1. Платіжний календар: етапи впровадження
2. Практика управління грошовими потоками
3. замість епілогу
4. Впровадження такого управлінського інструменту, як Платіжний календар дозволяє досягти наступних цілей:

Автор (и): Т. Работіна

Тетяна Работіна,
консультант з управлінських технологій ГК «ІНТАЛЄВ»

Платіжний календар: етапи впровадження

Грамотне управління грошовими потоками забезпечує фінансову рівновагу підприємства в процесі його діяльності шляхом балансування обсягів надходження і витрачання грошових коштів і їх синхронізації в часі. Механізмом, який дозволяє контролювати ліквідність компанії і максимально продуктивно використовувати кошти (ДС), є платіжний календар. Платіжний календар представляє собою план руху ДС в короткостроковій перспективі, що відображає всі види діяльності компанії і затверджений керівництвом в рамках лімітів і можливостей підприємства. З даної дефініції випливає, що планування грошових потоків для підприємства - це комплексне завдання по визначенню можливих надходжень і виплат з подневная (або потижневої) розбивкою і контролем встановлених лімітів в рамках статей бюджету руху ДС по підрозділах - центрам фінансової відповідальності (ЦФО).

Платіжний календар, як інструмент управління, не повинен існувати окремо від єдиної системи управління фінансами . Для ефективного впровадження в компанії платіжного календаря, необхідно спочатку проаналізувати систему бюджетування ДС в цілому. Для цього потрібно відповісти на питання: як складаються бюджети, в розрізі яких аналітик, в які терміни, хто за які статті відповідає і наскільки вже існуюча система планування актуальна і ефективна в роботі? Так як платіжний календар є невід'ємною частиною бюджету руху ДС, то при неправильному підході до планування грошових потоків на тривалий час, короткострокове планування не тільки не дасть ніяких результатів, а й матиме зворотний ефект.

Розглянемо весь ланцюжок дій процесу впровадження в компанії такого інструменту, як платіжний календар (рис. 1).

Як бачимо, схема впровадження розділена на три основні блоки з виділеними в них окремими етапами.

бюджетування
Розробка структури бюджету руху грошових коштів (БРГК) відбувається на етапі постановки бюджетування . На цьому ж етапі закладається основний розріз лімітообразующіх аналітик. По кожному виду діяльності розраховується чистий грошовий потік (ЧДП) як різниця між надходженнями і виплатами. Наприклад, в страхуванні, крім традиційного поділу на операційну (основну), фінансову та інвестиційну діяльність, окремо виділяють страхову діяльність. Як аналітик виступають ЦФО, статті БРГК, сценарії, а також можуть виступати розрахункові рахунки і контрагенти (агенти) і т. Д. Рівень аналітик для планування повинен бути повним, але не громіздким.

Платіжний календар: регламентація і визначення правил формування
На цьому етапі відбувається побудова єдиної логічно-цілісної системи взаємозв'язків між надходженнями і виплатами в розрізі кожного дня (тижня). Виплати зазвичай здійснюються на підставі заявки на виплату ДС. Далі розробляються правила її проходження - затвердження або відхилення цієї заявки, порядок формування реєстрів платежів і розстановки пріоритетів платежів, також перелік звітів і порядок відображення в них рухів ДС за заявкою. Окремо розглядаються надходження і коригування залишків ДС. Всі ці правила і принципи регламентуються положеннями, які забезпечують однакове розуміння системи всіма учасниками процесу.

Платіжний календар: автоматизація
До завдань цього блоку входить власне автоматизація описаних регламентів. На цьому етапі необхідно добре вивчити структуру баз даних підприємства. Багато підприємств мають територіально-розподілені офіси з власними локальними базами. Часто на підприємствах для ведення оперативного обліку використовують спеціалізовані (галузеві) рішення. Задіяні бази даних можуть мати різну структуру і т. Д. Тому на етапі автоматизації платіжного календаря необхідно проаналізувати всі необхідні джерела даних і при необхідності доопрацювати використовувані системи, з яких в систему управління грошовими потоками буде потрапляти інформація; також потрібно розробити схему обміну даними, забезпечити безпечний доступ до системи і передачі інформації. При розробці форм введення даних слід врахувати необхідну повноту вноситься інформації, зручний і зрозумілий інтерфейс для користувача. Продумати ролі і доступ до окремих форм та реквізитами. І нарешті, потрібно ознайомити працівників компанії з новою системою, а також розробити інструкції для користувачів.

Практика управління грошовими потоками

Платіжний календар: приклад впровадження в страховій компанії.

Припустимо, що компанія здійснює свою діяльність на всій території України, т. Е. Має розширену філіальну структуру з центрами і точками продажів. У компанії вже була впроваджена система бюджетування і грошові потоки проходили певний контроль. Однак дана система не задовольняла всі потреби компанії. Отримання інформації з різних облікових систем було дуже трудомістким процесом, у всіх підрозділів (філій) було своє бачення і свої методи заповнення форм звітності, дуже істотним виявився і людський фактор (з'являлися помилки). Все це не дозволяло отримувати повну інформацію про стан підприємства і оперативно аналізувати наявну інформацію, більш того, ставило під сумнів саму достовірність цих даних. Такі передумови привели компанію до висновку: система управлінського обліку повинна бути єдиною, інформація - однорідної, дані повинні вноситися за суворо визначеними правилами, а грошові потоки - проходити відповідну систему контролю в оперативному режимі. У компанії з'явилася потреба створити централізоване управління грошовими потоками, змінити внутрішні регламенти та впровадити більш досконалу систему управління.

Для оперативного управління грошовими потоками менеджмент компанії визначив вимоги до автоматизованої системи управління. Вони були такі:

• створити електронні облікові документи платіжної системи (наприклад, заявки на оплату і їх реєстри);
• сформувати електронну звітність, необхідну для контролю над виконанням платежів;
• реалізувати відповідні процедури узгоджень і тверджень (бюджетів, заявок на оплату та ін.);
• розмежувати права доступу до фінансової інформації для працівників компанії різних рівнів відповідальності;
• підтримувати обмін даними з наявними обліковими системами (наприклад, розпорядження на виплату вносяться в систему оперативного обліку і шляхом обміну потрапляють в систему управління грошовими потоками);
• забезпечити гнучкість при налаштуванні системи (можливість штатних співробітників налаштовувати програмне забезпечення).

Для якісного впровадження автоматизованої системи в першу чергу необхідний етап регламентації. На цьому етапі розробляються правила, за якими буде працювати система, описуються всі бізнес-процеси з управління ДС. Все це закріплюється в документах. Зокрема, були розроблені положення:

• «Платіжний календар», в ньому описані принципи формування реєстрів або заявок на виплату ДС, порядок узгодження платежів в рамках встановлених лімітів, порядок розстановки пріоритетів в залежності від фактичного виконання плану надходжень і поточних можливостей підприємства;
• «Рух заявки на виплату ДС», де вказані основні принципи і порядок проходження заявок на оплату, терміни, особи, відповідальні за узгодження та затвердження, обов'язки і повноваження співробітників, послідовність їх дій (рис. 2).

Для зручності користувачів частина реквізитів форми заповнювалися автоматично, виходячи з обраних параметрів заповнення. У формі також був передбачений контроль лімітів у розрізі встановлених аналітик (ЦФО, стаття), реквізит Скан_Копія_Документ містив посилання на електронний архів підприємства, де зберігалися скановані копії документів, на підставі яких здійснювався платіж (рахунки-фактури, договори та т. Д.). Дуже зручним і інформативним було те, що до заявок можна прикріпити файл-образ відсканованого документа, на підставі якого проводився платіж.

Після проведення документ автоматично запускає процес узгодження заявки на ДС відповідно до правил, описаними в відповідному Положенні. Кожному учаснику процесу приходить повідомлення про необхідність виконати певні (регламентовані) дії для узгодження даної заявки. Заявник в будь-який момент може увійти в систему і подивитися, на якій стадії затвердження знаходиться заявка, скільки ще часу за регламентом залишилося у виконавця завдання для того, щоб її затвердити.

Ланцюжок узгодження платежів в компанії була реалізована за принципом приналежності до філій або центрального офісу. Затвердження реєстрів з філій і фінансування оплат відбувалося з урахуванням залишків ДС, наявних на розрахункових рахунках філій (вони були не тільки витратними підрозділами, а й мали свої надходження за страхової діяльності). Для центрального офісу таких обмежень не було, але окремо контролювалися валові страхові виплати, а на підставі отриманих розпоряджень на виплату формувався реєстр страхових виплат.

З метою скорочення обсягу документообігу ланцюжок узгодження платежів була розділена за принципом приналежності до статей руху ДС. Платежі, які не вимагали особливого узгодження або були обов'язковими (податки, повернення страхових премій, розпорядження на виплату, аквізиційні виплати), після оформлення заявки на ДС без затвердження відразу потрапляли до реєстру платежів. Інші платежі узгоджувалися і затверджувалися по всій гілці затвердження. У сформованих реєстрах платежів розставлялися пріоритети, відповідно до правил, описаними в Положенні, і дати оплат. При проведенні (затвердження) реєстрів відповідні записи відбивалися в платіжному календарі (рис. 3).

платіжний календар може мати різний вигляд і різний рівень деталізації, але він обов'язково повинен містити дані про надходження і вибуття, про залишки ДС з розбивкою по днях. Отриманий звіт «Платіжний календар» дозволяє фінансовому директору заздалегідь виявити можливі касові розриви або надлишок ДС і оперативно перепланувати платежі.

При розробці системи і форм звітності був також налаштований звіт, який дозволяв аналізувати стан заявок на ДС (які не затверджені, затверджені, в стані оплати), а також загальна кількість поданих заявок і розпоряджень на виплату в цілому по компанії (рис. 4).

замість епілогу

1. Успішність впровадження і використання в компанії такого інструменту, як платіжний календар буде залежати від коректності та оптимальності розробленої архітектури процесу. Ось чому етап регламентації не менш важливий, ніж етап автоматизації системи.

2. Тільки при дотриманні всіма співробітниками встановлених регламентів і однаковому розумінні системи управління грошовими потоками буде результативним.

3. Інформація повинна бути структурована за єдиними для всієї компанії правилам.

Впровадження такого управлінського інструменту, як Платіжний календар дозволяє досягти наступних цілей:

1. Система дає можливість прогнозувати приплив і відтік ДС, в результаті чого:

• контроль виконання фінансових планів дозволяє фінансовому менеджеру припускати брак або надлишок ДС ще до їх виникнення;
• при виявленні відхилень є можливість і час проаналізувати ситуацію, що склалася і прийняти оптимальне рішення.

2. Централізація управління грошовими потоками дозволяє:

• ефективно перерозподіляти між філіями (підприємствами компанії) грошові ресурси;
• своєчасно погашати зобов'язання перед кредиторами;
• на більш вигідних умовах отримувати кредити для фінансування роботи дочірніх підприємств, а також на інвестиційні цілі;
• інвестувати вільні грошові кошти з метою отримання доходу (депозити, цінні папери).

Ефективно організовані грошові потоки підприємства є найважливішим показником його фінансового благополуччя і передумовою досягнення високих результатів його діяльності.

Джерело: журнал

Дивіться також