1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Чи вплинуло введення ПРОФСТАНДАРТ на роботу документознавців в 2017 році?
3. Як оформити посадову інструкцію документознавців по ПРОФСТАНДАРТ?
4. Які вимоги до документоведу містить ПРОФСТАНДАРТ?
5. Як ПРОФСТАНДАРТ визначає посадові обов'язки документознавців?

Введення ПРОФСТАНДАРТ документознавців може значно вплинути на працівників цієї професії в 2017 році. Дізнайтеся, чи варто коригувати вимоги до кандидатів і вносити зміни в посадову інструкцію.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Документознавець - це узагальнена назва фахівців в сфері діловодства та документознавства. Попит на цю професію зростає з розвитком інформаційних потоків і збільшенням числа документів у всіх областях бізнесу. Робота документознавець багато в чому схожа з роботою секретаря, діловода або архівіста, хоч і має свої особливості. В даний час профстандарти для цих фахівців єдині і носять рекомендаційний характер. Однак багато компаній вже взяли на озброєння вимоги, що містяться в них.

Чи вплинуло введення ПРОФСТАНДАРТ на роботу документознавців в 2017 році?

Федеральний закон, що встановлює порядок розробки профстандартів, діє на території Російської Федерації з 1 липня 2016 року. До кінця 2017 року Міністерство праці встигло затвердити понад 2000 обов'язкових профстандартів. У чинному Трудовому кодексі існує стаття, яка регулює порядок їх застосування ( ст. 195.2 ТК РФ ). В даний час роботодавець зобов'язаний орієнтуватися на стандарти для ряду посад, перелік яких затверджений законодавчо. Для інших галузей до початку 2020 року встановлено перехідний період, протягом якого всі необхідні стандарти повинні бути прийняті. Таким чином, на даний момент для більшості працівників їх застосування носить рекомендаційних характер.

Професійний стандарт являє собою документ, що містить ряд норм, що стосуються того чи іншого напрямку діяльності. Він не охоплює конкретну професію і може поширюватися на кілька посад. Так, наприклад, ПРОФСТАНДАРТ №447, який регулює сферу документознавства та документаційного забезпечення управління, поширюється на бібліотекарів, бібліографів, документознавців, службовців, зайнятих прийомом і інформуванням відвідувачів.

Він містить ряд норм для цих професій, а саме:

• перелік трудових функцій співробітника у відповідність до займаної посади і кваліфікацією;
• вимоги до рівня професійних знань і практичного досвіду;

Незважаючи на те, що даний документ не є обов'язковим, багато роботодавців використовують його в якості точки опори для організації багатьох робочих процесів:

• навчання та атестації персоналу ;
• формування кадрової політики;
• управлінських процесів;
• розрахунку внутрішніх тарифів на певні роботи;
• класифікації тарифних розрядів;
• розробки систем оплати праці з урахуванням специфіки підприємства;

Так, наприклад, ПРОФСТАНДАРТ документознавців може полегшити складання посадової інструкції, дозволяє коректно визначити назву посади, розмежувати трудові функції, виставити доцільні вимоги до утворення, кваліфікації і досвіду працівника.

Читайте також:

Багато співробітників побоюються, що введення стандартів може негативно вплинути на їх трудові відносини з роботодавцем. Однак приводів для хвилювання немає. Ухвалення ПРОФСТАНДАРТ не змінює трудові функції і не може служити підставою для звільнення працівника .

Як оформити посадову інструкцію документознавців по ПРОФСТАНДАРТ?

Законодавство зобов'язує роботодавця використовувати професійні стандарти для співробітників, щодо кваліфікації яких законом або нормативними актами встановлено спеціальні вимоги. Крім того, стаття 57 ТК РФ передбачає обов'язкове застосування стандарту для працівників, які отримують додаткові пільги, компенсації і премії у відповідність до займаної посади.

Документознавець не відноситься до категорії посад, для яких професійний стандарт обов'язковий до застосування. Ця посада найчастіше має на увазі роботу, пов'язану з офіційною документацією. У веденні даного фахівця знаходяться бази даних, електронний документообіг, робота з кореспонденцією, перевірка відповідності офіційних документів стандартам компанії. Таким чином, при складанні посадової інструкції роботодавець може використовувати норми документів, що регулюють діяльність співробітників сфери діловодства:

• Професійний стандарт №447 "Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією";
• Професійний стандарт №1044 "Спеціаліст з управління документацією організації";

При складанні посадової інструкції для документознавців з ПРОФСТАНДАРТ переносять професійні вимоги до працівника, що займає цю позицію:

• рівень освіти;
• професійний стаж;
• досвід роботи;
• рівень кваліфікації;

Якщо посадова інструкція була розроблена до введення відповідного ПРОФСТАНДАРТ, роботодавець може внести в неї ряд змін з урахуванням наступних нюансів:

Якщо поправки носять технічний характер і не стосуються функціональних обов'язків, згода співробітника не буде потрібно.

при зміні посадової інструкції необхідно видати відповідне розпорядження і оформити «Зміни до посадової інструкції» або розробити нову редакцію акту.

Які вимоги до документоведу містить ПРОФСТАНДАРТ?

ПРОФСТАНДАРТ документознавців визначає вимоги до співробітника в даній посаді згідно з його трудовим функціям. Так стандарт 1044 регламентує необхідний рівень освіти і наявність додаткових навичок для працівників сфери документаційного забезпечення управління підприємством.

Відповідно до стандарту документознавець або фахівець підрозділу документаційного забезпечення управління повинен володіти вищою освітою рівня бакалаврату або мати додаткову професійну освіту за профілем діяльності.

Дізнайтеся, як розробити ефективну стратегію самонавчання на рік вперед

Крім того, стандарт містить переліки необхідних умінь для різних трудових функцій документознавців:

трудова функція

необхідні вміння

необхідні знання

Розробка і впровадження локальних актів в сфері ДОУ

• Аналізувати локальні нормативні акти

• Проводити класифікацію інформації

• готувати проекти

Документування управлінської діяльності

• Проводити уніфікацію форм документів

• Застосовувати конкретні види документів для реалізації функцій управління

• Правила складання різних видів управлінських документів

• Структура організації і порядок розподілу повноважень в області діловодства

організація документообігу

• Організовувати взаємодію підрозділів

• розробляти систему індексації

• Контролювати виконання процедур руху і обробки документів

• Склад локальних нормативних актів

• Розподіл функцій і питань діяльності між керівництвом і структурними підрозділами

Таким чином, ПРОФСТАНДАРТ документознавців досить докладно описує всі необхідні фахівцеві знання і вміння для успішної роботи на даній посаді.

Як ПРОФСТАНДАРТ визначає посадові обов'язки документознавців?

Посадові обов'язки документознавців визначаються трудовою угодою і посадовою інструкцією . Роботодавець має право використовувати відповідний ПРОФСТАНДАРТ для точного формулювання обов'язків і їх розмежування в залежності від трудових функцій даного співробітника. Як правило, обов'язки документознавців включають:

• Розробку та впровадження технологічних процесів роботи з документацією;
• Участь в організації діяльності служби документаційного забезпечення управління;
• Розробку та впровадження уніфікованих систем документації ;
• Систематизацію документів і інформаційних показників;
• Постановку завдань в сфері проектування автоматизованих інформаційних систем;
• Вивчення та впровадження передового досвіду в області документаційного забезпечення управління;
• Розробку нормативно-методичної документації;
• Участь в підборі кадрів служби ДОУ;

Профстандарти розмежовують трудові функції документознавців відповідно до рівня кваліфікації співробітника. Так в обов'язки ведучого документознавців по ПРОФСТАНДАРТ входить керівництво діяльністю з документаційного забезпечення управління та управління офіційною документацією. Цей фахівець відповідає за інформаційні потоки організації і відстежує роботу підрозділів. Для цього необхідні не тільки глибокі знання в сфері діловодства, а й розуміння механізмів діяльності та розвитку компанії в цілому.

Читайте також: