1. Що можна вважати прогулом
2. Необхідність фіксації порушення
3. Акт про прогул співробітника
4. Форма і структура
5. Правила складання
6. Термін складання документа

Кожен роботодавець вводить свій графік праці для окремих груп співробітників або для всього колективу в цілому, якого необхідно неухильно дотримуватися. Крім того, існують поняття трудової дисципліни, які поширюються на всіх найманих осіб.

Однією з умов співпраці є факт відсутності прогулів . А його наявність, в залежності від тривалості, може спричинити дисциплінарні стягнення від догани до звільнення.

Для застосування стягнень роботодавець зобов'язаний своєчасно і правильно зафіксувати сам факт порушення і оформити акт про прогул.

Що можна вважати прогулом

Кожен роботодавець зобов'язаний чітко володіти нормами трудового законодавства і розуміти, що мається на увазі під прогулом. Не всяка неявка на роботу може бути оголошена прогулом.

Трудовий кодекс описує прогул як:

1. Неявка протягом всієї робочої зміни без уточнення тривалості самої зміни.
2. Відсутність на роботі протягом чотирьох годин і більше. Відсутність до чотирьох годин буде розцінена як запізнення і не може спричинити за собою звільнення.

І перший, і другий пункти не можуть бути застосовані до тимчасово відсутнього, якщо він надав офіційний документ про поважність пропуску. Таким документом може стати лікарняний лист, акт про ДТП, довідка з ЖЕКу про те що аварійної ситуації в квартирі і т.д.

Іноді відсутність працівника може бути викликана іншими причинами, які він не зможе документально підтвердити, але від цього не менш вагомі. В цьому випадку краще всього заздалегідь попередити начальство про необхідність відсутності і оформити відпустка за власний рахунок . Але не варто забувати, що будь-які домовленості на словах можуть бути легко порушено і згодом довести, що з керівництвом невихід був узгоджений, буде неможливо, якщо сам директор буде свідчити про зворотне. Щоб уникнути непорозумінь слід документально оформляти запит на надання днів за свій рахунок.

Необхідність фіксації порушення

будь-які порушення трудової дисципліни повинні бути зафіксовані документально, якщо наймач бажає відреагувати на цей вчинок. Відсутність паперового оформлення не дозволяють застосовувати стягнення до винуватця. Більш того, зафіксувати і оформити папери слід в строго встановлені терміни, їх пропуск також не дозволить покарати винного.

Наймач зобов'язаний поетапно провести наступні дії:

1. У день неявки на роботу, після чотирьох годин або раніше, скласти акт про відсутність працівника. Сам по собі він ще не тягне за собою жодних стягнень.
2. Після явки працівника отримати з нього письмову пояснювальну, в якій він роз'яснить причини своєї поведінки і прогулу. Пояснення пишеться в тому випадку, якщо ніяких документальних підстав для неявки немає.
3. Якщо прогульник відмовляється дати пояснення своїм діям, то відмова фіксується ще одним актом.
4. Видається наказ про застосування стягнення до співробітника.

На підставі акта і пояснювальній від самого працівника, приймається рішення про міру покарання.

Керівництво організації має право по-різному відреагувати на прогулятися час, аж до того, що просто залишити цей факт без уваги.

Трудовий кодекс встановлює, що при визначенні наказательной дійства необхідно порівнювати тяжкість самого проступку і застосовується стягнення. Так за запізнення людини не можна звільнити, а ось за прогул наймач має право застосувати крайній захід, але має право і пом'якшити покарання до догани або попередження.

Акт про прогул співробітника

Сам факт відсутності співробітника на своєму робочому місці ще не означає, що він прогульник. Іноді людина з об'єктивних причин не має можливості з'явитися на робочому місці вчасно. Тому сам факт оформлення даної папери не тягне автоматичного звільнення. Таким чином, роботодавець як би підстраховується в разі відсутності об'єктивних причин для неявки на роботу.

Щоб скласти акт про прогул, керівництво організації повинно ініціювати створення спеціального комісійної складу. Зазвичай заповнення самого бланка проводиться кадровим працівником, а свідками фіксації неявки є безпосередній начальник прогульника і його колеги. Свідки проставляють свої підписи, тим самим підтверджуючи факт відсутності.

У табелі робочого часу, який заповнюється щодня за фактом, проставляється відмітка НН, що дослівно означає, що причина неявки не з'ясована. Згодом ця позначка може, виправлена ​​як на лікарняний або відпустку за свій рахунок, так і на прогул.

Форма і структура

Складаючи акт про відсутність працівника на робочому місці, головне - дотримати порядок викладу фактів. Розроблених уніфікованих форм цього документа не існує, але в організаціях, найчастіше, є свої набрані болванки таких бланків. Не маючи строго орієнтованої форми можна скористатися будь-яким типовим бланком акту.

У документі слід вказати таку інформацію:

1. Назва бланка.
2. Порядковий номер паперу.
3. Дата його складання.
4. Місце складання.
5. Уточнення про мету документа, а саме фіксації неявки працівника.
6. Текст починається з вказівки ПІБ працівника, який заповнює папір і його посади, найчастіше це начальник відділу кадрів або рядовий кадровик.
7. Далі наводяться ПІБ та посади тих людей, які присутні при написанні документа і свідчать про факт неявки. Їх має бути не менше двох осіб.
8. Вказується ПІБ прогульника, його посаду та структурний підрозділ, в якому працює неявившийся співробітник.
9. Дата відсутності, а при необхідності найточніший годинник неявки.
10. Нижче по черзі проставляються підписи упорядника і всіх свідків.

При явці відсутнього один примірник акта буде вручений йому, а на зразку організації він повинен буде поставити свій підпис про те, що ознайомлений зі змістом паперу.

Правила складання

При складанні документації про прогул слід враховувати деякі важливі нюанси, які дозволять уникнути подальших нестиковок.

Найменше недотримання вимог трудового законодавства з боку наймача, і працівник зможе в судовому порядку спростувати правильність виконаних дій і відновитися на робочому місці навіть після звільнення.

Фіксуючи порушення, слід дотримуватися таких правил:

1. Всі папери повинні бути складені в повному обсязі і своєчасно.
2. Прогульник має бути ознайомлений під підпис з усіма документами, що стосуються його прогулу - акт, наказ про звільнення . Якщо він відмовляється це зробити, то необхідно складати додаткові бланки з фіксацією відмови.
3. У трудовому договорі має бути зазначено місце роботи найманої особи, якщо воно не конкретизовано, то неможливо з точністю довести, що людина був відсутній.

Кожен дрібний нюанс або неповне заповнення паперів може звернути, здавалося б, законні старання роботодавця в пил. Як тільки папір написана, керівництво організації має вжити всіх необхідних заходів для розшуку прогульника, йому можна подзвонити або навіть направити працівника за його місцем проживання для з'ясування обставин.

Термін складання документа

Скласти документ про відсутність працівника на своєму робочому місці рекомендується в день неявки, але така можливість не завжди є. Наприклад, співробітник міг повідомити начальству, що захворів і йому ставлять в табелі робочого часу позначку про хвороби, а згодом з'ясовується, що бюлетень відсутня і необхідно фіксувати факт прогулу. Тому сам акт складається в міру виникнення такої необхідності. Але це зовсім не означає, що керівництво організації може становити такі папери, згадуючи огріхи минулого. Крайнім терміном для заповнення бланка є перший день появи прогульника на роботі, якщо до цього мотиви його відсутності не були відомі або роботодавець був упевнений в їх легальності.

А ось для застосування стягнення у вигляді звільнення існують досить жорсткі правила:

1. Не більше одного місяця відводиться на реалізацію даного кроку з того моменту, як факт неявки був виявлений. Тобто сумнівів у тому, що відсутність працівника було прогулом, більш немає. Сам прогульник написав пояснювальну або є акт про його відмову від дачі пояснень.
2. Минуло не більше півроку з моменту вчинення порушення. Мається на увазі, що за шість місяців прогульник не зміг пред'явити документи про обгрунтованість своєї відсутності.

Пропуск строків не дозволить наймачеві застосувати дисциплінарне стягнення.