Такі різні дати - «Дата заборони зміни даних» і «Дата актуальності обліку»

  1. Нові статті розміщені на інформаційному ресурсі PRO1C.KZ
  2. Дата заборони зміни даних
  3. Дата актуальності обліку
  4. Установка дати актуальності обліку по розділу «Оцінка ТМЗ при вибутті»
  5. Установка дати актуальності обліку по розділу «Взаєморозрахунки з контрагентами»
  6. Установка дати актуальності обліку по розділу «ПДВ»
  7. Більше статей на тему

Дата публікації: 03.09.2012

Нові статті розміщені на інформаційному ресурсі PRO1C.KZ

У конфігурації «Бухгалтерія для Казахстану» присутній широкий спектр допоміжних механізмів, в значній мірі полегшують роботу користувачів. У число таких механізмів входять такі настройки, як «Дата заборони зміни даних» і «Дата актуальності обліку». Досить часто користувачі застосовують зазначені параметри не за призначенням, що, в кінцевому підсумку, може призвести до спотворень в облікових даних. Мета даної статті полягає в ознайомленні користувача з принципами роботи даних механізмів і їх вплив на ведення обліку в програмі.

Дата заборони зміни даних

Розглянемо більш докладно дію механізму встановлення дати заборони зміни даних, а також порядок виконання налаштувань, що дозволяють використовувати цей механізм. Отже, настройка «Дата заборони зміни даних» дозволяє встановити обмеження на зміну даних раніше певної дати. Це буває необхідно в разі, коли звітність за період здана і існує необхідність «захистити» дані від випадкового зміни. Ця установка може бути викликана на екран через пункт меню «Сервіс» - «Управління користувачами і доступом» - «Дата заборони зміни даних».

Контроль обмеження зміни даних виконується для:

  • всіх документів при проведенні і скасування проведення;
  • деяких періодичних регістрів відомостей;
  • регістрів накопичення.

При використанні дати заборони зміни даних для документів, перевіряється значенням є дата цього документа, для наборів записів регістрів - період кожної із записів.

При установці дати заборони слід враховувати, що під дію даного обмеження потрапляють дані, період дії яких обмежений кінцем попереднього датою заборони дня. Тобто, наприклад, при встановленні значення 01.01.2012, зміна даних буде можливо тільки, починаючи з 01.01.2012 00:00:00 включно.

Наприклад, встановлена ​​дата заборони зміни даних 01.01.2012 року.

При відкритті документа, який створений і проведений датою раніше дати заборони зміни даних, програма видасть повідомлення «Редагування даних цього періоду заборонено. Документ відкритий в режимі перегляду ... ».

При спробі проведення документа (нового або існуючого непроведення) в періоді до дати заборони, користувачеві виводиться повідомлення «Редагування даних цього періоду заборонено. Зміни не можуть бути записані ... ».

За замовчуванням, обмеження за датою заборони не поширюється на користувачів, яким доступна роль «Повні права». Для того, щоб дата заборони зміни даних поширювалася на користувачів з роллю «Повні права», необхідно встановити ознака «Поширити дату заборони на користувачів з повними правами» на закладці «Заборона зміни даних» в «Налаштуваннях програми» (меню «Підприємство» - « Налаштування параметрів обліку »-« Налаштування програми »).

Дата заборони може бути встановлена ​​в розрізі користувачів, а також в розрізі груп користувачів.

У разі якщо дата заборони зміни даних встановлюється для груп користувачів, і один і той же користувач одночасно входить в кілька груп, як обмежує дати береться мінімальна з дат, встановлених для цих груп користувачів. Наприклад, користувач Іванова Т.Р. (Головний бухгалтер) входить одночасно в групу користувачів «Менеджери» і «Бухгалтери».

Для кожної з груп призначається дата заборони зміни даних.

При такій настройці дати заборони зміни даних, користувачеві Іванова Т.Р. (Головний бухгалтер) буде заборонено змінювати документи, створені раніше дати 01.01.2012 року.

Установка обмеження на зміну регламентної інформації в розрізі організацій виконується на закладці «Обмеження регламентної інформації». Даний механізм доцільно використовувати, якщо в одній інформаційній базі ведеться облік по декількох організаціях, і для кожної організації повинна бути застосована індивідуальна дата заборони. За замовчуванням список організацій заповнений організаціями, інформація про яких відображена в довіднику «Організації». На закладці «Обмеження регламентної інформації» можливе зазначення дати заборони як в цілому для організації, так і для користувача / групи користувачів даної організації окремо. При використанні механізму обмеження регламентної інформації, при зміні (додавання) документів, виконання операції дозволяється у разі, коли дата документа задовольняє вимогам дати заборони, встановленої для організації на закладці «Обмеження регламентної інформації».

Дата актуальності обліку

Швидкість проведення документів в інформаційній базі обумовлена ​​декількома факторами, в тому числі: об'ємом інформаційної бази, кількістю активних користувачів, великим ступенем деталізації обліку (наприклад, облік по партіях ТМЗ або взаєморозрахунків), а також складністю оформлюваної операції і т.д. Для прискорення оперативної роботи використовується механізм «Дата актуальності обліку» (меню «Підприємство» - «Дата актуальності обліку»), який дозволяє скоротити час, що витрачається на проведення документа. Економія часу досягається за рахунок того, що даний механізм відключає виконання деяких складних розрахунків, які проводяться при проведенні документів.

Дату актуальності обліку можливо встановлювати окремо для кожної організації однієї інформаційної бази. Якщо поле «Організація» не заповнено в формі установки «Дати актуальності обліку», тоді ця настройка буде поширюватися на всі організації інформаційної бази.

Якщо поле «Організація» не заповнено в формі установки «Дати актуальності обліку», тоді ця настройка буде поширюватися на всі організації інформаційної бази

Відключити виконання складних розрахунків можливо для наступних розділів обліку: оцінка ТМЗ при вибутті, розрахунки з контрагентами, ПДВ. У тому випадку, якщо в полі «Спосіб застосування» встановлено значення «Загальна дата», тоді дата актуальності обліку поширюватиметься на всі вищевказані розділи. Крім цього, дату актуальності обліку можливо встановити окремо по розділах шляхом вибору значення «По розділах обліку» в поле «спосіб вказівки».

Крім цього, дату актуальності обліку можливо встановити окремо по розділах шляхом вибору значення «По розділах обліку» в поле «спосіб вказівки»

Установка дати актуальності обліку по розділу «Оцінка ТМЗ при вибутті»

У момент проведення документів списання ТМЗ здійснюється аналіз даних за такими напрямками, як наявність залишків необхідної номенклатури на момент списання по заданих параметрах (дата списання, склад, рахунок обліку, партії), а також розрахунок собівартості в залежності від способу оцінки запасів. У тому випадку, якщо інформаційна база містить великий обсяг даних, тоді аналіз і виконання даних розрахунків може зайняти відносно тривалий період часу, установка дати актуальності обліку по розділу «Оцінка ТМЗ при вибутті» дозволяє скасувати виконання розрахунків по визначенню залишків і собівартості. При проведенні документів списання ТМЗ ( «Реалізація ТМЗ і послуг», «Списання ТМЗ»), в проводці по списанню собівартості кількість встановитися таке, яке зазначено в документі списання (без урахування наявного залишку), а суммовой показник даної проводки залишиться не заповненим (оскільки розрахунок собівартості в момент проведення не здійснювався).

Установка дати актуальності обліку по розділу «Взаєморозрахунки з контрагентами»

При проведенні документів (наприклад, «Надходження ТМЗ і послуг», «Реалізація ТМЗ і послуг», платіжні документи на оплату постачальникам і на надходження оплати від покупців), які здійснюють рух по рахунках обліку, здійснюється контроль стану взаєморозрахунків. Тобто в залежності від документа, який оформлюється, програма аналізує наявність авансів або заборгованості і виробляє або залік авансу, або погашення заборгованості в автоматичному режимі. Виконання аналізу стану по взаєморозрахунках також може займати тривалий час і збільшувати час проведення документів. При установці дати актуальності обліку відключається механізм автоматичного контролю стану взаєморозрахунків. При цьому в рухах документа відсутні проводки по заліку авансів або по погашенню заборгованості. Наприклад, 01.08.2012 року був оформлений документ «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Оплата постачальнику» на перерахування авансу. При проведенні даного документа будуть сформовані проводки по відображенню авансу на рахунку 1610.

Потім, від 15.08.2012 року оформляється документ «Надходження ТМЗ і послуг» від контрагента ТОВ Майстер. У тому випадку, якщо дата актуальності обліку не встановлена, тоді при проведенні документа надходження будуть сформовані проводки по заліку авансу.

У тому випадку, якщо на момент проведення документа надходження була встановлена ​​дата актуальності обліку, тоді в документі «Надходження ТМЗ і послуг» проводки по заліку авансу будуть відсутні.

Установка дати актуальності обліку по розділу «ПДВ»

За допомогою установки дати актуальності обліку по розділу «ПДВ» відключається механізм формування рухів в регістри накопичення з обліку ПДВ, такі як «Податок на додану вартість», «ПДВ до відшкодування», «Коригування ПДВ», «Коригування ПДВ до відшкодування». В даному випадку проводки з обліку ПДВ будуть сформовані лише за рахунками бухгалтерського і податкового обліку. Розглянемо приклад рухів документа «Надходження ТМЗ і послуг» в тому випадку, якщо дата актуальності не встановлена.

Якщо встановити дату актуальності обліку по розділу «ПДВ», тоді при проведенні документа «Надходження ТМЗ і послуг» будуть відсутні руху за регістром накопичення «ПДВ до відшкодування».

При використанні механізму «Дата актуальності обліку» слід розуміти, що відключення описаних механізмів за розділами обліку носить тимчасовий характер і необхідний лише для збільшення швидкості проведення документів. При розгляді дії настройки «Дата актуальності обліку» можна помітити, що по зазначених розділів обліку відбувається спотворення даних. Якщо розглядати розділ обліку «Оцінка ТМЗ при вибутті», - в даному випадку в обліку можна отримати негативні залишки ТМЗ, або ж зустріти таку ситуацію, коли кількість ТМЗ списано без списання собівартості. Якщо розглянути вплив механізму дати актуальності обліку на ведення взаєморозрахунків з контрагентами, то в цьому випадку аванси будуть значитися окремо на рахунках обліку авансів, заборгованість окремо на рахунках обліку розрахунків з контрагентами. Оскільки податкова звітність з ПДВ в програмі формується на підставі рухів по регістрах обліку ПДВ, а дата актуальності обліку відключає можливість відображення даних документів в регістрах з обліку ПДВ, відповідно. Це призводить до відсутності у податковій звітності з ПДВ даних по документам, проведеним датою пізніше дати актуальності обліку. Також в даному випадку виникає розбіжність даних бухгалтерського обліку з ПДВ та даних податкової звітності з ПДВ. Тому, використовуючи механізм «Дата актуальності обліку» необхідно пам'ятати, що для відновлення коректності даних по зазначених розділів обліку необхідно:

  • дату актуальності обліку періодично міняти на більш пізню;
  • перепроводити документи, оформлені пізніше попередньої дати актуальності обліку.

Якщо дата актуальності обліку встановлюється вперше, то перепроведення документів не вимагається. При зміні дати актуальності обліку на більш пізню, програмою буде запропоновано виконати перепроведення документів, при цьому відкриється вікно обробки «Зміна дати актуальності обліку», в якому пропонується кілька режимів перепроведення документів: перепроводити документи по всіх організаціях, перероводіть документи по записуваної організації і не перепроводити документи.

Дана процедура може зайняти тривалий час, тому краще виконувати її в той час, коли в інформаційну базу документи активно не вводяться, наприклад, у вечірній час.

Періодичність зміни дати актуальності обліку залежить від обсягу даних, що вводяться, наприклад, раз в день, раз в тиждень і т.д.

Бажаємо вдалої роботи!

Більше статей на тему


Не допускається передрук і інше повне або часткове відтворення і розмноження матеріалів сайту / статей (а так само їх копіювання на інших ресурсах інтернету).

Новости