1. Нормативні основи розрахунків з підзвітними особами
2. Основні проводки за авансовими звітами співробітників
3. Витрати на господарські потреби
4. Витрати на відрядження

У процесі ведення господарської діяльності кожне підприємство має право видавати своїм співробітникам кошти під звіт. Працівник, в даному випадку іменований підзвітною особою, зобов'язаний надати звіт про використання виданих коштів і прикласти до нього документи, що підтверджують витрати. У даній статті ми познайомимо Вас з особливостями розрахунків з підзвітними особами, а також з порядком відображення авансових звітів в проводках.

Нормативні основи розрахунків з підзвітними особами

Відповідно до Податкового кодексу, кошти під звіт можуть бути видані співробітнику виключно в цілях виконання виробничої діяльності організації. Підзвітна особа може використовувати отримані гроші під час службового відрядження або безпосередньо на господарські потрібні. За фактом понесення витрат працівник надає авансовий звіт за формою АТ-1. До нього обов'язково додаються рахунки, квитанції та інші документи, які засвідчують, що співробітник поніс витрати в зв'язку з виробничою необхідністю.

процедура видачі коштів працівнику під звіт регламентується Порядком ведення касових операцій в РФ.

У разі якщо фірма відправляє співробітника у відрядження, то працівник, який отримав кошти, може їх витратити на:

• проїзд, в тому числі витрати на придбання квитків;
• проживання (оренди квартири, номера в готелі та інше);
• витрати, пов'язані з проживання (так звані «добові»);
• оформлення візи, медичної страховки (при відрядженні за кордон).

Працівник, який отримав гроші під звіт, зобов'язаний відзвітувати про їх використання протягом 3-х днів після здійснення господарської операції (закінчення відрядження або придбання необхідного товару).

Основні проводки за авансовими звітами співробітників

Для операцій з розрахунку з підзвітними особами використовують рахунок 71. Видача коштів проводиться за дебетом 71, витрачені кошти - по кредиту 71.

Яким чином необхідно відображати операції з розрахунку з підзвітними особами в обліку? Розглянемо типові проводки на прикладах.

Витрати на господарські потреби

Уявімо, що співробітник ТОВ «Престиж» отримав готівкові кошти в сумі 6250 руб., ПДВ 954 руб. для покупки паперу для підприємства. Фактично на папір було витрачено 7315 руб., ПДВ 1116 руб., Про що і було надано авансовий звіт.

Бухгалтер ТОВ «Престиж» оформить дану операцію в проводках таким чином:

71 50 Співробітник ТОВ «Престиж» отримав аванс на придбання паперу 6250 руб заяву співробітника 10 71 Фактичні витрати на придбання паперу враховані в складі собівартості придбаних матеріалів 7315 руб. авансовий звіт, що підтверджують документи (чеки, квитанції, накладні та інше) 19 71 Враховано ПДВ по придбаної папері 1116 руб. авансовий звіт, що підтверджують документи (чеки, квитанції, накладні та інше) 71 50 ТОВ «Престиж» здійснив доплату співробітнику (7315 - 6250) 1 065 руб. авансовий звіт, що підтверджують документи (чеки, квитанції, накладні та інше)

Можлива ситуація, коли витрати за договором оренди оплачуються готівкою, і бухгалтер підприємства щомісяця видає співробітнику кошти для внесення платежів. Видачі коштів в такому разі здійснюються по кредиту 60. Витрати ж відображаються за рахунком 44.

Витрати на відрядження

Припустимо, ТОВ «Глобал» відправило свого співробітника Симонова В.П. у відрядження в м Єкатеринбург на 11 днів. Перед від'їздом Симонов отримав аванс в сумі 27 500 руб. Повернувшись, Симонов подав до бухгалтерії авансовий звіт, де були вказані витрати:

• проїзд в обидва кінці (квитки) на суму 12 350 руб., ПДВ 1 884 руб .;
• проживання в готелі «Центральна» на суму 7200 руб., ПДВ 1094 руб .;
• добові згідно затверджених норм на суму 5500 руб.

Залишок невикористаних коштів (2450 руб.) Симонов повернув до каси ТОВ «Глобал».

В обліку ТОВ «Глобал» були зроблені такі проводки за витратами на відрядження :

71 50/1 Симоновим отриманий аванс на відрядження в Єкатеринбург 27 500 руб. наказ на відрядження, заяву Симонова В.П. 19 71 Враховано ПДВ 2978 руб. авансовий звіт Симонова В.П. 68 ПДВ 19 Відрахування ПДВ 2978 руб. авансовий звіт Симонова В.П. 10 71 Враховано витрати по відрядженню 25 050 руб. авансовий звіт Симонова В.П. 50/1 71 Повернення невикористаних коштів в касу ТОВ «Глобал» 2450 руб. прибутковий касовий ордер

Розрахунки з підзвітними особами є досить поширеними операціями. важко знайди бухгалтера, який хоча б раз не зіткнувся з видачею коштів співробітнику або з авансовим звітом. Головне, про що варто пам'ятати в даному випадку - уважність і скрупульозність при перевірці документів, що підтверджують факт і суму понесених витрат працівником.