1. Спочатку - інвентаризація
2. оформляємо довідку
3. видаємо наказ
4. перевірте документи

Коли всі ваші надії отримати з котрагентами належні вам гроші пішли прахом, залишається тільки одне - терпляче чекати, коли можна буде визнати борги безнадійними. І ось, нарешті, цей день настав!

Тепер вам залишається тільки правильно оформити всі документи і гуд-бай "нехороша дебіторка». Для цього потрібно провести інвентаризацію боргів, скласти довідку, наказ на списання дебіторської заборгованості і мати в наявності первинні документи, які підтверджують борг. Давайте про все по порядку.

Спочатку - інвентаризація

Перед тим, як списувати заборгованість вашого дебітора як безнадійну, вам буде потрібно оформити її переведення до складу сумнівною, а потім - безнадійною. Для цього складіть первинні документи - довідку і наказ керівника. Робити це потрібно коли ви звітуєте з податку на прибуток - щоквартально або щомісяця. Не пропустіть цей момент, якщо ви спишете борги пізніше - будуть суперечки з податковою інспекцією (ст.272 НК, постанова Президії ВАС від 15.06.2010г. №1574 / 10).

Спочатку ви проведете інвентаризацію дебіторської заборгованості. Для неї є спеціальні форми - акт № інв-17 і довідка до нього, які затверджені наказом Мінстату від 18.08.1998г. №88.
Однак дані документи призначені в першу чергу для бухгалтерського обліку. Щоб мати можливість застосувати їх для податкового обліку, форми необхідно доповнити такими графами:

- дата, коли заборгованість підтверджена дебітором (для випадку перенесення терміну позовної давності, ст.203 ЦК);

- інформація про неможливість погашення боргу контрагента через ліквідацію або по іншим причинам, які підтверджені актом чиновників (тут буде вноситися інформація про документ, на підставі якого дебіторська заборгованість стає безнадійною і списується).

Компанія може самостійно розробити форму документи і закріпити її в обліковій політиці.

Таким чином, за результатами інвентаризації ви визначите величину сумнівних і безнадійних боргів. Тепер можна складати довідку і наказ керівника на списання.

оформляємо довідку

Отже, за результатами інвентаризації на кінець звітного періоду ви визначили суму сумнівних і безнадійних боргів. Тим же днем ​​складайте довідку і наказ керівника.

Довідка складається на всі безнадійні борги і містить пояснення причин, за якими вони списуються.

видаємо наказ

Після підготовки довідки видається наказ на списання дебіторської заборгованості. У ньому уточнюється, яким чином буде врахована заборгованість при розрахунку податку на прибуток - за рахунок резерву або буде включена до складу позареалізаційних витрат.

Такі ж форми документів можна використовувати і для цілей бухгалтерського обліку. Є ймовірність, що інформація по безнадійних боргах у вас співпаде і в бухгалтерському, і в податковому обліку, тоді окремі документи становити не потрібно.

перевірте документи

Тепер давайте перевіримо і підсумуємо, які документи у вас повинні бути для списання безнадійної дебіторської заборгованості:

1. Акт інвентаризації дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду.

2. Бухгалтерська довідка.

3. Наказ керівника про списання заборгованості з посиланням на джерело.

4. Договір з контрагентом, в якому вказано термін платежу.

5. Первинні документи: накладні, акти (обов'язково, див. Лист ФНС від 06.12.2010г. № ШС-37-3 / 16955).

6. Платіжні документи.

7. В окремих випадках - виписка з ЕГРЮЛ, акт пристава про неможливість стягнути борг і постанову про завершення виконавчого провадження.

Коли дебіторська заборгованість стає безнадійною - дивіться тут . Як створювати резерв по сумнівних боргах в бухгалтерському обліку читайте тут . А як списати заборгованість - шукайте в цієї статті .

А які документи по списанню заборгованості складаєте ви? Поділіться, будь ласка, в коментарях!