1. Коли виникає необхідність
2. Що говорить закон
3. Основні питання
4. Способи та порядок утилізації
5. Комісія і наказ
6. терміни зберігання
7. Підготовка акта на знищення бухгалтерських документів
8. особливі випадки

Акт на знищення документів являє собою перелік паперів, відібраних на ліквідацію, із зазначенням їх кількості. У ньому відображають і нормативи, на підставі яких той чи інший бланк не підлягає подальшому зберіганню.

Відбір документів виробляє архіваріус. Він підбирає документи відповідно до статей типового Переліку. В акті може налічуватися понад сотню позицій. Чим їх більше, тим ретельніше організація відноситься до процедури ліквідації паперів.

Список зазначених в акті паперів повинен в точності відповідати реальній картині їх винищення. В іншому випадку знищення характеризується як незаконне. За це передбачено штрафи і кримінальне покарання.

При складанні акта застосовується додаток № 4 Правил роботи архівів 06.02.02 (далі - Правила). До нього додається папір, що підтверджує факт винищення документів. Стверджує документ директор компанії за погодженням з експертною комісією.

Коли виникає необхідність

Кожна організація в роботі в ході роботи оформляє величезна кількість всіляких паперів. Згодом закінчуються відведені державою терміни зберігання документів, вони втрачають значимість і стають непотрібними. Позбутися від них можна, провівши необхідні процедури.

Що говорить закон

Основним документом процесу знищення є акт про виділення паперів. У ньому представлений перелік ліквідованих документів і їх кількість. Форма акта затверджена Правилами.

При підготовці до утилізації також потрібно керуватися Положенням про порядок і строки зберігання паперів АТ, затвердженим Федеральною комісією з ринку цінних паперів Постановою 3 03-33 / пс від 16.07.03. в ньому визначено:

• Для гарантованого збереження документів, акти формують після описів справ постійного і тимчасового зберігання. Описи і акти розглядає експертна комісія і затверджує директор організації.
• Справи в затвердженому акті на знищення повинні розташовуватися окремо від інших паперів. Зберігаються вони в спеціальному місці.
• Акт і опису зберігають в архіві підприємства в формованому справі.

Перелік правил зберігання встановлено Держархівом 06.10.06.

Згідно з документом, в залежності від видів документи зберігають:

• протягом нетривалого часу: від року до 5 років;
• тривало: 10-75 років;
• постійно.

Перелік правил Держархіву встановлює наступні терміни зберігання:

При податкової ревізії постійно зберігається звітність і баланси підтвердять правильність ведення обліку, обчислення і сплати податків підприємством і т. д.

Спеціально сформована в компанії комісія підбирає документи постійного зберігання. Їх список складають від початку до кінця року в чотирьох примірниках, які затверджує директор.

Папери перманентного зберігання повинні знаходитися в державному або власному архіві підприємства. Щорічно розпорядженням керівника призначається співробітник, відповідальний за їх збереження.

При утилізації слід користуватися такою нормативною базою:

• наказом Мінкультури № 526 від 31.03.15;
• Законом про архівну справу № 125-ФЗ від 22.04.04;
• Законом про бухоблік № 402-ФЗ від 06.12.11;
• Переліком архівних паперів, затвердженим наказом Мінкультури № 588 від 25.08.10;
• Положенням Мінфіну СРСР про документи і документообіг в бухгалтерському обліку № 105 від 29.07.83.

Основні питання

При проведенні утилізації паперів потрібно знати, як відбувається процедура, які способи застосовуються, хто відповідає за процес знищення.

Способи та порядок утилізації

Згідно з Правилами на знищення документи підбирає комісія експертів. Для її створення директор стверджує наказ або Положення. Вона складається з працівників підприємства: бухгалтера, секретаря, діловода і т. Д.

Комісія відбирає документи, що мають минулий термін зберігання, і оформляє акт про підбір справ до знищення. Папір містить всі справи компанії, які можуть утилізуватися з початку року її складання. Так, справи з 35-річним терміном зберігання, завершення в 2011 році, можуть включатися в акт в 2019 році.

Форму акта організація розробляє сама або використовує типову. На додаток до нього складається протокол. Його підписують члени комісії і голова. Потім компанія може утилізувати всі справи, що входять до акт.

Папери організація може знищити самостійно (подрібнити, спалити і т. Д.) Або вдатися до допомоги спеціалізованої компанії. В останньому випадку складається накладна. У ній відображають дату передачі, число і вага документації.

Наявність акта має велике значення для компанії. Він може знадобитися при ревізії або в суді.

При ліквідації паперів потрібно дотримуватися певних вимог:

• їх не нищить паперу, пов'язані з йдуть або попереднім судовим процесом;
• не розголошувати конфіденційні дані, що містяться в утилізованих документах і копіях;
• знищувати всі дозволені до утилізації копії: страхові, особисті, резервні.

Не слід викидати неподрібнене паперу. При цьому персональні дані можуть стати доступними. За порушення вимог конфіденційності передбачена відповідальність (ст. 90 ТК РФ).

Стаття 90. Відповідальність за порушення норм, що регулюють обробку і захист персональних даних працівника

Знищити паперу компанія може в такий спосіб:

• порвати;
• спалити;
• подрібнити шредером;
• перезаписати або стерти файли (для електронних носіїв).

Факт позбавлення від паперів потрібно підтвердити актом довільної форми. Отже, за результатами роботи експертної комісії оформляється 4 примірники описів справ і акти про документах до знищення. Завантажити приблизну форму акта можна в інтернеті.

Наказ про створення експертної комісії

Комісія і наказ

Експертна комісія створюється для визначення документів, які можна знищити. Якщо організація велика і паперів багато, то можна оформити Положення про постійнодіючої комісії. Якщо утилізація планується не частіше разу на рік, то експертів можна призначити разово розпорядженням керівника.

Наказ оформляється на бланку організації.

У ньому вказують:

• Назва компанії;
• дату, номер, місце складання;
• сенс наказу (про створення комісії);
• текст, для чого вона створюється (визначення тривалості зберігання, збору паперів до знищення);
• склад;
• положення про діяльність (якщо комісія є постійно діючим);
• підпис та ПІБ особи, яка контролює виконання наказу (директора);
• підписи і ПІБ ознайомлених співробітників.

До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб.

Це можуть бути:

• кадровик;
• діловод;
• працівник архіву;
• бухгалтер;
• інший співробітник.

Якщо підприємство проводить знищення вперше, і відповідальні особи не знають, як правильно провести процедуру і як скласти необхідні документи грамотно, можна запросити представника Росархіву.

Основне завдання комісії - визначити, які папери слід утилізувати. Термін зберігання повинен закінчитися і документ повинен бути неактуальним для організації.

Термін зберігання паперів повинен закінчитися на початок року, в якому планується їх утилізувати.

Після експертизи всіх паперів можна заповнювати акт на знищення бухгалтерських документів і наказ на утилізацію.

У розпорядженні вказують:

• дату і номер;
• підставу (реквізити акта);
• призначення відповідального за виконання особи;
• метод і час утилізації.

Наказ візує директор, і папери ліквідують.

терміни зберігання

Інтервал зберігання починає відраховуватися з наступного після останнього використання паперів року.

Періоди зберігання деяких документів наведені в таблиці:

• первинка;
• облікові регістри;
• висновки аудиторів;
• облікова політика ;
• флешки, накопичувачі, програмні продукти;
• договору;
• податкові декларації.

5 років

• особові рахунки;
• трудові угоди;
• накази по особовому складу;
• індивідуальні відомості для ПФР.

75 років

• річна звітність;
• розрахункові та платіжні відомості (Якщо немає особових рахунків);
• ліквідаційні баланси;
• свідоцтва про реєстрацію в ИФНС.

постійно

Деякі папери, які повинні зберігатися до 10 років вважають поточними. Вони знаходяться у відділах організації і не здаються в архів, а після закінчення свого терміну утилізуються.

Компанія має право самостійно встановлювати терміни зберігання паперів, але вони не повинні бути коротше затверджених законодавством.

За збереження паперів відповідає керівник організації. Якщо директор змінюється, він повинен передати цей обов'язок наступнику в порядку, визначеному компанією самостійно.

Акт про перелік документів, що підлягають знищенню

Підготовка акта на знищення бухгалтерських документів

Акт оформляє експертна комісія. Його форма законом не затверджена. Документ оформляється довільно або використовується розроблений компанією зразок.

Складатися він може на аркуші А4 або фірмовому бланку підприємства. Оформити його можна про руки або набрати текст на комп'ютері. Акт затверджується розпорядженням директора.

Завантажити акт про перелік документів, що підлягають знищенню (зразок заповнення)

Кількість примірників має відповідати числу членів комісії плюс один для самої організації.

Умовно акт можна розділити на три частини:

Шапка

Включає назву і реквізити організації, ПІБ керівника. Основна частина Вона складається з найменування документа. Нижче знаходиться основний текст. У ньому обмовляється складу комісії експертів, і наводяться відомості щодо заходу. Тут же дається перелік паперів під знищення в формі таблиці або перерахування. Заключна Містить дату, підписи і ПІБ відповідальних виконавців.

Правильно заповнити акт допоможе інструкція:

• зверху по центру пишеться назва компанії відповідно до статутом , Адреса, ІПН і КПП ;
• нижче праворуч вносять слово «стверджую», рядок для підпису, посада та ПІБ директора;
• далі по центру назва, номер, дата акту;
• потім текстом пишуть склад комісії, починаючи з голови;
• список паперів до знищення, для кожного підрядник вносять назву, інтервал складання, число папок, термін зберігання;
• вказують, як утилізовані документи, наприклад, передані як макулатура (назва компанії-одержувача, номер, дата накладної);
• підписи голови та членів комісії з розшифровками.

Повністю оформлений акт віддають на підпис директору. Після затвердження документа проводиться списання ліквідованих паперів з облікових журналів. При цьому вказують дату і номер акта.

Акт про знищення документів

особливі випадки

Часто для роботи організація розробляє форми документів самостійно, відповідно їх немає в законодавчому переліку. Рано чи пізно їх теж доводиться утилізувати. Терміни зберігання таких паперів встановлюють на підставі п. 2.2.5 Правил. Для цього експертна служба компанії звертається до архівної установи. Після встановлення терміну організація визначає, зберігати папери далі або знищувати.

Знищення бухгалтерських паперів має деякі тонкощі. На них поширюються встановлені законодавством терміни та способи зберігання, способи утилізації. Є деякі нормативні акти, положення яких потрібно врахувати.

Наприклад, організація повинна зберігати 4 роки документи щодо розрахунку та сплати податків (ст. 23 НК РФ). Але в ст. 29 Закону про бухоблік встановлено 5-річний термін зберігання первинки, звітності та інших облікових паперів.

Стаття 23. Обов'язки платників податків (платників зборів, платників страхових внесків)

Значить, якщо регістр або довідка відносяться до бухгалтерії, то їх зберігати потрібно мінімум 5 років.

Якщо підприємство має ознаки банкрутства, воно не має права ліквідувати паперу з економічної діяльності. За порушення даного правила ст. 195 КК РФ передбачено кримінальне покарання.

Стаття 195. Неправомірні дії при банкрутстві

Наприклад, компанія переносить збиток від оподаткування на майбутній 10-річний період. При цьому податкові документи, що мають термін зберігання 4 роки, повинні зберігатися 14 років, т. Е. Стандартний термін плюс перенос (ст. 283 НК РФ).

Стаття 283. Перенесення збитків на майбутнє

Якщо акт на знищення бухгалтерських документів сформований правильно, директора все одно можуть залучити штрафу 2 000-3 000 р. (Ст. 15.11 КоАП), якщо папери знищені передчасно і не дотримувалися терміну їх зберігання.

Якщо керівник не має матеріальної можливості утримувати архівний відділ, він повинен призначити співробітників для безперервного контролю над термінами зберігання паперів і утилізації справ, термін зберігання яких минув.

Стаття 15.11. Грубе порушення вимог до бухгалтерського обліку, в тому числі до бухгалтерської (фінансової) звітності

Документи в електронному вигляді також підлягають зберіганню. Засоби відтворення і електронні носії даних і перевіряючі вірність ЕЦП слід зберігати 5 років. Термін відраховують від року, наступного за роком їх останнього використання для формування звітів.

У наш час великі обсяги документів зберігають в електронній формі та на спеціальних носіях. Їх знищують разом з носіями, процес аналогічний ліквідації паперових форм. Також їх можна прати і перезаписувати.

При цьому потрібно пам'ятати наступне:

• позбавлятися від непотрібних електронних даних можна самовільно без оформлення акта;
• заборонено утилізувати документи, які стосуються поточному або майбутнього судового процесу;
• слід дотримуватися вимога нерозголошення персональних даних, наявних в оригіналах і копіях електронної документації;
• необхідно знищувати всі наявні дублікати паперів.

Отже, перед тим як знищити документи, слід переконатися, що їх термін зберігання закінчений, і вони більше не будуть потрібні. Їх перелік закріплюють в акті. На його підставі видають наказ і виробляють утилізацію.