Види документів в електронний документообіг. Synerdocs

  1. Види документів в електронний документообіг. Synerdocs Перш ніж перераховувати існуючі види електронних...
  2. Види бухгалтерських електронних документів
  3. Документ електронний проник в різні сфери діяльності
  4. Види документів в електронний документообіг. Synerdocs
  5. Види електронних документів
  6. Види бухгалтерських електронних документів
  7. Документ електронний проник в різні сфери діяльності
  8. Види документів в електронний документообіг. Synerdocs
  9. Види електронних документів
  10. Види бухгалтерських електронних документів
  11. Документ електронний проник в різні сфери діяльності

Види документів в електронний документообіг. Synerdocs

Перш ніж перераховувати існуючі види електронних документів, давайте розберемося з визначенням.

Що таке документ електронний, написано в Законі від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації». Це документована інформація, представлена ​​в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно телекомунікаційних мереж або обробки в інформаційних системах.

Види електронних документів

Існує далеко не одна класифікація, що виділяє ті чи інші види електронних документів Існує далеко не одна класифікація, що виділяє ті чи інші види електронних документів. Зупинимося на найбільш поширених.

За типом вмісту. Найчастіше електронні документи класифікують за таким критерієм, як тип вмісту. У цьому випадку виділяють текстові, графічні, анімаційні, звукові, мультимедійні файли.

За доступності. Залежно від ступеня доступності документ електронний може бути відкритим і прихованим. Відкриті електронні документи публічні, доступні для широкого кола осіб, так як не несуть в собі ніякої таємниці. Зазвичай так виглядає інформація на сайтах, ліцензійні договори, прайси тощо. Приховані електронні документи може побачити тільки обмежене число людей, так як в них міститься конфіденційна інформація, часом представляє собою комерційну або навіть державну таємницю.

За наявності електронного підпису. Всі електронні документи можна розділити на підписані електронним підписом і не підписані. Ви напевно знаєте, що завдяки електронного підпису (далі - ЕП) можна ідентифікувати особу, яка підписала документ електронний. Отже, можна визначити і авторство. Крім того, ЕП гарантує цілісність і незмінність електронного документа.

Класифікація електронних документів по галузях також має місце бути, тим більше сьогодні, коли електронний документообіг охоплює все більше сфер нашої діяльності. У кожній з галузей використовуються як загальноприйняті, так і свої специфічні документи. Наприклад, в ритейлі - рахунки-фактури, акти виконаних робіт, товарні накладні ТОРГ-12, акти про встановлену розбіжність ТОРГ-2, коректувальні рахунки-фактури. У енергозбутової комплексі - та ж первинка плюс акти звірки, рахунки на оплату і ін.

Види бухгалтерських електронних документів

Найчастіше компанії обмінюються первинними документами. Розглянемо докладніше види первинки:

  • Рахунок-фактура, згідно п. 1 ст. 169 частини другої Податкового кодексу РФ, може бути складений і виставлений в електронному вигляді. Відповідно до Наказом ФНС від 05.03.2012 N ММВ-7-6 / 138 @ електронний рахунок-фактура (далі - Есф) повинен відповідати формату .XML. При підписанні кваліфікованої електронним підписом керівника компанії або уповноваженої на те особи Есф здобуває юридичну значимість.
    Детальну інформацію про використання електронних рахунків-фактур, про обмін ними між контрагентами та нормативних тонкощах ви можете знайти в публікації «Електронний рахунок-фактура. Інструкція по застосуванню" .
  • Акт виконаних робіт (послуг) на сьогоднішній день не має обов'язкового формату в електронному вигляді. Існує рекомендований до застосування формат - .XML. Незважаючи на те, що закон не передбачає певного порядку роботи з електронним актом, обмінюватися даними видом електронного документа можна і без допомоги операторів.
    Використовуйте будь-який зручний вам формат - наприклад, .PDF. Однак є важливий нюанс: якщо від ФНС прийде витребування в електронному вигляді, то акти виконаних робіт вам доведеться представляти в форматі .XML.
  • Товарна накладна (ТОРГ-12) в електронному вигляді також використовується все частіше. Складають її, як правило, в одному з трьох форматів - .XML, .JPG або .TIF. При цьому організації можуть самі розробити форму товарною накладною. Але має бути дотримана головна умова: в документі необхідно відобразити ряд реквізитів (найменування товару і його кількість, ПДВ і суму ПДВ і т.д.). Детальніше про це ви можете прочитати в нашому матеріалі «Електронна товарна накладна» .

Резюмуючи вищеописане, ще раз хочеться відзначити:

Формати електронних первинних документів - акта і накладної - носять рекомендаційний характер. Їх застосування не є обов'язковим.

Документ електронний проник в різні сфери діяльності

З появою електронних документів життя людей значно полегшилася, особливо в розрізі їх трудової діяльності. На створення документа електронного йде в рази менше часу, його зручніше зберігати, а пошук потрібної інформації, представленої в цифровому вигляді, займає лічені хвилини. Словом, у електронних документів маса переваг, і оцінити їх все по достоїнству сьогодні можуть люди, що працюють в самих різних сферах - від бухгалтерії до торгівлі, від енергозбутових компаній до страхових. Головне, не заплутатися, так як з часом видів електронних документів стає все більше, а до оформлення деяких з них (наприклад, до рахунків-фактур) держава пред'являє жорсткі вимоги.

Автор: Євгенія Герасимова, PR-фахівець Synerdocs

Види документів в електронний документообіг. Synerdocs

Перш ніж перераховувати існуючі види електронних документів, давайте розберемося з визначенням.

Що таке документ електронний, написано в Законі від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації». Це документована інформація, представлена ​​в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно телекомунікаційних мереж або обробки в інформаційних системах.

Види електронних документів

Існує далеко не одна класифікація, що виділяє ті чи інші види електронних документів Існує далеко не одна класифікація, що виділяє ті чи інші види електронних документів. Зупинимося на найбільш поширених.

За типом вмісту. Найчастіше електронні документи класифікують за таким критерієм, як тип вмісту. У цьому випадку виділяють текстові, графічні, анімаційні, звукові, мультимедійні файли.

За доступності. Залежно від ступеня доступності документ електронний може бути відкритим і прихованим. Відкриті електронні документи публічні, доступні для широкого кола осіб, так як не несуть в собі ніякої таємниці. Зазвичай так виглядає інформація на сайтах, ліцензійні договори, прайси тощо. Приховані електронні документи може побачити тільки обмежене число людей, так як в них міститься конфіденційна інформація, часом представляє собою комерційну або навіть державну таємницю.

За наявності електронного підпису. Всі електронні документи можна розділити на підписані електронним підписом і не підписані. Ви напевно знаєте, що завдяки електронного підпису (далі - ЕП) можна ідентифікувати особу, яка підписала документ електронний. Отже, можна визначити і авторство. Крім того, ЕП гарантує цілісність і незмінність електронного документа.

Класифікація електронних документів по галузях також має місце бути, тим більше сьогодні, коли електронний документообіг охоплює все більше сфер нашої діяльності. У кожній з галузей використовуються як загальноприйняті, так і свої специфічні документи. Наприклад, в ритейлі - рахунки-фактури, акти виконаних робіт, товарні накладні ТОРГ-12, акти про встановлену розбіжність ТОРГ-2, коректувальні рахунки-фактури. У енергозбутової комплексі - та ж первинка плюс акти звірки, рахунки на оплату і ін.

Види бухгалтерських електронних документів

Найчастіше компанії обмінюються первинними документами. Розглянемо докладніше види первинки:

  • Рахунок-фактура, згідно п. 1 ст. 169 частини другої Податкового кодексу РФ, може бути складений і виставлений в електронному вигляді. Відповідно до Наказом ФНС від 05.03.2012 N ММВ-7-6 / 138 @ електронний рахунок-фактура (далі - Есф) повинен відповідати формату .XML. При підписанні кваліфікованої електронним підписом керівника компанії або уповноваженої на те особи Есф здобуває юридичну значимість.
    Детальну інформацію про використання електронних рахунків-фактур, про обмін ними між контрагентами та нормативних тонкощах ви можете знайти в публікації «Електронний рахунок-фактура. Інструкція із застосування" .
  • Акт виконаних робіт (послуг) на сьогоднішній день не має обов'язкового формату в електронному вигляді. Існує рекомендований до застосування формат - .XML. Незважаючи на те, що закон не передбачає певного порядку роботи з електронним актом, обмінюватися даними видом електронного документа можна і без допомоги операторів.
    Використовуйте будь-який зручний вам формат - наприклад, .PDF. Однак є важливий нюанс: якщо від ФНС прийде витребування в електронному вигляді, то акти виконаних робіт вам доведеться представляти в форматі .XML.
  • Товарна накладна (ТОРГ-12) в електронному вигляді також використовується все частіше. Складають її, як правило, в одному з трьох форматів - .XML, .JPG або .TIF. При цьому організації можуть самі розробити форму товарною накладною. Але має бути дотримана головна умова: в документі необхідно відобразити ряд реквізитів (найменування товару і його кількість, ПДВ і суму ПДВ і т.д.). Детальніше про це ви можете прочитати в нашому матеріалі «Електронна товарна накладна» .

Резюмуючи вищеописане, ще раз хочеться відзначити:

Формати електронних первинних документів - акта і накладної - носять рекомендаційний характер. Їх застосування не є обов'язковим.

Документ електронний проник в різні сфери діяльності

З появою електронних документів життя людей значно полегшилася, особливо в розрізі їх трудової діяльності. На створення документа електронного йде в рази менше часу, його зручніше зберігати, а пошук потрібної інформації, представленої в цифровому вигляді, займає лічені хвилини. Словом, у електронних документів маса переваг, і оцінити їх все по достоїнству сьогодні можуть люди, що працюють в самих різних сферах - від бухгалтерії до торгівлі, від енергозбутових компаній до страхових. Головне, не заплутатися, так як з часом видів електронних документів стає все більше, а до оформлення деяких з них (наприклад, до рахунків-фактур) держава пред'являє жорсткі вимоги.

Автор: Євгенія Герасимова, PR-фахівець Synerdocs

Види документів в електронний документообіг. Synerdocs

Перш ніж перераховувати існуючі види електронних документів, давайте розберемося з визначенням.

Що таке документ електронний, написано в Законі від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації». Це документована інформація, представлена ​​в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно телекомунікаційних мереж або обробки в інформаційних системах.

Види електронних документів

Існує далеко не одна класифікація, що виділяє ті чи інші види електронних документів Існує далеко не одна класифікація, що виділяє ті чи інші види електронних документів. Зупинимося на найбільш поширених.

За типом вмісту. Найчастіше електронні документи класифікують за таким критерієм, як тип вмісту. У цьому випадку виділяють текстові, графічні, анімаційні, звукові, мультимедійні файли.

За доступності. Залежно від ступеня доступності документ електронний може бути відкритим і прихованим. Відкриті електронні документи публічні, доступні для широкого кола осіб, так як не несуть в собі ніякої таємниці. Зазвичай так виглядає інформація на сайтах, ліцензійні договори, прайси тощо. Приховані електронні документи може побачити тільки обмежене число людей, так як в них міститься конфіденційна інформація, часом представляє собою комерційну або навіть державну таємницю.

За наявності електронного підпису. Всі електронні документи можна розділити на підписані електронним підписом і не підписані. Ви напевно знаєте, що завдяки електронного підпису (далі - ЕП) можна ідентифікувати особу, яка підписала документ електронний. Отже, можна визначити і авторство. Крім того, ЕП гарантує цілісність і незмінність електронного документа.

Класифікація електронних документів по галузях також має місце бути, тим більше сьогодні, коли електронний документообіг охоплює все більше сфер нашої діяльності. У кожній з галузей використовуються як загальноприйняті, так і свої специфічні документи. Наприклад, в ритейлі - рахунки-фактури, акти виконаних робіт, товарні накладні ТОРГ-12, акти про встановлену розбіжність ТОРГ-2, коректувальні рахунки-фактури. У енергозбутової комплексі - та ж первинка плюс акти звірки, рахунки на оплату і ін.

Види бухгалтерських електронних документів

Найчастіше компанії обмінюються первинними документами. Розглянемо докладніше види первинки:

  • Рахунок-фактура, згідно п. 1 ст. 169 частини другої Податкового кодексу РФ, може бути складений і виставлений в електронному вигляді. Відповідно до Наказом ФНС від 05.03.2012 N ММВ-7-6 / 138 @ електронний рахунок-фактура (далі - Есф) повинен відповідати формату .XML. При підписанні кваліфікованої електронним підписом керівника компанії або уповноваженої на те особи Есф здобуває юридичну значимість.
    Детальну інформацію про використання електронних рахунків-фактур, про обмін ними між контрагентами та нормативних тонкощах ви можете знайти в публікації «Електронний рахунок-фактура. Інструкція із застосування" .
  • Акт виконаних робіт (послуг) на сьогоднішній день не має обов'язкового формату в електронному вигляді. Існує рекомендований до застосування формат - .XML. Незважаючи на те, що закон не передбачає певного порядку роботи з електронним актом, обмінюватися даними видом електронного документа можна і без допомоги операторів.
    Використовуйте будь-який зручний вам формат - наприклад, .PDF. Однак є важливий нюанс: якщо від ФНС прийде витребування в електронному вигляді, то акти виконаних робіт вам доведеться представляти в форматі .XML.
  • Товарна накладна (ТОРГ-12) в електронному вигляді також використовується все частіше. Складають її, як правило, в одному з трьох форматів - .XML, .JPG або .TIF. При цьому організації можуть самі розробити форму товарною накладною. Але має бути дотримана головна умова: в документі необхідно відобразити ряд реквізитів (найменування товару і його кількість, ПДВ і суму ПДВ і т.д.). Детальніше про це ви можете прочитати в нашому матеріалі «Електронна товарна накладна» .

Резюмуючи вищеописане, ще раз хочеться відзначити:

Формати електронних первинних документів - акта і накладної - носять рекомендаційний характер. Їх застосування не є обов'язковим.

Документ електронний проник в різні сфери діяльності

З появою електронних документів життя людей значно полегшилася, особливо в розрізі їх трудової діяльності. На створення документа електронного йде в рази менше часу, його зручніше зберігати, а пошук потрібної інформації, представленої в цифровому вигляді, займає лічені хвилини. Словом, у електронних документів маса переваг, і оцінити їх все по достоїнству сьогодні можуть люди, що працюють в самих різних сферах - від бухгалтерії до торгівлі, від енергозбутових компаній до страхових. Головне, не заплутатися, так як з часом видів електронних документів стає все більше, а до оформлення деяких з них (наприклад, до рахунків-фактур) держава пред'являє жорсткі вимоги.

Автор: Євгенія Герасимова, PR-фахівець Synerdocs

Новости