Компенсаційні виплати: як призначити і виплатити компенсацію працівникові

  1. Компенсаційні виплати: що говорить ТК РФ
  2. Види компенсаційних виплат
  3. Компенсаційні виплати по заробітній платі: що до них відноситься
  4. Коли працівникові покладені виплати компенсаційного характеру
  5. Компенсаційні виплати за невикористану відпустку
  6. 2 кроки, щоб компенсувати невикористану відпустку
  7. Компенсаційні виплати за використання особистого майна співробітника
  8. Компенсаційні виплати при роз'їзному характері роботи
  9. Компенсаційні виплати при переїзді в іншу місцевість

Чим компенсації відрізняються від компенсаційних виплат, які витрати співробітників повинен відшкодувати роботодавець і як правильно встановити розмір таких виплат дізнайтеся в статті.

Використовуйте готові зразки, щоб призначити компенсації:

Компенсаційні виплати: що говорить ТК РФ

Компенсація - це відшкодування роботодавцем витрат, які працівнику завдано при виконанні своїх трудових обов'язків (ст. 164 ТК РФ). Такі виплати не входять в складову частину зарплати співробітників і мають певну мету: відшкодувати працівникам службові витрати.

Слід відрізняти поняття «компенсація» і «компенсаційні виплати». За трудовому кодексу компенсаційні виплати діляться на два види:

  1. Компенсуючі особливі умови роботи.
  2. Компенсуючі матеріальні витрати працівника.

При цьому компенсація за особливі умови роботи відноситься до складової частини заробітної плати, а компенсація матеріальних витрат до заробітної плати не включається.

Наприклад, якщо посада передбачає використання особистого автомобіля працівника у службових цілях, знос транспортного засобу може компенсувати роботодавець. А якщо мова йде про виконання трудової функції в умовах території, що зазнала радіоактивного забруднення, працівникові виплачується надбавка за шкідливі умови праці, яка входить в складову частину заробітної плати.

Види компенсаційних виплат

Є два види компенсаційних виплат - одні входять в складову частину заробітної плати, інші в неї не включаються (ст. 129, ст. 164 ТК РФ).

Таблиця від експертів «Системи Кадри». Повний перелік компенсаційних виплат

Повний перелік компенсаційних виплат

Компенсаційні виплати по заробітній платі: що до них відноситься

Компенсаційна частина заробітної плати - це виплати працівникові за працю в особливих умовах. Перелік компенсаційних виплат, які включаються до складу заробітної плати визначено в ст. 164 ТК РФ. До них відносяться виплати:

  • за роботу в особливих кліматичних умовах;
  • за роботу на територіях, що зазнали радіоактивного забруднення;
  • за використання в роботі працівником свого інструменту, механізму;
  • за роботу зі шкідливими або небезпечними умовами праці;
  • за роботу з відомостями, що становлять державну таємницю;
  • за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних (при виконанні робіт різної кваліфікації, суміщення професій (посад), понаднормової роботи, роботи в нічний час і т.п.);
  • інші виплати, передбачені системою оплати праці.

Такі компенсаційні і стимулюючі виплати включають до заробітної плати співробітників. Для цього видайте наказ у довільній формі і пропишіть умова про доплату або надбавку за роботу в особливих умовах у трудовому договорі співробітника , Або в локальному акті організації.

Наказ про зміну умов праці: встановлення надбавки до заробітної плати та додаткової оплачуваної відпустки за шкідливі умови праці

Наказ про зміну умов праці: встановлення надбавки до заробітної плати та додаткової оплачуваної відпустки за шкідливі умови праці

Увага! На відміну від компенсацій, передбачених ст. 164 ТК РФ, компенсаційні виплати оподатковують ПДФО (гл. 23 НК РФ). Їх також можна включити до витрат на оплату праці при розрахунку податку на прибуток (подп. 3 ст. 255 НК РФ).

Коли працівникові покладені виплати компенсаційного характеру

Крім виплат за роботу в особливих умовах, роботодавець компенсує виплати, які не входять до складу зарплати (ст. 165 ТК РФ).

Виплатіть працівникові компенсацію в наступних випадках:

  • при направленні працівника у службові відрядження ;
  • при переїзді на роботу в іншу місцевість;
  • при виконанні державних або громадських обов'язків;
  • при суміщенні роботи з отриманням освіти;
  • при вимушеному припиненні роботи не з вини працівника;
  • при наданні щорічної оплачуваної відпустки;
  • в деяких випадках припинення трудового договору;
  • в зв'язку з затримкою з вини роботодавця видачі трудової книжки при звільненні працівника.

Роботодавець компенсує працівнику всі належні кошти з власного бюджету. Якщо працівник виконує державні або суспільні обов'язки, (наприклад, бере участь у виборчій комісії, стає донором, бере участь в судовому процесі в якості присяжного засідателя і т.д.), органи і організації, в інтересах яких він діяв, виробляють виплати в порядку, встановленому федеральним законодавством і іншими нормативно-правовими актами РФ.

Не забудьте призначити компенсаційні виплати при настанні наступних підстав:

Таблиця. Підстави виплати компенсації працівникові

коли компенсувати

Які витрати компенсувати

При направленні в службове відрядження (ст. 168 ТК РФ)

Витрати на проїзд

Витрати по найму житлового приміщення

добові

інші витрати

При переїзді на роботу в іншу місцевість (ст.169 ТК РФ)

Витрати по переїзду працівника, членів його сім'ї та проводу майна

Витрати з облаштування на новому місці проживання

При виконанні працівником державних або громадських обов'язків (гл. 25 ТК РФ)

Збереження середнього заробітку на час виконання державних або громадських обов'язків

...

Компенсаційні виплати за невикористану відпустку

При звільненні працівника, який не використав своє право на відпустку, покладена грошова компенсація за всі невикористані відпустки (Ст. 127 ТК РФ, п. 28 Правил про чергові й додаткові відпустки, затверджених постановою НКТ СРСР від 30 квітня 1930 р № 169).

Увага! Конституційний суд вказав, що співробітнику в день звільнення потрібно виплатити компенсацію за всі накопичені дні відпустки (постанова Конституційного суду від 25.10.2018 № 38-П). Оплачувати відпустки потрібно незалежно від часу, що пройшов з моменту закінчення робочого року, за який ця відпустка повинні були надати.

2 кроки, щоб компенсувати невикористану відпустку

Крок 1. Визначте відпускної стаж співробітника

Компенсацію за невикористану відпустку виплачують незалежно від причини звільнення і терміну роботи в компанії. Тому розрахуйте дні невикористаної відпустки за весь період роботи співробітника в компанії. Стаж вважайте з дня початку роботи в організації.

Крок 2. Порахуйте кількість днів відпустки, невикористаних працівником

Щоб визначити кількість використаних за весь час роботи в організації днів відпустки, використовуйте розумний розраховувач залишків відпустки в «Системі Кадри».

Якщо співробітник бажає замінити невикористану відпустку грошовою компенсацією, він пише заяву в довільній формі. На його основі оформите наказ про грошову виплату і виконайте покроковий алгоритм оформлення документів .

Наказ про заміну відпустки грошовою компенсацією

Наказ про заміну відпустки грошовою компенсацією

Компенсаційні виплати за використання особистого майна співробітника

Якщо працівник використовує своє майно за згодою або з відома роботодавця в службових цілях, йому виплачується компенсація за використання особистого майна. Трудовим законодавством передбачена можливість компенсації роботодавцем витрат, пов'язаних з використанням і зносом особистого майна працівників: ноутбука, автомобіля, набору інструментів, мобільного телефону і т. Д.

Порядок призначення і розмір компенсаційних виплат в кожному конкретному випадку визначається договором, що укладається сторонами в письмовій формі (ст. 188 ТК РФ). При цьому важливо, щоб майно співробітника використовувалося в службових цілях за дорученням, згоди або з відома роботодавця. Якщо такого доручення немає, або згода не було отримано, працівник не має права вимагати відшкодування витрат.

Важливо! Якщо мова йде про засоби індивідуального захисту, які не було закуплено або видані роботодавцем, розстановка сил в разі судового спору зміниться. Якщо працівник за свій рахунок придбає відсутні ЗІЗ, роботодавцю доведеться компенсувати їх вартість або за власною ініціативою, або за рішенням суду.

Щоб компенсаційні виплати не стали каменем спотикання, через який сторони трудового договору виявляться втягнутими в судовий розгляд, слід закріпити порядок їх призначення в трудовому договорі або наказі організації. Крім того, правильно оформлена документація дозволяє врахувати витрати на компенсації співробітникам з метою оподаткування прибутку.

Трудовий договір. Порядок визначення розміру компенсації за використання майна співробітника

Порядок визначення розміру компенсації за використання майна співробітника

Компенсаційні виплати при роз'їзному характері роботи

Співробітникам, чия постійна робота має роз'їзний характер, компенсуйте:

  1. Витрати на проїзд.
  2. Витрати по найму житлового приміщення, якщо співробітник не може щодня повертатися до місця проживання.
  3. Додаткові витрати, які пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання, тобто добові, польове забезпечення.
  4. Інші витрати, які співробітник поніс з дозволу або відома роботодавця, наприклад, витрати на оплату паркування особистого автомобіля (частина 1 статті 168 ТК).

Норми цієї статті закріплюють право на отримання компенсації витрат, пов'язаних зі службовими поїздками, не тільки за співробітниками, що направляються в відрядження , А й за тими, хто виконує свою трудову функцію поза стінами офісу або виробничого цеху, перебуваючи в дорозі (пілоти, провідники, водії міжнародних і міжміських рейсів) або в роз'їздах (кур'єри, працівники зв'язку, наладчики устаткування і т. Д.). Кожен роботодавець закріплює перелік таких посад локальними актами - окремим документом або додатком до колективного договору.

Беручи співробітника в штат, пропишіть характер виконуваної роботи в його трудовому договорі (Абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК). Трудовий договір, в якому відсутня вказівка ​​на роз'їзний або рухомий характер роботи фахівця, вважається неповним, оскільки в ньому не вистачає обов'язкову умову. Якщо умови про роз'їзному характері роботи немає в трудовому договорі, укладіть з працівником додаткова згода .

Призначення компенсаційних виплат співробітникам, в договорах з якими є вказівка ​​на роз'їзний або рухомий характер роботи, відбувається без додаткового оформлення кожної поїздки (на відміну від випадків направлення працівників у службове відрядження). Для здійснення трудової функції досить усного розпорядження безпосереднього керівника або заздалегідь затвердженого графіка змінності.

Щоб відшкодувати витрати працівнику, бухгалтерія повинна ознайомитися з витратними документами (залізничними, автобусними або авіаквитками, чеками з заправок, квитанціями про оплату готелю або хостелу і т. Д.). Це ще одна принципова відмінність даного виду компенсацій від компенсаційних виплат за особливі умови роботи, передбачених статтею 129 ТК РФ: у другому випадку працівник не підтверджує витрати, оскільки йому щомісяця нараховується і виплачується фіксована сума.

Важливо: порядок призначення компенсаційних виплат, пов'язаних зі службовими поїздками пропишіть в локальному акті організації. Наприклад, в Положенні про роз'їзному характері роботи . Чим акуратніше і точніше прописані умови відшкодування витрат, тим краще - будь-які різночитання створюють підгрунтя для трудових конфліктів.

Положення про роз'їзному характері роботи

Положення про роз'їзному характері роботи

Компенсаційні виплати при переїзді в іншу місцевість

Роботодавець компенсує співробітникам витрати на переїзд в іншу місцевість разом з роботодавцем. Компенсаційні виплати в цьому випадку покликані мінімізувати незручності, пов'язані з переїздом за межі кордонів населеного пункту, в якому працівник проживав раніше.

Роботодавець відшкодовує витрати на переїзд співробітника, членів його сім'ї і перевезення майна, а також на облаштування після переїзду (ч. 1 ст. 169 ТК РФ) на підставі відповідної заяви. При цьому конкретні норми витрат Трудовим кодексом не обмовляються. Встановити порядок призначення та розміри компенсаційних виплат можна в наказі, локальному акті, колективному або трудовому договорі, передбачивши в ньому певні обмеження по категорії вагонів, салонів літака і інших видів транспорту, за допомогою якого буде здійснюватися переїзд працівника.

Наказ про відшкодування витрат, пов'язаних з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість

Важливо! Незважаючи на те, що Мінфін Росії не вважає суму відшкодування витрат на оренду житла працівників, що переїхали разом з організацією в іншу місцевість, компенсаційною виплатою і обкладає її податком на доходи фізичних осіб, деякі суди можуть дотримуватися іншої точки зору.

Як бути, якщо працівник уже отримав компенсаційні виплати за майбутній переїзд, але в останній момент не зміг приступити до роботи або з поважних причин від неї відмовився? У цьому випадку він зобов'язаний повернути отримані кошти роботодавцю, за винятком витрат на дорогу.

Питання з практики: В яких випадках працівник зобов'язаний повернути роботодавцю суму компенсації витрат на переїзд в іншу місцевість?

Трудовий кодекс РФ не передбачає випадків, в яких працівник зобов'язаний відшкодувати роботодавцю компенсацію понесених витрат по переїзду працівника в іншу місцевість. Разом з тим, такі випадки і обов'язок з відшкодування компенсації передбачена стосовно співробітників бюджетних організацій. Так, обов'язок повернути грошові кошти на переїзд в іншу місцевість виникає, якщо працівник не виконає свої обов'язки, зокрема ...

висновок

Є два види компенсаційних виплат - одні з них уже входять в заробітну плату, інші потрібно компенсувати окремо. Враховуйте, що в першому випадку з таких виплат буде стягуватися ПДФО і податок на прибуток. Щоб без помилок компенсувати витрати співробітника, рекомендуємо прописати конкретний порядок відшкодування витрат в трудовому договорі або локальному акті організації.

Як бути, якщо працівник уже отримав компенсаційні виплати за майбутній переїзд, але в останній момент не зміг приступити до роботи або з поважних причин від неї відмовився?
Новости