відпускні віражі

Чи комфортно працівнику буде в теплих країнах, багато в чому залежить від правильності нарахування компанією відпускних. А ось деякі співробітники не хочуть відпочивати, їм краще отримати компенсацію за невикористану відпустку. Однак і на їх самопочутті відіб'ється помилку при розрахунку її суми.

Як показує статистика, помилки організацій при розрахунку розглянутих виплат досить типові.

неточний розрахунок

Найбільш часто зустрічається помилкою при обчисленні відпускних є неточність. Перш за все, це може бути пов'язано з неправильним визначенням середнього заробітку і розрахункового періоду. В результаті сума відпускних або компенсаційних виплат може вийти завищеною, а разом з цим роботодавець:

• занизить базу по податку на прибуток, що призведе до неповної сплати «прибуткових» зобов'язань перед бюджетом;

• збільшить базу по ЄСП і ПДФО, що призведе до переплати податків.

Якщо сума відпускних внаслідок неправильного розрахунку завищена, компанія несе додаткові витрати, а саме:

• виплачує працівникові відпускні або компенсацію в більшому розмірі, ніж належить;

• переплачує ЄСП і внески до Пенсійного фонду, а також на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань.

Крім того, бухгалтер занижує оподатковуваний прибуток. Він врахує у витратах велику суму відпускних, а також ЄСП, страхових внесків до Пенсійного фонду та від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань.

У зв'язку з неправильним розрахунком відпускних можуть виникнути спотворення при обчисленні оподатковуваних баз. І якщо не виправити вчасно помилки, то на організацію будуть накладені штрафні санкції за статтею 122 НК РФ, що передбачає відповідальність за несплату або неповну сплату сум податків.

Для правильного розрахунку відпускних необхідно пам'ятати, що відповідно до пункту 2 Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати (затв. Постановою Уряду РФ від 24.12.2007 р № 922, далі - «Положення про обчислення середнього заробітку») враховуються всі передбачені системою оплати праці види виплат, застосовувані у роботодавця, незалежно від їх джерел. До таких виплат відносяться:

• зарплата, нарахована за тарифними ставками, окладами (посадовими окладами) за відпрацьований час;

• зарплата, нарахована за виконану роботу за відрядними розцінками;

• зарплата, нарахована за виконану роботу у відсотках від виручки від реалізації продукції (виконання робіт, надання послуг), або комісійну винагороду;

• зарплата, видана в негрошовій формі;

• грошову винагороду (грошове утримання), нараховане за відпрацьований час особам, що заміщає державні посади РФ, суб'єктів РФ, депутатам, членам виборних органів місцевого самоврядування, виборним посадовим особам місцевого самоврядування, членам виборчих комісій, що діють на постійній основі;

• грошове утримання, нараховане муніципальним службовцям за відпрацьований час;

• нараховані в редакціях засобів масової інформації та організаціях мистецтва гонорар працівників, які перебувають в обліковому складі цих редакцій і організацій, і оплата їх праці, що здійснюється за ставками (розцінками) авторської (постановочної) винагороди;

• заробітна плата, нарахована працівникам установ початкової та середньої професійної освіти за години викладацької роботи понад встановлену або зменшеною річний навантаження за поточний навчальний рік, незалежно від часу нарахування;

• заробітна плата, остаточно розрахована по завершенні попереднього події календарного року, обумовлена ​​системою оплати праці, незалежно від часу нарахування;

• надбавки і доплати до тарифних ставок, окладів (посадових окладів) за професійну майстерність, класність, вислугу років (стаж роботи), вчений ступінь, вчене звання, знання іноземної мови, роботу з відомостями, що становлять державну таємницю, суміщення професій (посад), розширення зон обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт, керівництво бригадою та інші;

• виплати, пов'язані з умовами праці, в тому числі виплати, обумовлені районним регулюванням оплати праці (у вигляді коефіцієнтів і процентних надбавок до заробітної плати), підвищена оплата праці на важких роботах, роботах зі шкідливими і (або) небезпечними і іншими особливими умовами праці, за роботу в нічний час, оплата роботи у вихідні та неробочі святкові дні, оплата понаднормової роботи;

• винагороду за виконання функцій класного керівника педагогічним працівникам державних і муніципальних освітніх установ;

• премії і винагороди, передбачені системою оплати праці;

• інші види виплат по заробітній платі, що застосовуються у відповідного роботодавця.

Для розрахунку середнього заробітку не враховуються виплати соціального характеру і не відносяться до оплати праці (матеріальна допомога, оплата вартості харчування, проїзду, навчання, комунальних послуг, відпочинку та інші) (п. 3 Положення про обчислення середнього заробітку).

приклад 1

Працівник іде у відпустку з 01 листопада 2008 року на 28 календарних днів.

Розрахунковий період для визначення відпускних - з 01 листопада 2006 р по 31 жовтня 2007 р

Заробітна плата склала:

за листопад 2007 року - 15 000 руб.,

за грудень 2007 р - 15 000 руб.,

за січень 2008 р - 25 000 руб.,

за лютий 2008 року - 15 000 руб.,

за березень 2008 року - 15 000 руб.,

за квітень 2008 р - 25 000 руб.,

за травень 2008 року - 15 000 руб.,

за червень 2008 року - 15 000 руб.,

за липень 2008 року - 20 000 руб.,

за серпень 2008 року - 15 000 руб.,

за вересень 2008 року - 20 000 руб.,

за жовтень 2008 року - 20 000 руб.,

Всього: 220 000 руб.

Всі місяці відпрацьовані повністю.

Відповідно до методики розрахунку для визначення середнього денного заробітку необхідно суми нарахованої заробітної плати за останні 12 календарних місяців розділити на 12 і на 29,4 (середньомісячне число календарних днів). У нашому прикладі середній денний заробіток складе 623,58 руб. (220 000 руб. / 12 / 29,4 дн. = 623,58 руб.).

Сума відпускних складе 17 460,24 руб. (623,58 руб. * 28 дн. = 17460,24 руб.).

При розрахунку середнього заробітку не завжди виключається час і нараховані за нього суми, коли співробітник фактично не працював, наприклад, хворіла, перебувала в відгулі. В результаті неправильно розраховують середній денний заробіток і, відповідно, суму відпускних. Згідно з пунктом 5 Положення про обчислення середнього заробітку невідпрацьований час не включається в розрахунок, якщо:

• за співробітником зберігався середній заробіток відповідно до законодавства РФ, за винятком перерв для годування дитини, передбачених Трудовим кодексом;

• фахівець отримував допомогу з тимчасової непрацездатності або по вагітності та пологах;

• службовець не працював у зв'язку з простоєм з вини компанії або з причин, не залежних від них обох;

• працівник участі в страйку, але у зв'язку з нею не мав можливості виконувати свої обов'язки;

• співробітнику надавалися додаткові оплачувані вихідні дні для догляду за дітьми-інвалідами та інвалідами з дитинства;

• службовець в інших випадках звільнявся від роботи з повним або частковим збереженням зарплати чи ні оплати відповідно до законодавства РФ.

приклад 2

Комерційний директор ЗАТ «Актив» І.І. Іванов працює на фірмі 3 роки. Згідно з графіком відпусток і заяви співробітника з 1 червня 2008 роки йому надається основна оплачувана відпустка терміном на 28 календарних днів.

З 4 по 11 лютого 2008 року Іванов був на лікарняному.

Розрахунковим періодом при розрахунку відпускних Іванова буде період з 1 червня 2007 року по 31 травня 2008 року. З розрахункового періоду слід виключити період, коли Іванов отримував допомогу з тимчасової непрацездатності. Тобто розрахунковим періодом буде період з 1 червня 2007 по 3 лютого 2008 року і з 12 лютого 2008 року по 31 травня 2008 року.

відпускної перерахунок

Також організація допускає помилки у випадках, коли сума відпускних не перераховується, наприклад, при відкликанні співробітника з відпустки, при підвищенні заробітної плати під час його відпочинку.

Відповідно до статті 125 Трудового кодексу роботодавець може повернути фахівця з відпустки за згодою на те останнього.

Невикористана у зв'язку з цим частину відпустки має бути надана за вибором працівника в зручний для нього час протягом поточного робочого року або приєднана до відпустки за наступний рік. При використанні підлеглим решти невикористаної відпустки йому будуть нараховані відпускні, виходячи з іншого розрахункового періоду відповідно до статті 139 ТК РФ.

Що стосується зайво виплачених відпускних, то відповідно до положень статті 137 ТК РФ роботодавець не має права утримувати цю суму із зарплати. Вона буде враховуватися автоматично вже не у вигляді відпускних, а в якості раніше виплаченої суми заробітної плати (авансу). Це випливає зі статті 125 ТК РФ, згідно з якою співробітник, погоджуючись з підприємством, усвідомлює, що він перериває свою відпустку, за що йому належить виплата вже не відпускних, а заробітку. В цьому випадку сума виданого авансу буде враховуватися при розрахунку заробітної плати за наступний календарний місяць.

приклад 3

Співробітник компанії пішов у відпустку з 22 травня по 18 червня 2008 року. Його середній денний заробіток становив 472,97 рублів. Були виплачені відпускні в розмірі 13 243,16 рублів. З 1 червня 2008 роки йому підвищили оклад з 14 000 до 16 800 рублів.

Бухгалтеру треба перерахувати відпускні. Коефіцієнт збільшення зарплати дорівнює 1,2 (16 800 руб. / 14 000 руб.). Середній денний заробіток з урахуванням підвищення зарплати виросте до 567,56 рублів (472,97 руб. Х 1,2).

Таким чином, доплата за відпустку з 1 по 18 червня 2008 року дорівнює 1 702,62 рубля (18 дн. Х (567,56 руб. - 472,97 руб.)).

Зростання окладу, тарифних ставок

Відповідно до пункту 16 Положення про обчислення середнього заробітку при підвищенні в організації (філії, структурному підрозділі) тарифних ставок, окладів (посадових окладів), грошової винагороди середній заробіток фахівців підвищується в наступному порядку:

• якщо підвищення відбулося в розрахунковий період, виплати, що враховуються при визначенні середнього заробітку і нараховані в розрахунковому періоді за попередній підвищенню період часу, збільшуються на коефіцієнти, які розраховуються шляхом ділення тарифної ставки, окладу (посадового окладу), грошової винагороди, встановлених у місяці настання випадку , з яким пов'язано збереження середнього заробітку, на тарифні ставки, оклади (посадові оклади), грошову винагороду, встановлені в кожному з місяців розрахункового періоду;

• якщо підвищення відбулося після розрахункового періоду до настання випадку, з яким пов'язано збереження середнього заробітку, збільшується середній заробіток, обчислений за розрахунковий період;

• якщо підвищення відбулося в період збереження середнього заробітку, частина його збільшується з дати зміни тарифної ставки, окладу (посадового окладу), грошової винагороди до закінчення зазначеного періоду.

При зростанні середнього заробітку враховуються тарифні ставки, оклади (посадові оклади), грошову винагороду та виплати, встановлені до тарифних ставок, окладів (посадових окладів), грошової винагороди у фіксованому розмірі (відсотки, кратність), за винятком виплат, встановлених до тарифних ставок, окладів (посадових окладів), грошової винагороди в діапазоні значень (відсотки, кратність).

У разі підвищення середнього заробітку виплати, що враховуються при його визначенні і встановлені в абсолютних розмірах, не збільшуються.

Відпустка один - два місяці

Існує думка про те, що якщо відпустка припадає на два місяці, то списувати відпускні потрібно декількома частинами - до витрат кожного місяця. Такої позиції дотримуються податкові органи. Однак частина експертів з ними не згодна: одноразове списання відпускних в даній ситуації правомірно.

У листі Мінфіну від 28.03.2008 р № 03-03-06 / 1/212 говориться, що відпускні повинні враховуватися в складі витрат на оплату праці у місяці, на який припадає відпустка. Посилаючись на пункт 4 статті 272 і пункт 7 статті 255 НК РФ, фінансисти рекомендують суму нарахованих відпускних за щорічну оплачувану відпустку включати до складу витрат пропорційно дням відпустки, а саме в кожен звітний період.

Судово-арбітражна практика

Позицію Мінфіну зайняв і ФАС Північно-Західного округу в постанові від 16.11.2007 у справі № А56-39310 / 2006, де вказав, що сума відпускних за щорічну оплачувану відпустку включається до складу витрат пропорційно дням відпустки, а саме в кожен звітний період.

Іншу точку зору підтримав ФАС Західно-Сибірського округу в постановах від 11.05.2006 р № Ф04-2610 / 2006 (22165-А46-40) у справі № А-1700/05 і від 03.12.2007 р № Ф04-8300 / 2007 (40621-А75-15) у справі № А75-4424 / 2007. На думку арбітрів, витрати на оплату праці, зберігається працівникам на час відпустки, що припадає на кілька місяців, враховуються одноразово в тому звітному періоді, в якому вони сформовані і виплачені.

Якщо прийняти для визнання витрат перша думка, то суми відпускних доведеться розподіляти по кожному звітному періоду не тільки для цілей оподаткування, а й в бухгалтерському обліку. Таким чином, в бухгалтерському обліку суми відпускних будуть включені до витрат майбутніх періодів відповідно до пункту 65 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в РФ, затвердженого наказом Мінфіну від 29.07.1998 р № 34н.

приклад 4

Співробітник ТОВ «Мрія» взяв відпустку з 29 червня по 11 липня 2008 року. Його середній денний заробіток становить 550 рублів.

У травні бухгалтер зробить проводки:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 70 посилання - 1 650 руб. (3 дні х 550 руб.) - нараховані відпускні на частину відпустки, що припадає на червень;

Дебет 97 Кредит 70 - 6 050 руб. (11 днів х 550 руб.) - нараховані відпускні на частину відпустки, що припадає на липень.

У липні:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 97 - 6 050 руб. - відпускні за липень враховані в складі витрат.

Податковий облік для бухгалтера

№11, 2008

Семен Аіпкін, провідний консультант Інтерком-Аудит