1. Система управлінського обліку поточного стану ресурсів і заборгованостей підприємства
2. Система обліку витрат підприємства

Трудомісткість забезпечення ефективного функціонування даної системи постійно зростає. Це пов'язано з ускладненням і підвищенням динамізму зовнішньої і внутрішньої середовища підприємства. Саме тому підприємствам необхідно удосконалювати системи забезпечення достовірною інформацією процесу прийняття поточних управлінських рішень.

Основні вимоги, що пред'являються до системи управлінського обліку і звітності, зводяться до наступного:

• стислість - інформація повинна бути чіткою і не містити нічого зайвого;
• точність - інформація повинна бути вільна від помилок, не повинна містити підтасовок;
• оперативність - інформація повинна бути готова і доступна на той час, коли в ній виникає потреба;
• порівнянність - інформація повинна бути порівнянною за часом і по підрозділах;
• доцільність - інформація повинна підходити для тієї мети, для якої вона підготовлена;
• рентабельність - підготовка інформації повинна коштувати менше вигод від її використання;
• нетенденціозность - інформація не повинна бути упередженою;
• адресність - інформація повинна бути доведена до відповідального виконавця, і при цьому повинна дотримуватися конфіденційність.

Структурно систему управлінського обліку можна представити у вигляді двох цільових блоків:

• облік поточного стану ресурсів і заборгованостей підприємства;
• облік витрат.

Фундаментальною частиною системи управлінського обліку є облік витрат і управління ними в процесі виробництва і реалізації продукції. Необхідно підкреслити, що не існує деякого загальноприйнятого стандарту управлінського обліку.

Кожне підприємство повинно саме для себе спочатку спроектувати, а потім і розробити систему, яка була б найбільш зручною для цілей оперативною прийняття рішень. Ця система повинна забезпечити:

• знання того, де, коли і в яких обсягах витрачаються ресурси підприємства;
• прогноз того, де, для чого і в яких обсягах необхідні додаткові матеріальні і фінансові ресурси;
• максимально високий рівень віддачі від використання ресурсів.

Основні переваги ефективної системи управлінського обліку:

• виробництво конкурентоспроможної продукції за рахунок більш низьких витрат і, отже, більш низьких цін;
• наявність якісної та реальної інформації про собівартість окремих видів продукції і їх позиції на ринку в порівнянні з продуктами інших виробників;
• можливість використання гнучкого ціноутворення;
• надання об'єктивних даних для складання бюджету підприємства;
• можливість оцінки кожного підрозділу підприємства з фінансової точки зору.

В даний час існує велика кількість стандартизованих систем, які більш-менш комплексно вирішують проблему управління витратами в складі більш загальної системи управління підприємством.

Система управлінського обліку поточного стану ресурсів і заборгованостей підприємства

Загальне уявлення про систему обліку і звітності ресурсів підприємства дають наступні три положення, які сформульовані в конструктивному стилі.

1. Займаючись основною діяльністю, підприємство реєструє всі події в спеціальних журналах обліку господарської діяльності.
2. Через рівні проміжки часу (щодня, щотижня, щомісяця) за даними журналів за напрямками діяльності складаються звіти, в яких показана інформація, що відноситься до даного напрямку.
3. Регулярно (щодня, щотижня, щомісяця) для вищого керівництва складаються зведені звіти, куди включається найсуттєвіша інформація зі звітів про господарську діяльність.

Уже на перших етапах система управлінського обліку і звітності повинна відсівати зайву й непотрібну інформацію, а для цього потрібне чітке визначення, яка інформація потрібна для управління. Сам процес відсіювання і впорядкування відрізняє вихідні дані від інформації, придатної для прийняття управлінських рішень.

Розглянемо приблизну структуру системи управлінського обліку і звітності. У цій системі використані два базових поняття:

• Зведення, або журнал реєстрації - це документ (база даних), в якому відображаються всі поточні зміни в стані відповідного ресурсу.
• Звіт - це документ, в якому фіксується стан відповідної зведення на певний момент часу, наприклад, на початок кожного місяця (або тижні).

Система управлінського обліку і звітності повинна охоплювати всі сторони діяльності підприємства, надаючи менеджерам необхідну для управління інформацію. Саме цією обставиною продиктований наведений нижче перелік основних структурних складових системи:

• зведення і звіти про продажі;
• зведення і звіти про закупівлі;
• зведення і звіти про дебіторську заборгованість (окремо вказується прострочена заборгованість);
• зведення і звіти про кредиторську заборгованість;
• зведення і звіти про запаси готової продукції;
• зведення і звіти про незавершене виробництво;
• зведення і звіти про запаси сировини і комплектуючих;
• зведення і звіти про виробленої продукції;
• зведення і звіти про бартерних угодах;
• зведений звіт;
• звіт про рух грошових коштів;
• звіт про прибуток;
• баланс.

Важливо відзначити, що підприємство розробляє формати цих документів для себе, т. Е. Керуючись міркуваннями максимального комфорту і враховуючи прийняті на підприємстві та зарекомендували себе процедури взаємини з отримання та обміну інформацією.

Стратегія використання системи управлінського обліку і звітності така, що:

• зведення (журнали реєстрації) фіксують стан діяльності підприємства і реєструють основні показники цієї діяльності в деяких досить лаконічних числових даних;
• звіти фіксують деякі проміжні підсумки діяльності за окремо взятими напрямами (наприклад, стан товарно-матеріальних запасів) і є основою для прийняття оперативних рішень;
• зведені звіти представляють комплексну інформацію про результати діяльності підприємства відразу в усіх напрямках, і тому вони служать основою для прийняття стратегічних рішень вищим керівництвом підприємства.

Система обліку витрат повинна давати керівництву точну, достовірну та оперативну інформацію про витрачання ресурсів. Крім загальних сум витрачених ресурсів, хороша система управління витратами відображає причинно-наслідкові зв'язки між різними статтями витрат і окремими бізнес-процесами підприємства.

Система обліку витрат підприємства

Облік витрат базується на концепції «центрів витрат - центрів прибутку». Центрами витрат в даному випадку називаються всі організаційно виділені підрозділи підприємства, за якими ведеться облік витрат.

центри прибутку - це центри витрат, які виробляють товарну продукцію. Протягом періоду витрати накопичуються на рахунках центрів витрат, а в кінці періоду здійснюється процедура перерахунку (перенесення) витрат. В кінці перерахунку всі витрати повинні бути віднесені на конкретний вид (або групу) товарної продукції.

Ідеальною схемою обліку витрат є схема, коли облік витрат ведеться за основними бізнес-процесів підприємства. Функціональна організаційна структура підприємства дає можливість пов'язати кожен підрозділ з певною функцією, що дозволяє вести облік витрат по кожному підрозділу і одночасно по кожному бізнес-процесу, виділивши його в якості центру витрат.

Інформація про витрати повинна не тільки давати уявлення про загальний рівень витрат і загальної прибутковості або збитковості діяльності всього підприємства, але і дозволяти аналізувати і порівнювати окремі види продукції / послуг, окремі підрозділи (і відповідно менеджерів), окремі види діяльності (операції / роботи) і споживання окремих видів ресурсів.

Для цього потрібно враховувати, накопичувати, аналізувати і планувати витрати на досить детальному рівні. Чим докладніше рівень обліку та аналізу всіх витрат, тим точніше можна отримати результати, але тим дорожче це обходиться користувачеві.

Якщо облік витрат організований і ведеться досить докладно, він також забезпечує керівництво підприємства статистикою, що відбиває діяльність підприємства не в вартісних, а в натуральних показниках, дозволяючи зіставляти дані за тривалі проміжки часу, незалежно від змін цін. Наявність подібної статистики також різко покращує якість планових показників витрат і якість планування в цілому, що є необхідною передумовою для ефективного бюджетування.

Точна інформація про розмір кожного виду витрат і про чинники, що визначили розмір таких витрат, дозволяє керівництву підприємства сконцентруватися на причинах виникнення витрат і на зниженні витрат шляхом впливу на причини їх виникнення.

Програма перетворення діючої в даний час на підприємстві системи обліку витрат включає в себе наступне:

• розробка чотирьох довідників для класифікації витрат але роботам, ресурсів, місцями виникнення витрат (МВВ) і об'єктах витрат (ОЗ) з урахуванням особливостей організаційної та виробничої структури підприємства;
• адаптація плану бухгалтерських та аналітичних рахунків під розроблені довідники;
• визначення базових параметрів для груп непрямих витрат, за якими є невизначеність в ОЗ або МВЗ;
• визначення процедур перерахунку накопичених витрат за підсумками звітного періоду з метою визначення повної собівартості товарної продукції і визначення фінансового результату;
• розробка структури даних про витрати і основ документообігу з метою автоматизації процесу обліку та аналізу витрат;
• розробка вимог до інформаційної системи і рекомендацій по налаштуванню будь-якої інформаційної системи для адаптації її до запропонованою методикою обліку та аналізу витрат.

Найбільш доцільним способом створення системи обліку витрат є моделювання цієї системи в середовищі деякої системи управління. У зв'язку з цим передбачається виробити детальну класифікацію основних видів витрат з урахуванням культури існуючої системи управлінського обліку на підприємстві.

Після того як вище керівництво або власник підприємства прийме рішення про те, яка система буде використана для управління заводом, слід змоделювати систему обліку витрат, яка буде служити базою даних для розрахунку собівартості і проведення CVP-аналізу (Cost Value Profit - витрати, обсяг, прибуток ). Крім того, ця система буде інформативною основою для управління витратами.

На закінчення відзначимо, що управлінський облік не є самоціллю, а служить засобом для досягнення успіху в бізнесі. Отже, не повинно існувати таких понять, як хороша облікова практика і погана облікова практика. Про методи і системах обліку слід судити в світлі їх впливу на успіх підприємства.

Ілюстрація: Depositphotos.com

Про автора:

Bлaдимиp Павлович Caвчyк, кандидат фізико-математичних наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій в бізнесі Одеського державного політехнічного університету.