CNews - 30 червень 2010 - Артак Оганесян, компанія EPAM Systems

Інтранет-портал як інструмент підвищення ефективності роботи співробітників використовується в багатьох компаніях. Віддалений доступ до внутрішніх інформаційних систем, оперативне отримання консолідованих звітів, обробка документів, використання корпоративних довідників і адресних книг, отримання новин - саме ці сервіси, як правило, реалізуються на порталі.

Переваги використання подібного технологічного рішення зрозумілі. По-перше, співробітники компанії можуть переглядати і редагувати документи, одержувати аналітичну інформацію, контролювати виконання завдань навіть у тому випадку, якщо вони знаходяться поза офісом: досить мати підключений до Інтернету ноутбук. В результаті критичні для бізнесу рішення приймаються без затримок. По-друге, немає необхідності встановлювати великовагові і дорогі додатки корпоративних інформаційних систем на комп'ютерах усіх співробітників, яким вони необхідні. Доступ до цих ресурсів може бути забезпечений через портал, що дозволить скоротити сукупну вартість володіння (ТСО) ІТ-рішеннями. Але є одне істотне «але»: портал і його переваги недоступні, якщо під рукою немає робочого комп'ютера. Щоб виправити ситуацію, необхідно створити додаткову, мобільну версію Інтранет-порталу - мобільний портал, який забезпечить доступ до корпоративних систем та інформаційних ресурсів за допомогою смартфона або комунікатора.

Затвердження та погодження

Для багатьох компаній типова ситуація, коли виконання будь-якого процесу зупиняється через відсутність або зайнятості керівника, який повинен прийняти рішення і тим самим забезпечити подальше просування справи. Це характерно, наприклад, для таких завдань, як твердження обсягу фінансових витрат на відрядження співробітника, узгодження оплати рахунку, отримання позитивної резолюції керівництва для відправки замовлень клієнта і т.д. За рахунок використання мобільного порталу кількість подібного роду затримок зводиться до мінімуму.

Перебуваючи поза офісом (на переговорах, в автомобільній пробці, у відрядженні і т.д.), керівник через смартфон заходить на мобільний портал, проходить авторизацію і переглядає список завдань, які вимагають його реакції. Якщо необхідно прочитати і узгодити якийсь документ, він в текстовому форматі або у вигляді відсканованої копії автоматично завантажиться з корпоративної системи управління документами або контентом (DMS, ECM). Якщо мова йде про завдання, що згенерував системою управління бізнес-процесами (BPM або Workflow), то з'явиться запит на виконання певної дії. В результаті важливі для бізнесу рішення приймаються саме в ті терміни, в які це необхідно зробити.

Приклад програми для перегляду і затвердження фінансових витрат на мобільному порталі

Моніторинг поточних статусів і ключових показників діяльності

Мобільний портал дозволяє оперативно отримувати консолідовану аналітичну інформацію з різних напрямків діяльності компанії. Це допомагає керівнику або фахівця тримати руку на пульсі і вчасно вживати заходів для запобігання неприємних ситуацій.

Звітні дані, автоматично отримані з інформаційних систем або сформовані співробітниками, відображаються на екрані в стислому і зручному для сприйняття форматі: у вигляді панелей управління, спеціальних графіків і діаграм. Наприклад, для керівника відділу продажів виводяться основні показники з продажу на сьогоднішній день, для директора по виробництву - відомості про обсяги готової продукції, незавершеного виробництва і т.д. Для фінансового директора це можуть бути дані про фінансовий стан компанії, обсяги готівкових коштів в касі і засобів на розрахункових рахунках і т.д. При цьому підтримується можливість деталізації даних до будь-якого рівня (наприклад, до первинної інформації в обліковій або управлінській системі - ERP). Для створення більш повної картини інформація може бути доповнена актуальними відомостями про зовнішні чинники, що впливають на бізнес (котирування акцій, курси валют і інші).

Зайшовши на мобільний портал, можна також оперативно відслідковувати поточні статуси за ключовими показниками діяльності (KPI) і метрики, що характеризує той чи інший напрямок бізнесу.

Приклад додатків для проведення моніторингу ситуації на мобільному порталі

До числа важливих функцій корпоративного Інтранет-порталу відноситься створення спільного робочого простору. Часто таким чином організовується спільна робота фахівців, які знаходяться в різних офісах, але беруть участь у реалізації одного проекту. Це схоже на свого роду форум: зайшовши на сторінку проекту на порталі, члени робочої групи можуть переглядати документи, звітувати про виконану роботу, спілкуватися між собою. Звернувшись до аналогічної сторінці на мобільному порталі, керівник може швидко зрозуміти, на якій стадії знаходиться проект, вклалася група у відведені терміни чи ні і з якої причини виконання поставлених завдань затримується. І в разі потреби вжити заходів щодо виправлення ситуації. Це особливо зручно, якщо компанія володіє територіально-розподіленою структурою з офісами в різних регіонах і часових поясах: в даному випадку використання мобільного порталу з можливістю доступу до нього в будь-який момент серйозно полегшує процес комунікацій між співробітниками.

Робота з корпоративними інформаційними системами і ресурсами

Одна з ключових особливостей Інтранет-порталу, яка справедлива і для його мобільній версії, - це можливість підключити до нього внутрішні інформаційні системи компанії, що дозволить співробітникам працювати з функціоналом цих рішень без їх установки на робочі станції.

Так, на мобільному порталі може бути реалізована можливість отримання інформації про потенційного клієнта з CRM-системи і перегляду зібраних у відділі маркетингу даних про можливих конкурентів. По дорозі на зустріч з клієнтом менеджер з продажу може зайти на портал і освіжити в пам'яті необхідні відомості або отримати нову інформацію, що дозволить скорегувати деталі стратегії боротьби за контракт: які переваги варто особливо підкреслити і які умови запропонувати для укладення угоди.

Крім того, в сучасних мобільних пристроях підтримується робота з текстовими документами, електронними презентаціями. За рахунок цього на мобільному порталі співробітник може знайти і завантажити потрібний йому файл, а потім переглянути або відредагувати його. Ще одна можливість швидкого забезпечення віддалених співробітників даними пов'язана з виведенням на мобільний портал новин, інформаційних дайджестів і зведень - як одержуваних з корпоративної підписці з зовнішніх джерел, так і підготовлених різними підрозділами компанії.

Приклад програми для перегляду корпоративної інформаційної розсилки на мобільному порталі

Звернення на мобільний портал допоможе заощадити час і в тому випадку, якщо потрібно терміново знайти інформацію про колег, які відповідають за певний напрямок або беруть участь в якомусь проекті. Для цього буде достатньо зайти на портал і отримати потрібні відомості з корпоративної бази знань або системи обліку персоналу.

Технології та організація мобільного порталу

Очевидні переваги використання мобільного порталу підкріплюються тим фактом, що таке рішення досить просто вбудовується в існуючу ІТ-інфраструктуру. Портальний сервер, який звертається до різних систем і додатків і збирає інформацію для публікації на звичайному Інтранет-порталі, розміщує ті ж зібрані відомості і на мобільному порталі.

У число додатків, з якими взаємодіє портал, можна включити:

• внутрішні інформаційні системи компанії - облікові додатки, системи для управління фінансами, логістикою, виробництвом, персоналом, взаєминами з клієнтами (ERP, CRM, SCM і т.д.);
• системи управління бізнес-процесами і потоком робіт (BPM, Workflow);
• сховище даних і системи для аналізу інформації, вітрини даних (DW, BI);
• засоби для обміну повідомленнями та спільної роботи (наприклад, Microsoft Exchange);
• системи управління документообігом і контентом (DMS, EMC)

Схема організації мобільного порталу

Спектр інформаційних рішень, які можуть виступати в якості джерела інформації для публікації на порталі, практично не обмежений. Обмін даними між ними і порталом може відбуватися, зокрема, з використанням інтеграційної шини.

Один з ключових моментів при створенні мобільного порталу пов'язаний з розробкою портлетів і їх розташуванням на сторінці порталу таким чином, щоб користувачеві було максимально комфортно працювати з додатками та інформацією на невеликому екрані смартфона або комунікатора. Для окремих користувачів або груп користувачів можна по різному налаштувати інтерфейс сторінок порталу в залежності від того, які функції і завдання потрібні конкретному фахівцеві. Необхідно також враховувати відмінності в платформах, на основі яких працюють мобільні пристрої (Windows Mobile, iPhone OS, Symbian OS, Android і т.д.).

Тим самим в компанії створюється ефективна зв'язка двох ІТ-рішень - мобільного і Інтранет-порталів. При наявності ноутбука або комп'ютера співробітники компанії користуються повнофункціональним внутрішнім порталом для отримання інформації та роботи з корпоративними системами. У разі відсутності під рукою комп'ютера на допомогу приходить мобільний портал, доступний через смартфон або комунікатор. В результаті значно підвищується мобільність бізнесу: створюється можливість швидко приймати необхідні рішення, грунтуючись на повної і достовірної інформації з різних джерел. За рахунок підвищення ефективності діяльності співробітників відкриваються нові можливості для зниження витрат і отримання додаткових конкурентних переваг.

оригінал публікації