Бухгалтерські документи поточного року повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Про це сказано в п. 6.2 положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку.

Згідно п. 6.6 положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку збереження облікових документів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер організації.

Терміни зберігання документів наступні:

Первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються відповідно до правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року.

Документи облікової політики, стандарти економічного суб'єкта, інші документи, пов'язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку, в тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, підлягають зберіганню економічним суб'єктом не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності в останній раз (стаття 29 Федеральний закон від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»).

У податковому обліку термін зберігання документів становить 4 роки.

приклад

Компанія у вересні 2012 р придбала товарно-матеріальні цінності, призначені для подальшої реалізації. З цієї угоді продавець виписав товарну накладну і виставив рахунок-фактуру від 18.09.2012. Оплата проведена через банк. Визначимо термін зберігання документів.

Платіжне доручення і товарна накладна по формі N ТОРГ-12 визнаються первинними документами і повинні зберігатися не менше п'яти років. Цей термін, як ми пам'ятаємо, починає текти з року, наступного за роком складання документа. Тобто знищити первинку по даній операції годі й раніше 2018 р Адже згідно п. 2.4.5 Основних правил роботи архівів організацій (схвалені Рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002) документи включаються в акт про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню, тільки якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складається такий акт. У нашому випадку термін зберігання первинки закінчиться станом на 1 січня 2018 р

Термін зберігання рахунки-фактури починає відраховуватися з періоду, наступного за періодом, в якому був використаний документ, тобто з 1 жовтня 2012 р [1] .

Документи, відібрані експертною комісією на постійне, тривале (особові рахунки), тимчасове зберігання, описуються. Описи повинні затверджуватися керівником організації. При відборі документів, які є джерелом комплектування державного, муніципального архіву, експертна комісія керується нормативними документами, вказівками Росархіву, органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації. Документи, термін зберігання яких закінчився, слід знищити.

Знищення документів також здійснює експертна комісія. Експертна комісія проводить експертизу цінності документів, відбирає документи для знищення. При цьому складається акт про виділення документів до знищення. До акта додається опис справ з тимчасовими термінами зберігання за певний період часу. Описи справ і акти повинні розглядатися експертною комісією в єдиному комплексі і затверджуватися керівником організації.

Наведемо приклад наказу про створення комісії для знищення документів.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Вареник»

м Москва 15 липня 2013 р

Наказ N 27

Для відбору до знищення документів бухгалтерії, терміни зберігання яких минули,

наказую:

1. Створити експертну комісію в такому складі:

- голова: заступник генерального директора М.В. Свірін;

- члени комісії: помічник бухгалтера А.Р. Попова, секретар В.Д. Чернова.

Експертної комісії підготувати акт на знищення документів.

2. Відповідальним за виконання цього наказу призначити М.В. Свірін.

Соколов

Генеральний директор ТОВ «Вареник» ---- А.М. Соколов

З наказом ознайомлені:

Свірін 15 липня 2013

--- / зам. генерального директора М.В. Свірін / «-» --- р

Попова 15 липня 2013

--- / помічник бухгалтера А.Р. Попова / «-» --- р

Чернова 15 липня 2013

--- / секретар В.Д. Чернова / «-» --- р

Справи, включені в затверджений акт про виділення документів для знищення, відокремлюються від інших справ і зберігаються в спеціально відведеному місці. Відібрані для знищення та включені в акти документи передаються на знищення.

Передбачений наступний порядок знищення документів організації. Папки з документами (справи), що підлягають знищенню, передаються на переробку (утилізацію). Перед здачею папки з документами для зручності упаковуються, а в необхідних випадках опечатуються. Передача справ оформляється накладною, в якій має бути вказано дату передачі документів, кількість квартир, що здаються справ і вага паперової макулатури. Навантаження і вивіз на утилізацію здійснюються під контролем співробітника, відповідального за забезпечення схоронності документів в організації. Такий порядок передбачений п. 2.4.7 Основних правил. Використання документів, які підлягають знищенню, для господарських потреб заборонено.

Експертна комісія повинна зафіксувати факт знищення всіх паперів (передачі на переробку) і скласти ще один акт про знищення документів. До акта додається накладна, згідно з якою документи були передані в переробку. Цей акт також затверджується керівником організації.

Акт про виділення документів до знищення разом з описами справ, акт про знищення документів зберігаються в архіві суспільства в формованому справі [2] .

[1] Нікітін А. Документація: терміни зберігання і передача в архів // Нова бухгалтерія.2012. N 11. С. 16 - 27.

[2] Аудиторські відомості, 2006, N 7