1. склад рішення
2. структура рішення
3. Функціональні можливості системи
5. Доступ до інформаційного ресурсу архіву
6. Послуги по наповненню системи електронного архіву
7. Побудова розподільних електронних архівів

Однією з основних завдань сучасного промислового підприємства є забезпечення безперервності і підвищення ефективності виробничих процесів. Ці завдання в повній мірі вирішуються шляхом оптимізації роботи ремонтно-експлуатаційних підрозділів і модернізацією технічних потужностей підприємства.

Підприємства, які експлуатують мережу територіально розподілених об'єктів, потребують того, щоб фахівці мали доступ до документації безпосередньо на місцях проведення робіт. Організація віддаленого доступу до документів на обладнання, інженерні комунікації і об'єкти будівництва дозволить збільшити ефективність діяльності мобільних груп, які здійснюють технічне обслуговування та ремонт.

При виникненні аварійних ситуацій необхідно забезпечити співробітникам ремонтних підрозділів оперативний доступ до потрібної технічної документації. Очевидно, що роль документаційного супроводу при усуненні аварій виходить на перший план: необхідно в найкоротші терміни надати співробітникам відповідну технічну документацію для розробки вірних сценаріїв ліквідації надзвичайних ситуацій.

Рішенням завдання по створенню єдиного інформаційного ресурсу технічної документації ремонтно-експлуатаційних служб є впровадження системи електронного архіву, яка здатна консолідувати технічні документи і дані на обслуговувані об'єкти підприємства, надати до них оперативний доступ, в тому числі віддалений, і забезпечити надійність і безпеку зберігання інформації.

склад рішення

До складу рішення «Електронний архів ремонтно-експлуатаційних служб підприємства» входить:

• Сховище технічної документації на обслуговувані вироби, обладнання, технологічні лінії і промислові об'єкти
• Модуль віддаленого доступу до ресурсів архіву
• Послуги по наповненню сховища технічної документації

структура рішення

Система електронного архіву ремонтно-експлуатаційних служб має модульну структуру:

Функціональні можливості системи

Електронний архів технічної документації

Система електронного архіву технічної документації ремонтно-експлуатаційних служб забезпечує систематизоване зберігання технічної документації на обслуговувані об'єкти, оперативний пошук і формування вибірок документів по обслуговуваних об'єктах і цілодобовий доступ до інформаційного ресурсу сховища. В системі реалізується зберігання відсканованих образів (електронних копій) документів, електронних документів в форматах офісних додатків, фотографій обладнання та об'єктів і креслень в форматах CAD. Сховище містить розділи:

• Проектної та виконавчої документації на експлуатовані об'єкти будівництва
• Експлуатаційної документації на обладнання та технологічні лінії
• Конструкторської документації на обслуговувані об'єкти
• Нормативно-технічної документації

Функції пошуку документів

Система архіву володіє широкими можливостями пошуку документів, включаючи:

• Атрибутивний пошук (пошук по індексним полях - назвою, типу, формату документа)
• Пошук за належністю до об'єкту обслуговування і / або до ділянки експлуатації
• Пошук документів з використанням технічних каталогів

При завантаженні документа в електронний архів заповнюється індексна карта, що містить необхідну інформацію для його однозначної ідентифікації і пошуку в системі. Для систематизації та класифікації документів в електронному архіві в систему пошуку підключаються використовувані на підприємстві довідники і класифікатори.

Подібна система пошуку документів дозволяє скоротити часові витрати і трудомісткість на отримання доступу до необхідної інформації.

Доступ до інформаційного ресурсу архіву

Для організації контрольованого доступу до інформаційного ресурсу в системі реалізований інструментарій розмежування прав доступу. Права можуть бути розмежовані як для різних розділів архіву, так і для конкретних документів. Крім того, система підтримує ведення протоколів звернень до документів і створення різних груп користувачів з присвоєнням кожній групі прав доступу.

Підприємствам, які експлуатують мережу територіально розподілених об'єктів, необхідна реалізація доступу до документів архіву безпосередньо на місці проведення робіт за допомогою мобільних пристроїв. Дані можливості віддаленого доступу до інформаційного ресурсу можуть бути реалізовані як засобами мобільних клієнтів (наприклад, для ноутбуків або планшетних ПК), так і з використанням web-інтерфейсу.

Послуги по наповненню системи електронного архіву

Для наповнення архіву електронними документами здійснюється систематизація та індексування масиву технічних документів, заповнюються індексні карти, отриманий інформаційний ресурс завантажується в систему сховища.

Для наповнення електронного архіву «паперовими» документами проводиться експертиза фондів, здійснюється сканування, верифікація, потім проводиться індексація і завантаження в систему сховища електронних образів документів. Послуги можуть бути надані як у виробничих центрах Корпорації, так і на території Замовника.

Для обробки поточних надходжень технічної документації на підприємстві організовуються спеціалізовані ділянки обробки документів. Центри оснащуються сучасним промисловим сканирующим обладнанням і програмним забезпеченням, проводиться навчання операторів.

Побудова розподільних електронних архівів

При необхідності створення єдиної централізованої системи, яка об'єднує ряд інформаційних ресурсів територіально розподілених підрозділів і філій, створюється багаторівнева система електронного архіву технічної документації. У центральному сховищі акумулюються документи і дані мережі розподілених сховищ філій, при цьому синхронізація інформаційних ресурсів відбувається автоматично за заздалегідь встановленим регламентом.

Подібна система дозволяє організувати надійне консолідоване зберігання документаційного масиву ремонтно-експлуатаційних служб територіально-розподіленого підприємства.

переваги рішення

• Підвищення ефективності діяльності ремонтно-експлуатаційних служб підприємства, за рахунок створення єдиного інформаційного ресурсу і забезпечення доступу до технічної документації на обслуговувані об'єкти
• Скорочення часу і трудовитрат на пошук і формування вибірок необхідних документів по об'єктах обслуговування
• Зниження ризиків і мінімізація шкоди від нештатних аварій за рахунок забезпечення оперативного доступу персоналу до необхідної технічної документації в кризових ситуаціях
• Оптимізація роботи мобільних груп, які здійснюють обслуговування мережі територіально-розподілених об'єктів, за рахунок забезпечення віддаленого доступу до документів архіву
• Документаційне забезпечення заходів з розробки сценаріїв запобігання надзвичайним ситуаціям