Деталі Опубліковано: Середа, 21 січня 2015 року, 22:36 Автор: Super User Перегляди: 1218 Отримати

Зрозуміло, що як попередній директор, так і його наступник зацікавлені в правильному оформленні передачі справ. Навіть після фактичної втрати повноважень "старим" директором у нього можуть залишитися символи влади. Перш за все мова йде про печатки підприємства, яка разом з фактичним правом підпису платіжних документів дозволяє розпоряджатися майном підприємства. Ми говоримо про фактичне право, оскільки після втрати статусу директора екс-керівник вже не виступає уповноваженою особою підприємства. Це означає, що він не має права діяти від імені підприємства без довіреності. Однак поки картку зразків підписів не змінили, банк буде ставитися до колишнього директора як до діючого. Один лише цей факт не дозволяє засумніватися в актуальності документального оформлення передачі печатки.
Оскільки передача справ відноситься до організаційних питань, цей процес не регулює корпоративне або трудовое1 право. Тому основними керівними документами для нас повинні бути Правила № 16 і нормативні акти локального характеру. В першу чергу це правила внутрішнього трудового розпорядку (розроблені відповідно до ст. 142 КЗпП). Проте на практиці в них або взагалі нічого не говориться про передачу справ при звільненні, або містяться досить загальні фрази про те, що безпосередній начальник повинен забезпечити передачу справ від одного співробітника іншому. Зрозуміло, що ці приписи прямо не можуть застосовуватися в разі передачі справ новому першому керівнику.
Найчастіше організаційний порядок зміни керівника прописують в Положенні про генерального директора, голову правління і т. Д. (При наявності такого документа на підприємстві). Крім того, згадка про передачу справ може містити укладений з керівником контракт. Однак зазвичай в таких документах зафіксована лише обов'язок зі складання (підписання) "акта приймання-передачі справ", але часто не пояснюється, що саме під ним розуміти. Ідеальна ситуація - коли на підприємстві існує спеціальне Положення про передачу справ. Але відверто кажучи, такий документ розроблений і затверджений далеко не на всіх підприємствах.
Далі окремо розглянемо передачу документів і печаток (штампів).

Передача документів
Регламентація процесу роботи з документами на всіх предпріятіях2 міститься в Правилах № 16. Крім іншого, в них описаний порядок приймання-передачі документів під час зміни керівника підприємства:
"12.1.1. При зміні керівника установи наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та архіві, а також обліково-довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передачі установи.
12.1.2. Відповідно з обліковими даними служби діловодства та архіву в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, і кількість справ, що зберігаються в архіві, в тому числі кількість справ, внесених до Національного архівного фонду ".
Ці норми потребують коментарів.

По-перше, як ми бачимо, Актування під-1 лежать фактично всі документи підприємства незалежно від місця їх зберігання (в тому числі документи, які тимчасово зберігаються в структурних підрозділах). Причому суворе прочитання призводить до висновку, що недостатньо привести лише кількість документів (справ), а потрібна більш розгорнута інформація. Підстави для такого висновку дає фраза "наявність і стан документів (справ)" з пп. 12.1.1 Правил № 16 не дивлячись на те, що наступний підпункт згадує вже лише про кількість документів (справ). До того ж звернемо увагу, що в наведених нормах мова йде не просто про вимоги до викладу в акті інформації про документи, що є на підприємстві, а саме про умови їх приймання-передачі (це слід як з назви п. 12.1, так і з передостаннього абзацу п. 1.4 Правил № 16).
Це досить дивно, оскільки на підставі, наприклад, пп. 3.3.1 Правил № 16 в разі зберігання справ у структурних підрозділах їх збереженість забезпечують керівники структурних підрозділів та посадові особи, відповідальні за діловодство в зазначених підрозділах. Іншими словами, на наш погляд, необхідність відображати в акті приймання-передачі наявність і стан всіх документів підприємства можна поставити під сумнів, тим більше якщо відсутня фактична передача всіх документів з рук в руки (крім документів, що знаходяться на зберіганні безпосередньо у директора).
Можливо, виходячи саме з таких міркувань, на практиці іноді катуються передача лише ключових документів підприємства - свідоцтва про держреєстрацію, статутних документів, рішень загальних зборів, ліцензій на здійснення окремих видів діяльності, документів, що підтверджують права на об'єкти інтелектуальної власності (наприклад, торгові марки) , право-встановлюють документів на об'єкти нерухомості і т. п. Хоча такий підхід повною мірою і не відповідає нормативним процитованих норм. Але закони України не передбачають відповідальності за спрощений порядок передачі документів (т. Е. Вказівки в акті лише переліку фактично переданих новому керівнику документів з рук минає директора).

По-друге, документально оформлюють передачу документів безпосередньо в акті приймання-передачі. Форма такого акту в Правилах № 16 не наведено. Так само як немає її і в інших нормативно-правових документах, а отже, підприємства мають право складати його в довільній формі. Найчастіше такий акт називають "Актом про приймання-передачі справ" або "Актом приймання-передачі матеріальних, фінансових цінностей, нематеріальних активів та печатки підприємства".
Сама назва використовуваних актів свідчить, що за ним нібито повинні передавати абсолютно все матцінності, що знаходяться на підприємстві. Тим часом найчастіше такої необхідності немає. Справа в тому, що законодавство не вимагає проводити обов'язкову інвентаризацію при зміні керівника, а без інвентаризації передати по акту все майно (а також пасиви) підприємства неможливо. Більш того, на підприємстві є матеріально відповідальні особи, і саме з їх зміною (а не звільненням директора) законодавство пов'язує обов'язковість інвентаризації. У той же час інвентаризація може бути проведена добровільно. Тогдауімеет сенс включити в акт згадка про результати такої інвентаризації, хоча в будь-якому випадку (при відсутності провини директора в відповідних збитки) відповідальність за недостачі буде нести конкретне матеріальне йліцо підприємства, а не його директор.

Передача печаток і штампів
Тут все визначено досить чітко. Згідно з пунктом 3.4.1 Інструкції № 17 відповідальність і контроль за дотриманням порядку зберігання печаток і штампів, а також законністю користування ними покладається на керівників підприємств, установ і організацій.
Це обумовлює презумпцію, в силу якої друк на будь-якому документі вважають поставленої з відома його керівника. Тому сам факт і момент передачі печатки потрібно підтвердити документально.
Тим більше що Інструкція № 17 прямо передбачає: при зміні керівника печатки і штампи передаються новопризначеному керівнику за актом. На наш погляд, згадка про передачу печатки (штампів) можна включити в акт приймання-передачі, за яким передають документи підприємства. Рекомендуємо попереднього директору (передавальній стороні) один примірник акта залишити у себе.
Якщо з тих чи інших причин посаду керівника залишається вакантною, можна скористатися нормою названої Інструкції, згідно з якою керівники підприємств в разі потреби можуть своїм наказом покласти відповідальність за зберігання і використання печаток і штампів на одного з безпосередньо підлеглих їм працівників, т. Е. Передати печатку і штампи не новому керівнику, а, наприклад, одному зі своїх заступників.
На завершення пропонуємо вам для використання зразок акта приймання-передачі документів та печаток.

Список використаних нормативно-праврвих актів:
1.КЗоТ - Кодекс законів про працю України.
2. Правила № 16 - Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархівів України від 16.03.01 р № 16.
3. Інструкція № 17 - Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затверджена наказом МВС України від 11.01.99 р № 17.

1 Нагадаємо, що трудове законодавство не пов'язує питання звільнення працівника і видачі йому трудової книжки з підписанням будь-яких обхідних листків.
2 Незважаючи на те що по тексту документа використовують термін "установа", під ним Правила № 16 розуміють в тому числі будь-яке підприємство незавісілю від форми власності (п. П. 1.1,1.2).

За матеріалами: Адвокат-консалтинг

Додати коментар