в роздріб, ведення кількісного обліку ускладнюється. І тільки інвентаризація дозволяє визначити склад реалізованих товарів.

Автоматизація інвентаризації при наявності роздробу в товарах зручна при використанні програми 1С 7.7. У процесі перевірки використовується документ «Інвентаризація ТМЦ» виду ТМЦ «ТМЦ в роздробі».

Кнопка «Заповнити» вносить в документ залишки ТМЦ на обраному роздрібному складі, кількість яких визначається за даними бухобліку. Ціною продажу визначається значення, вказане в «Места хранения».

У закладці «Інвентаризація» під табличній частиною відображається виручена сума, взята з рахунку «Нерозподілений роздрібна виручка».

В заповнений документ вносяться фактичні залишки товарів за підсумками перевірки. Інвентаризація товарів, що відпускаються в роздріб, передбачає, що виявлене відхилення показує кількість реалізованих ТМЦ.

Для виявлення надлишків або нестач сума реалізованих товарів порівнюється з сумою роздрібної виручки.

Автоматизація інвентаризації за допомогою 1С забезпечує зведення до абсолютного мінімуму можливих помилок.

До того ж використовуючи 1С, можна інвентаризувати не тільки все майно в цілому або окремі склади, а й окремі групи товарів.