Використання спрямованої Генерації Ідей для роботи кросфункціональних команд

  1. Крок 1. Мета.
  2. Крок 2. Напрями.
  3. Крок 3. Ідеї.
  4. Крок 4. Концепція.
  5. Про програмне забезпечення:
  6. Висновок.
  7. посилання

IV конференція "ТРИЗ. Практика застосування методичних інструментів"

Використання спрямованої Генерації Ідей для роботи кросфункціональних команд

Гліб Нікітін, студент НГТУ, біомедична інженерія.

Sergey Malkin, Vice-President, Guided Brainstorming LLC.

Віссаріон Сибіряков, к.т.н., Майстер ТРВЗ.

Вступ

Дана стаття присвячена використанню методу «спрямованої генерації ідей», розробленого компанією Guided Brainstorming LLC, (Детройт, США) для оперативного вирішення винахідницьких інноваційних завдань в умовах різко обмеженого часу (1-2 тижні) і використання людьми, які не знайомими з ТРИЗ. Невід'ємною частиною методу є ВО «Генератор Ідей», що дозволяє людям, прискорено освоювати метод, самостійно ефективно вирішувати добре поставлені завдання або під керівництвом досвідченого фасилітатора працювати над комплексними проблемами в складі кросфункціональной команди.

Сьогодні ми плавно переходимо з ери Маркетингу в еру Інновацій, коли успіх тієї чи іншої фірми буде визначатися ступенем новизни (ідеальності) їх продуктів. Ті фірми, які не здатні оперативно впровадити нові ідеї та принципи в свої продукти, вже через 2-3 роки йдуть з ринку. І не має значення, велика це компанія або маленька, ринок змінився і вимагає нових ідей.

Ось тут і постає головна проблема інновацій 3000 ідей на 1 комерційний успіх [1]. Колишні інтуїтивні методи занадто неефективні для створення концепцій нових продуктів. У зв'язку з цим серед інвесторів ходить фраза: «Ідеї нічого не коштують, дайте мені працює пілотний проект!». Більш того, ринок вимагає миттєвого відгуку, швидкого винахідництва, а найчастіше концепції нового товару вже через тиждень-два. Співробітники ж, хоч і володіють найглибшими знаннями, часто не можуть мислити творчо в стресовій ситуації. Для генерації рішень в умовах обмеженого часу потрібно:

  1. Швидке навчання персоналу навичкам вирішення винахідницьких задач;
  2. Метод швидкого виявлення прихованих ресурсів для генерації сильних ідей.
  3. Метод стимуляції і управління процесами інновацій.

У відповідь на ці вимоги було створено метод «спрямованої Генерації Ідей», який об'єднав в собі елементи технологій: Системний аналіз (автор Ludwig von Bertalanffy, 1937), Функціональний Аналіз (Function Analysis System Technique (FAST) - автор Charles Bytheway 1965) і Теорія Рішення винахідницьких завдань (ТРВЗ) (автор Генріх Альтшуллер, 1946).

Мал
Мал. 1. Недоліки інтуїтивного процесу вирішення проблем
і як їх вирішує Метод «спрямованої Генерації Ідей».

З цих методів ми взяли не все, що можна, а то без чого не можна вирішувати завдання. Це дозволило різко скоротити обсяг знань, умінь і навичок, необхідних для участі в сесіях генерації ідей під керівництвом досвідченого фасилітатора. [2]

Метод передбачає виконання 4-х кроків:

Метод передбачає виконання 4-х кроків:

Мал. 2. Етапи процесу «спрямованої Генерації Ідей».

Як приклад розглядається задача, яка була поставлена Глібу Нікітіну в якості пілотного проекту при навчанні Методу.

Власник невеликої компанії часто їздить у тривалі відрядження. Він звернувся з проханням створити програму, що дозволяє відстежувати товари, видані на руки розповсюджувачам, і віддалено з будь-якої точки світу спостерігати за станом справ в компанії.

Крок 1. Мета.

На 1 етапі робочій групі задаються спеціальні питання, що дозволяють визначити проблемосодержащую систему, виявити завдання для вирішення. Якщо необхідно, залучаються додаткові фахівці. В результаті командою виробляється єдине понімаціе проблеми і формулюються конкретні цілі у відповідності з критерієм ідеальності.

  1. Що ви хочете отримати? (Бажаний результат)
  2. Як це виходить відомим способом? (Відомий спосіб)
  3. Що заважає вам це зробити відомим способом? (Небажаний ефект)

Мета формулюється у вигляді короткого пропозиції за таким зразком:

Необхідно забезпечити (опишіть бажаний результат), але якщо використовувати (опишіть відомий спосіб), то виникає (опишіть небажаний ефект).

В ході опитування замовника з'ясувалося: що є складська програма для обробки замовлень, проте дані про товари, виданих на реалізацію, туди вводити неможливо. Ці дані записуються на папір і зберігаються в розкиданому вигляді. Також з'ясувалося, що основну роботу по залученню клієнтів виконує директор, а співробітники виконують роль «пасивного касира» в точках продажу товару. При від'їзді директора у відрядження на відкриття нових ринків, продажу починають падати. Варіант найняти інших співробітників був відкинутий.

Стало ясно, що реальним завданням є побудова системи по роботі з клієнтами, яка б дозволяла без зміни співробітників забезпечити зростання продажів, мати в зручному вигляді інформацію про продажі, діяльності співробітників і товари, виданих на реалізацію, контролювати стан компанії і діяльність співробітників з будь-якої точки світу.

Було прийнято рішення зберегти ідею створення ПО, однак не зациклюватися на ній, по можливості наділити програму перерахованими властивостями.

Мета: Необхідно забезпечити повноцінну роботу компанії при від'їзді директора у відрядження, але якщо директор буде використовувати «управління по телефону», виникають втрати часу і падіння прибутку.

Крок 2. Напрями.

Щоб сконцентрувати розумові можливості людини на поле сильних рішень, при виборі напрямків для генерації ідей використовується Закон підвищення ідеальна [3].

Мал
Мал. 3. Формула ступеня ідеальності системи.

Зі співвідношення випливає, що існує тільки 3 напрямки збільшення ідеальності системи:

  1. Які функції ви б хотіли збільшити?

Напрямок: Поліпшити функцію

  1. Яку функцію ви б хотіли зменшити?

Напрямок: У країні функцію.

  1. Яке протиріччя ви б хотіли дозволити?

Напрямок: Дозволити протиріччя: Функція повинна забезпечувати корисний результат і не повинна викликати шкідливий результат.

Виходячи з розуміння проблемосодержащей системи, фахівці записують всі можливі напрямки. Особлива увага приділяється формулюванню функцій: дія + об'єкт + контекст.

Представлені найбільш цікаві напрямки (всього їх було 26)

  • Поліпшити функцію «директор має наочну інформацію, які товари, в якій кількості, у кого і як довго знаходяться на реалізації».
  • Усунути функцію «співробітники не використовують електронну систему».
  • Співробітники отримують список завдань по роботі з клієнтами на день, що забезпечує підвищення кількості обслугованих клієнтів, але викликає великий обсяг роботи по складанню списків завдань кожному співробітнику на кожен день.

Крок 3. Ідеї.

В ході еволюції Методу була сильно перероблена таблиця винахідницьких прийомів [4]. Вона ввібрала в себе винахідницькі стандарти, була розбита по розділах, структурована від простих прийомів до складних, стала універсальною і прийнятною не тільки до техніки часів створення таблиці, але і до будь-яких реальних систем.

Мал
Мал. 4. Нова таблиця винахідницьких прийомів.

Метод пропонує єдиний алгоритм використання прийомів - змінити:

  • Елементи або об'єкти, з якими працює система.
  • Дії, взаємодії і процеси.
  • Навколишнє середовище і сусідні системи.

Одне з головних переваг цієї таблиці прийомів міститься в ПО «Генератор Ідей». У ПО кожен прийом проілюстрований 9-ю прикладами: 3 на «Поліпшити функцію», 3 на «Усунути функцію» і 3 на «Дозволити протиріччя». Всього ВО «Генератор Ідей» містить понад 300 прикладів, кожен з яких є мікро-кейсом і ілюструє, як в даній ситуації був використаний 4-х кроковий процес: як поставлена ​​мета, яке вибрано напрямок, які прийоми були використані, до яких ідеям це привело і яка концепція плучілось.

Мал
Мал. 5. Фотографія ВО «Генератор Ідей».
Представлений приклад застосування прийому Матрьошка.

На етапі генерації ідей фахівці з робочої групи розбиваються на пари і кожної з пар надається за своїм напрямом (ям). Кожна пара записує для свого напряму об'єкти, дії і склад навколишнього середовища, а в ході генерації ідей записує мінімум по 1 ідеї з кожного винахідницької прийому. Якщо на попередньому етапі було виявлено 10 напрямків (зазвичай їх буває більше), то на цьому етапі група генерує близько 300 ідей. Важливо, що ці ідеї знаходяться в області сильних рішень, так як виявлені відповідно до критерію ідеальності.

Представлені найбільш цікаві ідеї (всього їх було 117)

Після. Після видачі товару на реалізацію електронна система формує для співробітників серію завдань "подзвонити ... і нагадати про терміни повернення грошей" через кожні кілька днів.

Інверсія. Комп'ютер аналізує інформацію в базі по готовим скриптів і видає співробітникам доручення, спрямовані на отримання грошей.

Концентрація і інверсія. Співробітники замість програміста наповнюють систему базової необхідною інформацією в перші день - два.

Копія. Де можливо, електронна система дублює вже наявну складську програму компанії.

Заздалегідь. При збереженні клієнта в БД відразу створюється перша задача. Приклад: зателефонувати і розповісти про спецпропозиції.

Після і інверсія. Коли співробітник виконав завдання, програма пропонує вибрати наступну задачу (по закладеним алгоритмам). Співробітник сам призначає собі задачу.

Крок 4. Концепція.

На попередньому етапі ми отримали кілька сотень ідей. Багато з них незрозумілі, протіворячат один одному, а деякі і зовсім суперечать, на перший погляд, здоровому глузду. Замовник же чекає зрозумілі і цільні концепції, які він зможе передати в інші відділи компанії для впровадження і виходу на ринок. Як бути?

На етапі побудови концепції кожна пара вносить свої ідеї в загальний список (жодна ідея не втрачається). Далі одна за одною ідеї оцінюються за спеціальними критеріями, упорядковано і компліментарні ідеї збираються в концепції. На цьому етапі можуть виникати нові ідеї та напрямки. Білі плями в концепціях відправляються на 2 цикл генерації ідей. Зрештою мозаїка складається і щасливий замовник отримує концепцію нового інноваційного продукту.

В ході сортування ідей виявилося 4 основних концепції рішення:

  1. Загальні зміни системи по роботі з клієнтами.
  2. Зовнішній вигляд і інтерфейс ВО «Помічник».
  3. Внутрішня структура та функції ПО «Помічник».
  4. Стратегія впровадження нової системи по роботі з клієнтами і ПО «Помічник».

Були запропоновані рекомендації, як можна перекласти частину обов'язків з директора на співробітників в лічені дні і без втрати якості.

Також був створений проект програми «Помічник», яка дозволяє:

  • Швидко і легко вводити інформацію по роботі з клієнтами,
  • Програма сама структурує інформацію і виводить її в такому вигляді, що зрозуміти стан справ в компанії можна за 5-20 хвилин.
  • Програма сама призначає співробітникам типові серії завдань по роботі з клієнтами і вчасно нагадує, коли їх слід виконати.
  • Спрощується контроль співробітників, так як видно хто, коли і які завдання виконав, які результати були досягнуті.
  • Програма має WEB-інтерфейс, директор може отримати інформацію і призначити завдання співробітникам з будь-якої точки світу.

На момент написання статті програма проходить стадію впровадження.

Пару слів про навчання.

Метод «спрямованої Генерації Ідей» має на увазі негайне застосування знань, отриманих на етапі навчання [4]. Фахівці відразу переступають до генерації ідей. І тут можливі 2 варіанти:

  1. У «пожежному» проект співробітники переглядають електронний відео-підручник, який містить близько 70-ти слайдів і за 1.5 години вводить в курс справи учасників процесу генерації ідей. У ньому міститься вся необхідна інформація, щоб учасники генерації мали розуміння методу. Надалі Генерація ідей відбувається під чуйним керівництвом ТРИЗ фахівця фасилітатора.
  2. Однак попередній підхід має небажаний ефект: винахідницькі знання є, а навик вирішення завдань у фахівців ще не сформований. Це вимагає посиленого контролю з боку ТРИЗ-фасилітатора на процесі генерації ідей. Ця проблема вирішується виконанням 5-ти спеціальних домашніх завдань під керівництвом ТРИЗ-фасилітатора, при виконанні яких акцентується увага фахівця на ключових моментах Процесу. Спеціаліст наводить приклади зі своєї практики на кожен винахідницький прийом і оформляє їх відповідно до Методом. З кожним ДЗ вимоги до прикладів підвищуються. ТРИЗ-фасилітатор коригує і дає додаткові завдання. В результаті учень набуває навик комбінованого застосування винахідницьких прийомів. Після цього група приступає до роботи над проектом під керівництвом ТРИЗ-фасилітатора.

Про програмне забезпечення:

Невіддільною частиною методу і гарантією його ефективності стало ВО «Генератор Ідей» та «інноватор».

«Генератор Ідей» - це інструмент для роботи всієї групи. Він містить короткі вказівки до кожного кроку процесу, систему винахідницьких прийомів і безліч прикладів (понад 300).

ВО «інноватор» - це іструмент фасилітатора, котрий спільно з членами групи будує функціональну модель [5], організовує генерацію ідей, їх оцінку і побудова концепції.

Висновок.

Незаперечною перевагою розглянутого методу «спрямованої Генерації Ідей» є простота його освоєння. Людина, в перший раз почув про ТРИЗ, через 2 години навчання може генерувати ідеї під керівництвом досвідченого фасилітатора, а через 1-2 тижні навчання (по 1 годині на день) може самостійно вирішувати добре поставлені завдання. Звичайно, це тільки перший крок в ТРИЗ, зате завдяки йому ця людина отримує перші швидкі результати, набуває нову модель мислення. Замовник отримує докази ефективності Методу, тим самим збільшується популярність ТРИЗ як методу в цілому.

Для компанії-замовника метод створює умови для менеджірованія інноваційних процесів, а згодом й побудова інноваційної системи.

Так як метод є досить універсальним, то його легко можна вбудовувати в інші методики і процеси. Ми готові рассмотриваются пропозиції про співпрацю. Телефонуйте, пишіть: + 7-913-905-97-56; [email protected] .

посилання

  1. G. Stevens and J. Burley, "3,000 Raw Ideas = 1 Commercial Success!" Research Technology Management, 40 (3): 16-27, May-June, 1997..
  2. Malkin Sergey, Coates Donald, Malkin Galina. "An Improved Method for Teaching the Theory of Inventive Problem Solving to Students", Conference Proceedings TRIZCON2007, Louisville, KY
  3. Г.С. Альтшуллер, Б.Л.Злотін, А.В. Зусман, В.І. Філатов. «Пошук нових ідей.», С.21 1989р.
  4. S. Malkin, D. Coates, G. Frenklah, G. Malkin, "Next Steps in Reduction of TRIZ Entry Barrier", Conference Proceedings TRIZCON2011, Detroit, MI
  5. Zlotin, Boris; Malkin, Sergey; et al, "Patent # 5,581663, Automated Problem Formulator and Solver", Col. 1, ll. 64-67; Col. 2, ll.19-34; ll.48-50; ll.53-54

Що ви хочете отримати?
Як бути?
Новости