Результати ревізії каси
Робота з готівкою (прийом і видача) в будь-якій організації всіх форм власності передбачає наявність каси. Одним з основних контрольних заходів, що дозволяє оцінити правомірність вироблених операцій з грошовими коштами та грошовими документами, є ревізія каси. Результат ревізії каси, оформлений належним чином, зазвичай дозволяє оцінити наявність недостачі або надлишків і, відповідно, зробити висновки про чесність і професійності співробітників. Іноді ці висновки можуть перерости в кримінальне переслідування.
Поняття ревізії каси
Ревізія каси являє собою сукупність заходів, що проводяться контрольними органами (зовнішній контроль) або керівництвом організації (внутрішній контроль), націлених на перевірку дотримання касової дисципліни. Порядок ведення касових операцій встановлюється Банком Росії. Чергові зміни до нього вносилися з 01 липня 2017 року і були обумовлені переходом на застосування онлайн-кас.
На предмет дотримання касової дисципліни зазвичай перевіряють касира, безпосередньо працює з контрольно-касової технікою, з яким підписується договір про повну матеріальну відповідальність.
перевіряються:
- Ведення касової книги в частині обов'язковості і правильності занесення записів про скоєних операціях з касової готівку;
- Правильність оформлення безпосередньо касової книги (повинна бути в єдиному екземплярі, пронумерована, прошита та скріплена печаткою);
- Правильність оформлення прибуткових і видаткових касових документів;
- В обов'язковому порядку проводиться інвентаризація каси, що передбачає зняття ревізором залишків готівкових коштів та грошових документів.
- У разі, якщо ревізія каси здійснюється в рамках зовнішнього контролю, то перевіряючі можуть оцінити ступінь безпеки і відповідності стандартам самого приміщення, де розташовується каса.
Найчастіше саме відсутність можливості виділити під касу обладнане спеціальним чином приміщення (з залізними дверима і т.п.) веде до переходу на безготівкові розрахунки та використання банківських карт для виплати заробітної плати та видачі підзвітних сум співробітникам.
Зовнішній контроль за станом касової дисципліни зазвичай здійснюють працівники податкової служби або Росфіннадзор, внутрішній - керівництво підприємства, уповноваживши на це когось із співробітників або звернувшись до аудиторам.
В обов'язковому порядку ревізію каси проводять після завершення фінансового року (під час підготовки річного звіту), в разі заміни касира (наприклад, якщо він йде у відпустку або звільняється), або в разі підозр про наявність фактів зловживань з коштами. Підставою для проведення в таких випадках є письмовий наказ керівника, в якому вказується термін, за який повинні бути проведені всі контрольні заходи і період, який повинен бути обревізовано.
У разі, якщо ініціатором ревізії є контрольні органи, то повинен бути дотриманий такий порядок:
- Підприємство, що перевіряється повідомляється про плановану перевірку заздалегідь (природно, якщо перевірка проводиться за ініціативи правоохоронних органів);
- Керівнику підприємства безпосередньо перед перевіркою пред'являється наказ, в якому вказується період, що перевірявся, термін, за який повинна бути проведена перевірка (зазвичай не більше 30 робочих днів), персональний склад і повноваження ревізійної групи. В якості початкової дати періоду, що перевіряється зазвичай береться день, наступний за днем попередньої ревізії каси.
- Допуск до касових документів здійснюється тільки при пред'явленні ревізорами посвідчень особи.
Етапи та результати ревізії каси
При будь-якої ревізії каси, незалежно від того, зовнішні або внутрішні контролери її здійснюють, виділяється кілька етапів:
- Касир робить останній касовий звіт за поточний день, оскільки передбачається, що всі записи в касову книгу заносяться щодня, і не рознесені касові документи відсутні (про що в обов'язковому порядку дається розписка перевіряючим, як і щодо повноти оприбуткування грошових коштів.). По касовому звіту розрахунковим шляхом виводиться залишок касової готівки, який повинен бути присутнім в касі. Потім здійснюється безпосередньо в присутності касира підрахунок залишків готівки і рух бланків суворої звітності.
За результатами звіту оформляється акт ревізії готівки за формою інв-15, в якому вже можуть з'явитися відомості про виявлені недостачі або надлишку. Однаково погано сприймається і те, і інше. Надлишок коштів викликає припущення про те, що не всі прийняті кошти відображаються належним чином. Так що зберігати в сейфі підприємства свою заначку категорично небажано.
- Навіть якщо розбіжностей між касовим звітом і фактичним залишком готівки не виявлено, то це зовсім не означає, що порушень не було. Далі ревізор починає документальну перевірку: піднімає все касові документи, аналізує їх на предмет правомірності здійснення операції, правильності оформлення (наприклад, щоб в видаткових касових ордерах були в обов'язковому порядки розпису одержувачів грошових коштів) і повноти відображення в касовій книзі.
Якщо виявлено порушення, то за кожним порушенням береться пояснювальна, а в разі виявлення невідображених документів, вони відображаються вже з відповідними записами ревізором. В обов'язковому порядку звіряються з касовою книгою банківські виписки чекова книжка на предмет перевірки повноти оприбуткування в касу готівкових коштів, одержаних з банківського рахунка. За результатами документальної ревізії каси виводиться залишок касової готівки, який значиться за даними бухгалтерського обліку, і порівнюється з даними актами ревізії касової готівки.
Якщо дані відрізняються, то знову робиться обґрунтований висновок про нестачу або надлишку. В процесі перевірки також аналізується дотримання встановленого ліміту касової готівки, який може перевищуватися тільки в дні видачі заробітної плати. Ліміт каси визначається розрахунковим шляхом самим підприємством. Однак, варто зазначити, що для суб'єктів малого та середнього підприємництва чинне законодавство дозволяє не встановлювати даний ліміт.
- Завершальним етапом є оформлення акту ревізії каси з докладним описом всіх етапів і виявлених в їх ході порушень і обов'язковим додатком акту інвентаризації готівки (інв-15). Загальний акт підписується зазвичай з одного боку - членами ревізійної групи, з іншого - керівником підприємства і головним бухгалтером.
Після підписання акту керівник ревізійної групи готує пропозиції щодо усунення виявлених порушень. Надлишки зазвичай оприбутковуються, а недостача вноситься касиром. Кадрові висновки робить керівник.