➤ Новий ГОСТ з діловодства та документообігу 2019

  1. Які реквізити додали відповідно до ГОСТ діловодство 2019
  2. ГОСТ діловодство 2019: які реквізити об'єднали, виключили і уточнили
  3. Скачайте таблицю з усіма змінами в новому стандарті
  4. Діловодство 2019: нові вимоги до оформлення реквізитів
  5. Правила оформлення текстових документів по ГОСТ 2019

З 1 липня 2018 року організаційно-розпорядчі документи оформляють за новими правилами. Розповімо, що змінилося, після вступу в силу нового ГОСТ з діловодства.

Скачайте корисний документ:

Які реквізити додали відповідно до ГОСТ діловодство 2019

У новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 є перелік, який включає в себе 30 обов'язкових реквізитів. Їх наявність є підтвердженням юридичної сили документів. У порівнянні з подібним переліком, наведеному в діяв раніше ГОСТ Р 6.30-2003, додали 4 нових реквізиту:

  1. Гриф, який встановлює обмеження доступу до документа

Проставляється на документах, які містять конфіденційну інформацію обмеженого доступу, що становлять комерційну або службову таємницю. Місце розташування - у правому верхньому кутку, по межі верхнього поля.

  1. Найменування структурного підрозділу-розробника документа

Місце розташування - відразу під найменуванням організації, представництва, філії. Рекомендується використовувати великі літери, наприклад: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛУ», «ПЛАНОВО-ВИРОБНИЧИЙ ВІДДІЛ».

  1. Посада особи, який розробив документ

Місце розташування - під найменуванням організації, підрозділу на бланках, що використовуються посадовими особами, керівниками органів влади суб'єктів РФ, муніципальних утворень. Рекомендується використовувати великі літери, наприклад: «ДИРЕКТОР»;

  1. Відмітка про наявність електронного підпису

Місце розташування - поле, передбачене для власноручного підпису, що проставляється на паперовому варіанті ділового листа. Допускається включення емблеми, товарного знака організації, що видала сертифікат.

Склад реквізиту:

  • напис «Документ підписаний електронним підписом»;
  • номер, присвоєний сертифікату ключа електронного підпису;
  • повні прізвище, ім'я та по батькові власника електронного підпису;
  • термін дії сертифіката (дата початку - дата закінчення).

Новий ГОСТ з діловодства. Приклад заповнення нових реквізитів

ГОСТ діловодство 2019: які реквізити об'єднали, виключили і уточнили

У новому ГОСТ з документообігу 2019 змінився склад реквізитів - деякі з них об'єднали, деякі - розділили, деякі виключили зовсім. Тепер коди, що привласнюються організації, в тому числі свідоцтво про Державну, ІПН / КПП, включені в реквізити 08 «Довідкові дані про організацію». Реквізит, що позначається в старому ГОСТ під номером 30 як «Ідентифікатор електронної копії документа» більше не використовують і по новому Госту його вказувати не потрібно.

Новий ГОСТ з діловодства. Які реквізити об'єднали і виключили

У стандарті, чинному до 2018 року, емблема або товарний знак організації були об'єднані в один реквізит, а герб РФ і суб'єкта - в два. У новому стандарті герби відображають єдиним реквізитом, а емблему і товарний знак - двома.

Новий ГОСТ з діловодства. Які реквізити об'єднали і роз'єднали

Змінилися коди і найменування деяких реквізитів. Так, «відбиток печатки» тепер іменується «Друк», і код цього реквізиту з «25» змінився на «24».

Новий ГОСТ з діловодства. Зміна найменувань і кодів реквізитів

Скачайте таблицю з усіма змінами в новому стандарті

Увага! Найменування і коди деяких реквізитів в старому і новому ГОСТ збігаються. Це реквізити з кодами 15 - «адресат», 16 - «гриф затвердження», 22 - «підпис» і 26 - «відмітка про завірення копії».

Діловодство 2019: нові вимоги до оформлення реквізитів

Змінилися правила оформлення документів в діловодстві ГОСТ 2019 відношенні наступних дванадцяти реквізитів:

1. Дата документа. Якщо дату вказуєте в словесно-цифровому форматі, дні місяця з першого по дев'ятий пишіть без нуля, наприклад: 7 марта 2019 р випадку, коли для позначення дати використовуються тільки цифри, нуль потрібно проставляти, наприклад: 07.03.2019.

2. Адресат. За старими правилами оформлення ініціали адресата - фізичної особи проставляли перед прізвищем. Якщо адресатом була юридична особа - індивідуальний підприємець, ініціали вказувалися після прізвища. Тепер у всіх випадках ініціали вказуйте після прізвища, незалежно від того, фізичною або юридичною особою є адресат. Наприклад: Іванову AN, IP Петрову Є.Г.

3. Гриф обмеження доступу до документа. Згідно з вимогами до оформлення документів 2019, в разі, коли документ затверджений протоколом засідання колегіального органу, спочатку вкажіть назву цього органу, а після нього, в дужках, вкажіть реквізити документа, який підтверджує твердження: найменування, дату і номер протоколу або листи.


4. Заголовок до тексту. На документах, розроблених органами влади, заголовок до тексту проставляється центру робочого поля. Для організацій і установ, що не відносяться до органів влади, правила оформлення заголовків до тексту залишилися колишніми: для заголовка виділено місце над текстом, відразу від кордону лівого поля.

5. Відмітка про програму. У разі, коли додаток до документа розміщено на електронному носії (компакт-диску, usb-флеш-накопичувачі), під текстом документа вкажіть: «Додаток: CD в 1 прим. ». Носій помістіть в конверт або спеціальний вкладиш, але якому вкажіть імена файлів і назви документів, які містять ці файли. У тексті, коли додаток згадується вперше, вкажіть в дужках: (додаток) або (додаток 1). Допускається ставити знак номера (додаток № 2). У додаються документи, на першій сторінці в правому верхньому куті вкажіть: Додаток 1 або Додаток № 1. У разі, коли до розпорядчого документа в якості додатку оформляють нормативний або інший документ, що затверджується розпорядчим документом, позначку про програму проставте на першому аркуші. Посилання на розпорядчий документ давати не потрібно. У грифі затвердження вкажіть реквізити розпорядчого документа.

6. Гриф узгодження документа. Коригування, внесені в правила оформлення цього реквізиту, аналогічні тим, які стосуються реквізиту «Гриф обмеження доступу до документа». В разі. Коли документ узгоджується рішенням колегіального органу, в грифі спочатку вкажіть назву цього органу, а потім реквізити документа, яким фіксується факт узгодження.

7. Підпис. Новий ГОСТ з діловодства та документообігу 2019 встановлює правила підписання документа особою, призначеною виконувати обов'язки керівника. При заповненні цього реквізиту вказуйте посаду, заміщає посадовою особою згідно з наказом про заміщення. Якщо підпис ставить заміщає особа, не допускається проставляти косу риску або прийменник «за» перед найменуванням посади і прізвища керівника.


8. Друк. Правилами оформлення, встановлюються старим ГОСТом, не передбачалося конкретне місце, де проставляти відбиток печатки. Тепер для відбитка в документах повинно бути передбачено спеціальне поле, що позначається буквами «М.П» (місце печатки). Відбиток ставиться в це поле, а якщо його немає - поруч з підписом так, щоб не перекривати саму підпис.

9. Відмітка про виконавця. При заповненні цього реквізиту, вказуйте повні прізвище, ім'я та по батькові особи, який виконав документ. До обов'язкових свідчень відноситься номер його контактного телефону. До необов'язковим - найменування посади та структурного підрозділу, адреса електронної пошти.

10. Відмітка про завірення копії. У тому випадку, коли копія документа буде направлена ​​в іншу організацію, заповніть реквізит, вказавши місце знаходження оригіналу: найменування організації, індекс справи відповідно до затвердженої номенклатури, рік. Копія повинна бути завірена печаткою організації або спеціальною печаткою, виготовленої для цих цілей.

11. Відмітка про направлення документа до справи. Заповніть реквізит, зробивши позначку «У справу». Після цих слів, вкажіть індекс справи відповідно до номенклатури справ, проставте рік. Позначку завірте підписом з розшифровкою та зазначенням дати підписання.

Стандарт з діловодства 2019. Що змінилося в оформленні реквізитів, таблиця

Подивитися стандарт повністю в журналі

12. Текст документа. Розглянемо докладніше, як змінилися правила заповнення цього реквізиту.

Правила оформлення текстових документів по ГОСТ 2019

Якщо документ не ініціативний і підготовлений на підставі іншого документа, вкажіть в тексті реквізити документа-підстави:

  • найменування,
  • найменування організації-розробника,
  • дату, реєстраційний номер,
  • назва виду документа або його заголовок,
  • найменування організації або особи, яка затвердила документ, дату затвердження.

Інструкція з діловодства за новим ГОСТом повинна включати вимоги, що обмежують глибину рубрикації текстових документів чотирма рівнями. Наприклад: Глава 1. Розділ 1. 1. 1.1. Ця вимога поширюється і на оформлення листів з діловодства 2019.

При вказівці в тексті прізвища, ініціали пишіть після неї. Вказувати ініціали перед прізвищем дозволяється тільки при заповненні реквізитів «Підпис», «Гриф погодження документа» або «Гриф обмеження доступу до документа».

Без розшифровки в текстовій частині можна використовувати тільки загальноприйняті абревіатури та графічні скорочення. Так, абревіатуру «РФ» або «м.о. »(Муніципальний округ) допускається вказувати без розшифровки. Ті скорочення, які прийняті в галузі або використовуються в організації, при першій згадці необхідно розшифрувати.

Нова інструкція з діловодства 2019 повинна містити приклади використання етикетних фраз, уживаних у зверненні і в ув'язненні. Включіть в інструкцію приклади, які наведені в новому ГОСТі як варіанти можливих звернень до фізичних і посадових осіб.

Зверніть увагу. Коли до адресата звертаються із зазначенням найменування його посади, її пишуть з великої літери, при зверненні за прізвищем ініціали вказувати не треба.

Зразок: як оформляти реквізити за новими правилами

підсумок:

Врахуйте всі зміни, внесені ГОСТ з діловодства та документообігу 2019 при розробці нової інструкції з діловодства. Розробіть цей локальний нормативний акт з урахуванням специфіки діяльності вашої організації.

Новости