закупівельний акт
- Оформлення закупівельного акта
- Для чого потрібен закупівельний акт
- Інструкція щодо заповнення закупівельного акта
Оформлення закупівельного акта відбувається в тих випадках, коли здійснюється купівля підприємством певних продуктів (як правило, продуктів харчування) у фізичної особи. Складає документ покупець. Крім закупівельного акта між сторонами повинен полягати і договір купівлі-продажу за тими ж правилами, що при угодах між організаціями. Найчастіше даний документ застосовується в сфері громадського харчування, коли ресторани, кафе, їдальні та ін. Заклади громадського харчування купують сільськогосподарську продукцію у населення.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк закупівельного акта .doc Завантажити зразок заповнення закупівельного акта .doc
Оформлення закупівельного акта
Як правило, підготовка акту лежить на боці закупника. Обов'язковою форми його немає, але є уніфікована.
Закупівельний акт відноситься до первинної документації та оформляти його можна як за уніфікованою формою, затвердженою законодавством РФ, так і у вільному вигляді або ж за розробленим всередині підприємства шаблоном, в тому числі допускається символіка підприємства на папері.
Друкується він на звичайному аркуші А4 формату безпосередньо в момент здійснення угоди в двох примірниках, один з яких залишається у покупця, другий передається продавцеві.
У документі в обов'язковому порядку повинні бути вказані докладні відомості про організацію, що закуповує продукцію та фізичну особу, що продає її. Інформація, що стосується громадянина, повинна включати його паспортні дані та адресу місця проживання. У спеціальну таблицю повинен бути внесений повний перелік закуповуваного продовольства, а також дані про його кількість та вартість. Документ необхідно завірити обома сторонами.
Якщо покупка товару відбувається у індивідуального підприємця без утворення юр.лица, то в акті треба вказати дані про податкову інспекцію, що видала свідоцтво ІПН та ВП.
Для чого потрібен закупівельний акт
Закупівельний акт потрібен для того, щоб зафіксувати факт укладання угоди і щоб уникнути можливих претензій як з боку покупця, так і з боку продавця. У разі, якщо розбіжності все ж з'являться і настане необхідність їх вирішення в судовому порядку, даний документ буде мати доказову силу.
Інструкція щодо заповнення закупівельного акта
У шапці документа слід вказати відомості про організацію, що здійснює покупку продукції: її повне найменування із зазначенням організаційно-правового статусу, а також структурний підрозділ, до якого належить співробітник, що здійснює угоду. Тут же потрібно внести ІПН підприємства та інші дані, відповідно до установчих документів. Слід зазначити, що чим вище сума купівлі-продажу, тим ретельніше варто ставитися до заповнення документа.
Друга частина документа (зліва) включає в себе номер документа по внутрішньому документообігу підприємства, а також дату його складання. Трохи нижче вписується населений пункт, в якому проводиться операція, а також детальна інформація про співробітника, що виробляє закупівлю (посада, прізвище, ім'я, по батькові повністю) і продавця (прізвище, ім'я, по батькові громадянина повністю).
В основну частину документа включена таблиця, в яку вноситься повний детальний перелік продукції, що закуповується. Тут в відповідні стовпці необхідно вписати найменування продукції, кількість, ціна за одиницю виміру (зазвичай тут вважаються кілограми або штуки), а також загальну вартість. Під таблицею в графі «Разом» потрібно вказати повну ціну закуплених товарів у даній закупівельним актом (цифрами). Під таблицею повна вартість вказується прописом.
У четвертий розділ вписується:
- все, що стосується продавця: його паспортні дані (серія, номер, коли, де і ким виданий), адресу реєстрації місця проживання (по паспорту), номер свідоцтва про державну реєстрацію підприємця (коли і ким видано), прізвище, ім'я, по батькові, номер ІПН (з міжнародним кодом податкової служби, що видала ІПН);
- відомості за довідкою про наявність особистого підсобного господарства;
Якщо такої довідки немає, то це необхідно обов'язково зазначити.
- інформацію про утриманий прибутковий податок.
Слід мати на увазі, що згідно із законом доходи від вирощених в особистих підсобних господарствах сільськогосподарських продуктів, податком не обкладаються.
Заключна частина акта включає в себе розписку про отримання грошей продавцем від покупця. Обидві сторони повинні запевнити оформлений за всіма правилами закупівельний акт своїми підписами. Друк організації на документі ставити необов'язково.
Після підписання акту представник організації-покупця, що безпосередньо робить закупівлю, повинен передати цей документ на підпис керівнику компанії для затвердження. Потім документ слід передати у відділ бухгалтерії, де він буде включений в бухгалтерський облік.