1. Порядок і правила утилізації
2. Нюанси знищення бухгалтерських документів організації
3. Нюанси утилізації архівних документів організації
4. Способи утилізації документів
5. Вторсировину із знищених документів
6. Фірми, що займаються утилізацією
7. Приклади фірм в Росії
8. При знищенні яких документів краще скористатися послугами фірм

Утилізація документів з простроченим терміном зберігання - процедура, що вимагає пильної уваги керівництва будь-якої організації. Процес підготовки справ до знищення повинен здійснюватися за певною схемою і відповідно до закону. В іншому випадку керівник організації може бути притягнутий до відповідальності аж до кримінальної.

Порядок і правила утилізації

До безпосереднього процесу утилізації документації власнику паперів потрібно здійснити їх підготовку, в ході якої необхідно:

1. Визначити цінність документів за допомогою проведення експертизи відповідно до встановлених державою нормам.
2. Виділити ряд паперових носіїв інформації з простроченим терміном зберігання.
3. Скласти акт про виділення для утилізації документів, що не підлягають зберіганню.
4. Отримати дозвіл на знищення від органів державної влади.

Далі документи відправляються на утилізацію.

Ознайомимося з деякими моментами порядку знищення документації більш докладно.

Відповідно до російського законодавства утилізуватися може лише прострочена документація, тобто знищення підлягають тільки документи тимчасового (до 10 років) зберігання. Документація, що відноситься до типу регулярного зберігання, повинна бути відправлена ​​на збереження в архіви на необмежений час (від 75 років).

Експертизу проводить комісія, що складається з кваліфікованих фахівців від кожного підрозділу організації і очолювана обирається головою. При виявленні комісією порушень документація переоформляється і розділяється на відокремлені категорії.

Експертною комісією визначається цінність усіх перевірених паперів і складається список документів, що підлягають утилізації. Форма і бланк цього списку довільні.

Далі всі дані про виділену документації переписуються в окремий акт із зазначенням в ньому кількості справ, їх заголовків, термінів проведення робіт з документами, статей, згідно з якими буде здійснено знищення паперів, і т.д. На наступному етапі керівником організації підписуються акт і наказ на утилізацію документів.

Нюанси знищення бухгалтерських документів організації

Вся бухгалтерська документація (облікові регістри, бухзвітність, рахунок-фактури і т.д.) повинна зберігатися в організації мінімум 5 років після моменту її складання. З цього випливає, що утилізація бухгалтерських документів і складання відповідного акту не можуть проводитися раніше, ніж закінчиться п'ятирічний період обов'язкового зберігання цих паперів.

Вся звітна документація про проведення фінансових маніпуляцій підприємством піддається перевіркам податкових служб. У зв'язку з цим керівники організацій за неправомірне і усвідомлене знищення бухгалтерських документів можуть бути притягнуті до кримінальної відповідальності згідно із Кримінальним кодексом РФ.

Зверніть увагу! Діяльність організації за певний термін може бути збитковою, при цьому підприємець має право перенести збиток на майбутні податкові періоди. Скориставшись такою можливістю, керівник організації не може знищувати документи про підтвердження розміру збитку в продовження повного терміну його перенесення.

Після закінчення встановленого законодавчо часу зберігання бухгалтерської документації здійснюється складання акта на утилізації наведеного вище порядку.

Нюанси утилізації архівних документів організації

Простою мовою акт про виділення на знищення документів архіву - це список паперових носіїв інформації, які повинні бути видалені у зв'язку із закінченням терміну їх зберігання. Також в акті зазначаються способи і правила утилізації виділеної паперової маси.

Важливо! Протизаконне знищення документації архіву підприємства передбачає залучення керівництва до адміністративної або кримінальної відповідальності.

Правильно, коли складання акта здійснюється досвідченим архіваріусом, знання якого допомагають уникнути серйозних порушень.

Іноді в організації крім простих архівних паперів необхідно провести утилізацію прострочених конфіденційних документів. Процес знищення документації з грифом секретності відбувається особливим чином:

1. Складання списку таких документів здійснюється в окремому акті.
2. Утилізацію проводять в місці, недоступному для сторонніх.
3. Найбільш надійний спосіб видалення конфіденційних паперів - спалювання.

Керівником організації видається спеціальний наказ, згідно з яким діють члени експертної комісії, що готують сукупність секретних документів до знищення.

Про терміни зберігання документів, про відповідальність за незаконну їх утилізацію, а також про підготовку документації до знищення розповідає аудитор Ірина Мамина в наступному відео.

Способи утилізації документів

Основні способи утилізації документів, що застосовуються на сьогоднішній день:

• шредірованіе - найбільш поширений і простий;
• спалювання в спеціальних печах - екологічно не завжди безпечний;
• виїзна утилізація - здійснює спеціалізована компанія.

Зверніть увагу! Невеликі організації мають право проводити самостійну знищення (наприклад, шляхом простого розрізання) паперових носіїв, якщо останні не є секретними і у них закінчився термін зберігання.

Розглянемо перераховані способи докладніше.

Шредер, встановлений в організації, дозволяє здійснювати одночасне знищення паперів в розмірі 7-85 аркушів. До складу установки входить ємність, розрахована на обсяг від 13 до 300 літрів. Як правило, більшість організацій встановлюють в свої офіси стаціонарні шредерние машини. Залежно від техніки подрібнення документів шредери поділяються на:

• плоскорізи - виробляють розрізання паперів на тонкі смуги і їх скидання в спеціальну ємність;
• крошітелі - перетворюють паперові листи в крихту, використовуються при утилізації секретної документації;
• шліфувальні машини - оснащені екраном, що дозволяє здійснювати регулювання ширини, що розрізають документів;
• промислові - застосовуються для знищення паперу високої щільності.

Шредерние машини здатні подрібнювати паперу на смуги з шириною 3,9-6 мм і на крихту з діаметром менше 0,5 мм, величини одержуваних фрагментів залежать від ступеня секретності документів.

Виробляти спалювання документації за всіма вимогами закону можуть лише спеціалізовані компанії з використанням високотемпературних печей, в яких також утилізуються інформаційні носії з пластиковим корпусом (дискети, флешки і т.д.).

Фахівці утилізує організації поміщають паперу в опечатані ємність, укладають договір зберігання з замовником і перевозять контейнери до місця термічної утилізації відходів. На заводі документи поміщаються в піч і повністю спалюються в ній. В якості підтвердження проведеного процесу замовнику видається акт утилізації. Цей спосіб знищення паперів дає 100% гарантію надійності та конфіденційності проведених операцій.

Виїзна утилізація передбачає виїзд працівників спеціалізованих компаній до організації замовника для знищення паперів на місці. Процес відбувається із застосуванням промислового шредера, який розташовується в вантажній машині. Ця установка забезпечує високу продуктивність: протягом 1 години вона може подрібнити до 2 тонн паперових носіїв інформації.

Однак утилізовано таким способом документ можна (якщо постаратися) відновити. У зв'язку з цим виїзний шредер не придатний для знищення конфіденційної документації. Слідом за подрібненням документи, що перетворилися вже в відходи, піддаються пресуванню і транспортуванні до місця подальшої переробки.

Вторсировину із знищених документів

Якщо організація самостійно здійснює утилізацію прострочених архівних документів за допомогою офісного шредера, то після їх подрібнення постає логічне питання: «А куди зараз діти отриману паперову масу?»

Порізані листи являють собою цінне вторинну сировину. Тому паперові відходи слід здавати в спеціальні пункти прийому або компаніям, які займаються переробкою макулатури (Контакти таких точок збору і організацій нескладно знайти в Інтернеті). Підприємство - джерело подрібненої сировини - укладає договір на вивезення та переробку паперового сміття на індивідуальних умовах.

З такого вторсировини на заводах отримують безліч нових товарів: лотки під яйця, картонні коробки під напої та ін., Білену папір і т.д.

Фірми, що займаються утилізацією

Іноді організаціям набагато простіше і зручніше скористатися послугами по утилізації, наданими спеціалізованими фірмами, ніж здійснювати процес самостійно. Ось деякі положення, які виконуються сучасними утилізують компаніями:

• знищення документів архіву може відбуватися в присутності співробітника організації - замовника;
• процес може зніматися на відеокамеру;
• після безпосереднього знищення документації замовнику видають акт про утилізацію (зразок наведено нижче);

• вся процедура відповідає вимогам російського законодавства;
• подрібнену сировину відправляється на подальшу переробку для одержання нових виробів;
• за бажанням замовника може проводитися виділення справ на знищення з видачею відповідного акта.

Приклади фірм в Росії

• «Деліс Архів», м.Москва і м.Санкт-Петербург;
• «ОРБ», «Столичний архівіст», «Архів послуги» м.Москва;
• «Зест Експрес» з головним офісом в Москві і філіями в Санкт-Петербурзі, Краснодарі, Єкатеринбурзі, Саратові, Новосибірську та інших містах;
• «Екологічні стратегії Уралу», г. Пермь;
• група компаній «Телос» в Єкатеринбурзі, Новосибірську, Владивостоці та інших містах;
• «Золотий ресурс», м Калінінград.

Вартість послуг

Ціни на послуги в одній з московських фірм:

• складання переліку паперів на знищення - 1 справа - 25 руб .;
• створення акта про виділення прострочених документів до утилізації - 1 справа - 10 руб .;
• знищення документації шредером - 1 кг - 5 руб .;
• спалювання паперових носіїв - 1000 кг - 25000 руб .;
• утилізація дисків і пластикових карток - 1000 кг - 25000 руб.

При знищенні яких документів краще скористатися послугами фірм

Самостійно організація може легко утилізувати невеликі обсяги прострочених документів, які не мають секретних даних. Якщо ж знищити потрібна велика кількість паперів, документацію бухгалтерій або з грифом секретності, краще скористатися послугами спеціалізованих фірм. Фахівці таких компаній не тільки зроблять конфіденційну утилізацію документів, але і допоможуть правильно скласти акт про виділення справ, що убезпечить замовника від покарань з боку органів влади.

Невелика компанія може займатися самостійним знищенням документації, встановивши офісні шредери. Однак при утилізації паперів великих і важливих організацій буде безпечніше звернутися у фірму з кваліфікованими працівниками та досвідченими архіваріусами. Це допоможе замовнику уникнути помилок в документах і витоку інформації «шпигунам».