Організація системи електронного архіву: стара задача в нових умовах

  1. Для чого потрібна система довготривалого зберігання документів?
  2. Функціональність системи зберігання
  3. Юридична значимість при довготривалому зберіганні
  4. Використання удосконаленої електронного підпису і перештамповка
  5. Що потрібно врахувати, приступаючи до впровадження

Завдання побудови електронного архіву документів з'явилася тоді ж, коли на російському ринку з'явилися системи електронного документообігу (СЕД). За минулі 20 років всі юридичні особи, зацікавлені в побудові електронного архіву корпоративного контенту, давно зробили це. Начебто, питання вирішене, але більшість російських вендорів СЕД продовжують відзначати цю бізнес-завдання як тренд ринку СЕД в 2018 р Загальні рекомендації щодо вирішення завдання побудови цієї системи в сучасних умовах дає Артем Пермяков, директор з перспективного розвитку компанії DIRECTUM.

Почнемо з підходів, які застосовувались до створення архіву.

У більшості випадків електронний архів йшов приємним бонусом до автоматизації процесів. Наприклад, підприємство автоматизировало роботу з офіційною листуванням, і тепер документи не тільки реєструються, розглядаються і обробляються в СЕД, а й зберігаються там постійно. Будь-який користувач відповідно до прав доступу може звернутися до них. Тобто мали на меті підвищити швидкість і ефективність процесу, а отримували ще й архів. Погодьтеся, приємно.

Випадки, коли система впроваджувалася виключно для зберігання, можна перерахувати по пальцях: для всіх завжди було важливо автоматизувати взаємодію і тільки потім управляти артефактами, які в рамках цієї взаємодії народжуються. Якщо взаємодія по документам організаційно-розпорядчого характеру велося в СЕД, то і зберігалися вони в СЕД, фінансові документи оброблялися в ERP і зберігалися там же. Про об'єднаному сховищі найчастіше не йшлося.

Відзначимо, класична задача електронного архіву - це зберігання електронних копій паперового документа. Тобто підприємство автоматизировало роботу з узгодження наказів і розпоряджень. Документи створюються і узгоджуються в електронному вигляді, але на останньому етапі з'являється стверджує, що підписує документ в паперовому вигляді. Так електронний документ стає якимось чернеткою для прийняття рішення. У нову версію документа заноситься скан-образ підписаного документа, а паперовий оригінал, який і стає основним документом, дбайливо поміщають в справу і зберігають на полиці в архіві.

Таким чином, можна відзначити два ключових властивості перших електронних архівів - це зберігання документів однієї системи (в кожній системі власний архів документів за напрямками діяльності) і зберігання виключно електронних копій документів для доступу до інформації. Отже, немає жодного електронного архіву, ні управління електронними документами.

Сучасні підприємства, котрі стали на шлях цифрової трансформації, замислюються про єдиному електронному архіві, в якому акумулювалися б документи з усіх інформаційних систем компанії. Більш того, тепер мова йде не про зберігання копій документів, а про зберігання повністю електронних документів, які були створені в електронному вигляді, підписані електронним підписом, і паперового оригіналу не існує в принципі.

Для чого потрібна система довготривалого зберігання документів?

Все частіше в інфраструктурі інформаційних систем підприємств з'являється система архівного зберігання документів. Для чого вона потрібна? Чому не залишити все як є або відправити всі документи на зберігання в СЕД?

На це є кілька причин:

  • розвантаження сховищ інших корпоративних систем за рахунок перенесення рідко використовуваних документів в окрему систему. В інформаційних системах залишаться тільки оперативні документи, роботи по яких не завершені. Це дозволить заощадити на апаратному забезпеченні оперативних систем;

  • організація тривалого зберігання документів із забезпеченням цілісності та юридичної значимості відбувається тільки в одній системі. У ній будуть виконуватися регламенти зберігання, забезпечуватися юридична значимість електронних документів (наприклад, за рахунок механізму перештамповкі з метою підтвердження валідності сертифіката електронного підпису (ЕП) на момент підписання електронного документа), виконуватися гарантоване знищення і т.д .;

  • забезпечується своєчасне знищення документів з простроченим терміном зберігання;

  • забезпечується зберігання документів в спеціалізованому форматі довготривалого зберігання - у вигляді zip-контейнерів;

  • знижується вартість зберігання. Зменшуються вимоги до серверного обладнання і систем зберігання за рахунок більш низького навантаження на систему;

  • знижуються вимоги до SLA (Service Level Agreement - угода про рівень обслуговування) з обслуговування і відновленню системи після збоїв;

  • зберіганням паперових оригіналів документів управляє тільки одна система;

  • спрощується робота архіваріусів і діловодів за рахунок автоматизації їх діяльності;

  • підвищується оперативність доступу до архівних даних за рахунок автоматизації регламентів доступу (автоматизація запитів доступу, надання копій документів, функція «читального залу» для довготривалого архіву).

Тобто реалізувати всю перераховану вище функціональність необхідно буде тільки в одній системі, що істотно дешевше, ніж реалізовувати схожу функціональність в різних системах з різними технічними можливостями і обмеженнями, силами різних фахівців і підрядників. Решта системи важливо навчити тільки «здавати» документи.

Функціональність системи зберігання

Отже, який функціональністю повинна володіти єдина система довгострокового архіву? В першу чергу, вона повинна підтримувати два логічних рівня зберігання: назвемо їх «тимчасовий», який відповідає за документальний фонд, і «довготривалий», який відповідає за архівний фонд.

Тимчасове зберігання - це зберігання документів, які відносяться до документального фонду підприємства, але вийшли з оперативного вживання. Загальний термін зберігання цих документів становить до 10 років без передачі на папері в архів. Проте обсяг таких електронних документів значний, і більшість з них практично не використовуються в роботі, але зберігати їх потрібно. Ці документи переносяться в єдину систему зберігання з оперативних інформаційних систем після закінчення діловодного або фінансового року.

Довготривале зберігання - це зберігання документів, які відносяться до архівного фонду підприємства. Загальний термін зберігання цих документів становить понад 10 років, і на папері вони повинні здаватися в архів підприємства.

На обох логічних рівнях до електронних документів застосовуються одні і ті ж принципи зберігання.

Документи зберігаються в zip-контейнерах, які містять документ в початковому вигляді, файл у форматі pdf, файл отсоединенной ЕП, файл метаданих.

Документи підлягають зберіганню в розрізі справ. Для цього система синхронізує номенклатуру справ з оперативної СЕД.

Система зберігання забезпечує прийом документів з різних інформаційних систем і автоматично визначає їх в справи, навіть якщо система-джерело (наприклад, ERP) не знає, до якої справи відноситься документ.

При прийомі документів система перевіряє валідність ЕП, цілісність контейнера і коректність його складу. При прийомі документів система проставляє штамп часу з використанням, наприклад, служби штампів часу (TSP Server).

Всі документи підлягають регулярним процедурам, таким, як перевірка цілісності й схоронності, перештамповка, контроль термінів зберігання.

Після закінчення терміну зберігання документи підлягають знищенню з виконанням всіх обов'язкових процедур: експертиза цінності, акти про виділення до знищення, акти про знищення.

Ключовою відмінністю двох логічних рівнів є принцип відповідальності за документи. За документи блоку «Тимчасове зберігання» відповідають підрозділи, в справи яких поміщені електронні документи. Права доступу досить широкі - ними володіють співробітники відповідальних підрозділів. Ключове завдання блоку «Тимчасове зберігання» - забезпечення зберігання документального фонду в єдиному централізованому сховищі із забезпеченням широкого доступу, підтримкою юридичної значимості й схоронності документів.

Логічний блок «Довготривале зберігання» відрізняється: тут зберігаються документи терміном зберігання від 10 років. Особливі процедури прийому документів, облік ведеться по спеціалізованим архівними правилами, реалізуються призначені для користувача процедури з видачею тимчасового доступу за запитами: видача довідок, виписок, архівних копій. Завдання блоку «Довготривале зберігання» - забезпечення довготривалого юридично значущого зберігання електронних документів, дотримання норм архівного діловодства і управління доступом до архівного фонду.

Таким чином, ключовими завданнями системи архівного зберігання стають:

  • занесення електронних документів в архівну систему в спеціальному форматі довготривалого зберігання;

  • складання графіка прийому документів на архівне зберігання;

  • передача і прийом документів на архівне зберігання;

  • забезпечення юридичної сили документів протягом всього терміну зберігання;

  • видача справ і документів з архіву в тимчасове користування;

  • доступ до читального залу з можливістю пошуку по справах і документам, запиту прав доступу, архівних довідок, виписок і копій;

  • контроль термінів зберігання і знищення документів з простроченим терміном зберігання, в тому числі без можливості відновлення;

  • формування звітів для ведення архівної діяльності: зведені описи справ, книги обліку-надходження і вибуття документів, різні види актів, листи фондів і т.д.

Природно, при впровадженні системи архівного зберігання виникне ряд складнощів. В першу чергу, необхідно вирішити питання синхронізації номенклатур справ і прав доступу, налагодити своєчасну вивантаження документів з оперативних систем. Також важливо визначитися, які сліди залишаються в оперативній системі, які об'єкти, пов'язані з документами, видаляються при його перенесення.

Юридична значимість при довготривалому зберіганні

Один з ключових питань, пов'язаних з довготривалим зберіганням, - юридична значимість документів. На сьогоднішній день немає чітких методологічних вказівок і нормативної документації, що вказує, як необхідно забезпечувати цю саму юридичну значимість. У ситуації, що склалася найбільш прозорим і правильним підходом бачиться використання служби штампів часу для відповідності вимогам № 63-ФЗ «Про електронний підпис». Визнання ЕП є одним з питань, яке може бути поставлене під сумнів. Умови визнання зафіксовані в № 63-ФЗ «Про електронний підпис». Однією з умов є можливість перевірки дійсності сертифікату електронного підпису на момент підписання або на момент перевірки. Термін дії сертифіката, як правило, рік. Тому, якщо ми розглядаємо тривале зберігання документів, то на момент перевірки термін дії сертифіката, швидше за все, вже закінчиться. Виникає питання: як підтвердити дійсність сертифікату на момент підписання?

Однозначної визнання проблеми забезпечення юридичної значимості при тривалому зберіганні не існує, як немає і єдиного способу її вирішення. В першу чергу, це пов'язано з відсутністю чіткої нормативної бази, браком практики організації зберігання електронних документів та, відповідно, судової практики. Часто наявність проблеми обґрунтовується необхідністю вжити всіх можливих заходів (десь навіть «перестрахуватися») для зниження ризиків, які можуть виникнути при необхідності підтвердження юридичної сили.

Існують і альтернативні погляди, в яких висловлюються сумніви в необхідності проведення будь-яких спеціальних технічних заходів, спрямованих на «підтримку» юридичної значимості документа. Або вирішення цієї проблеми виключно на методичному рівні.

Чи є забезпечення юридичної значимості документа завданням електронного архіву, або вона повинна забезпечуватися іншими засобами? В явному вигляді в правилах і рекомендаціях по роботі архівів немає вимог підтримки юридичної сили документів, переданих на зберігання в архів. При цьому в «Основних правилах роботи архівів організацій» (схвалено рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002) йдеться про те, що одним з основних завдань архіву є забезпечення «використання зберігаються в архіві документів». У це поняття включається, в тому числі, надання документів за запитами громадян, організацій, контролюючих та судових органів. Це має на увазі, що документи, надані архівом, повинні бути юридично значущими.

Електронні документи можуть передаватися в архів організації на будь-яких носіях або через комунікаційні мережі організації з інформаційних систем, в яких вони були створені (ІС-джерела). Після чого вони розміщуються в спеціалізованій інформаційній системі (довгостроковий електронний архів).

Варто зауважити, що внутрішній архів організації не може виступати третьою стороною в суперечках. Тому потрібно забезпечувати юридичну значимість в процесі зберігання. Якби ми передавали документи в будь-якої зовнішній незалежний архів (наприклад, державний архів або в компанію з послугами Позаофісне зберігання, або оператору електронного документообігу), то можна було б говорити про те, що досить забезпечити юридичну силу тільки при передачі.

Щоб документ був юридично значущим при отриманні (запиті) з архіву, повинні дотримуватися два моменти:

  • документ повинен бути юридично значимим при передачі в архів - це завдання інформаційної системи-джерела;

  • юридична значимість повинна бути збережена в процесі зберігання - це робота архівної системи.

Розглянемо найбільш поширені варіанти вирішення завдання підтримки юридичної значимості документа.

Використання удосконаленої електронного підпису і перештамповка

Формат вдосконаленою кваліфікованої електронного підпису (УКЕП) передбачає обов'язкове включення в реквізити підписаного документа докази моменту створення підпису (штамп часу) і дійсності сертифіката в момент створення підпису. Таким чином, УКЕП дозволяє уникнути необхідності збирати докази дійсності сертифіката на момент підписання.

Якщо підписи створені за допомогою сертифікатів довірених (акредитованих) засвідчувальних центрів (УЦ), то для забезпечення доказів дійсності сертифіката важливо зафіксувати час підписання документа (штамп часу). При цьому УЦ може виступати в суперечках як «третьої сторони» і при необхідності надати інформацію про дійсність сертифіката на момент підписання.

Штамп часу і вдосконалена ЕП забезпечують юридичну силу, поки діє сертифікат УЦ, якими вони були підписані. Відповідно, після закінчення терміну дії сертифіката треба мати докази того, що сам штамп часу був сформований в момент, коли сертифікат був дійсний. Такі рекомендації наведені також в «Концепції зберігання і використання електронних документів із забезпеченням їх юридичної сили для фінансового ринку» 1, розробленої ЦБ РФ. Концепція розглянута на Підкомісії з використання інформаційних технологій при наданні державних і муніципальних послуг 31 березня 2017:

«Стосовно до систем довгострокового зберігання, механізми забезпечення юридичної сили електронних документів (ЕД) можуть базуватися на підході, що включає наступні процедури:

  • формування системою-джерелом і передача в спеціалізовану інформаційну систему архівної одиниці зберігання, що включає ЕД, УКЕП, метадані;

  • перевірка дійсності ЕП на момент підписання ЕД при прийнятті на зберігання з фіксацією результату перевірки в метаданих;

  • формування метаданих ЕД, що включають в тому числі: відомості про УКЕП і сертифікаті ключа перевірки підпису, а також інші відомості, що описують дії, вчинені з документом в ході його підготовки, розгляду, виконання і зберігання, ідентифікаційні дані;

  • забезпечення автентичності архівної одиниці зберігання, що включає ЕД, УКЕП, метадані;

  • забезпечення надійного відповідності та належності документа его метаданих з можлівістю Перевірки цієї відповідності та приладдя на весь период зберігання документа Шляхом его Підписання и метаданих технологічної ЕП. У тому чіслі перед припиненням терміну Дії сертифіката технологічної ЕП повінні буті сформовані метадані про результат Перевірки поточної технологічної ЕП. После проведення зазначеним процедур документ повинен буті підпісаній новой технологічної ЕП. Утворена таким способом ланцюжок метаданих, підписаних технологічної ЕП, забезпечує автентичність даних про перевірку достовірності попередньої ЕП документа на момент його передачі на зберігання ».

Таким чином, до закінчення терміну дії сертифіката служби штампів часу (Time Stamping Authority - TSA) документи потрібно «перештамповать» з використанням нового сертифіката TSA. В результаті утворюється ланцюжок електронних підписів, в «кінці» якої завжди є електронний підпис (штамп часу), сформована за допомогою чинного сертифіката.

Що потрібно врахувати, приступаючи до впровадження

Питання нормативної бази для довгострокового зберігання електронних документів залишається відкритим. Проте при впровадженні варто орієнтуватися на ряд документів:

Рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій »(ВНІІДАД, 2013 рік).

ГОСТ Р54989-2012 / ISO / TR 18492: 2005 «Забезпечення довготривалого збереження електронних документів».

«Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях» (додаток до наказу Мінкультури РФ від 31.03.2015 № 526).

«Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання» (наказ Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558).

«Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання» (наказ Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 31 липня 2007 р № 1182).

Набір рішень для забезпечення архівного зберігання, представлених на російському ринку СЕД, досить широкий. Однак перевага залишається за комплексними рішеннями, які:

  • Мають готові інтеграційні сценарії взаємодії з системами-джерелами.

  • Забезпечують зберігання електронних документів з підтримкою юридичної значимості.

  • Дозволяють управляти паперовим архівом і зберіганням електронних копій документів.

  • Забезпечують всі обов'язкові процедури архівного діловодства.

Рішення для довготривалого зберігання документів будуть бурхливо розвиватися, так як частка електронних документів зростає, і рано чи пізно 99% документообігу підприємств перейде повністю в електронний вигляд, і питання зберігання буде не просто завданням «найближчих 5 років», а нагальною проблемою, яку доведеться вирішувати тут і зараз.


до відома

Служба штампів часу (time stamping authority, TSA) - спеціалізована компонента інформаційної системи, що володіє надійним джерелом точного часу (або синхронізуються з таким) і надає послуги по формуванню штампів часу, за допомогою яких можна довести факт існування будь-якого електронного документа на певний момент часу.

Юридична значимість (юридична сила) - властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення (ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення»). Електронний документ має юридичну силу, якщо:

  • немає обмежень з боку законодавства, що документ даного виду може існувати тільки в електронному вигляді;

  • документ оформлений відповідно до вимог законодавства або локальними нормативно-правовими актами (наприклад, наявність обов'язкових реквізитів і т.д.), в тому числі підписаний необхідним за законодавством видом ЕП;

  • документ підписаний особою, яка має право на його підписання.

1 http://minsvyaz.ru/uploaded/files/prilozhenie-6-k-protokolu-kontseptsiya-hraneniya-elektronnyih-dokumentov.pdf .

Для чого потрібна система довготривалого зберігання документів?
Для чого потрібна система довготривалого зберігання документів?
Для чого вона потрібна?
Чому не залишити все як є або відправити всі документи на зберігання в СЕД?
Виникає питання: як підтвердити дійсність сертифікату на момент підписання?
Чи є забезпечення юридичної значимості документа завданням електронного архіву, або вона повинна забезпечуватися іншими засобами?
Новости