1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Основні документи, необхідні для обліку документообігу
3. Допоміжні документи, необхідні для обліку документообігу
4. Облік електронного документообігу
5. Облік обсягу документообігу

Облік документообігу проводиться в відомчому архіві організації. Який набір облікових документів необхідно мати для обліку документообігу, розповімо в цій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Основне призначення облікудокументообігу компанії - фіксація загальної кількості ділових паперів і їх складу, а також моніторинг їх надходження і вибуття.

Крім того, облік дозволяє забезпечити належне збереження паперів і пошук необхідної інформації. Мінімальний компонент обліку називається одиницею зберігання. До неї може відноситься як окрема папір, так їх сукупність, зібрана під однією обкладинкою - т.зв. "Справа".

Основні документи, необхідні для обліку документообігу

Нижче ми наводимо список основних документів, які потрібно завести в архіві підприємства для забезпечення належного обліку документообігу .

• Опис справ постійного зберігання. Основне призначення даної ділової папери - поедінічно і сумарний облік справ. Якщо ваша організація здійснює передачу справ в державний чи муніципальний архів, тобто на державне зберігання, тобто вам потрібно скласти дану опис. Набагато більш поширеним є випадок, коли організація за законом може змінити термін зберігання паперів з постійного на термін в 10 або більше років. Іноді такий термін позначається як "до ліквідації підприємства". У цих випадках немає необхідності складати зазначену вище опис.
  
• Опис справ з особового складу
  
• Опис справ тимчасового зберігання (понад 10 років). До цієї опис включаються ділові папери з терміном зберігання понад 10 років.
  
• Опис справ тимчасового зберігання (менше 10 років). На практиці, цей папір часто не складається зовсім. Замість неї для обліку документообігу використовуються номенклатури справ для кожного конкретного року. Досить часто виникає ситуація, що частина паперів взагалі не передається в архів організації, а залишається в тих відділах, де вони були створені. Вони знаходяться там протягом усього терміну зберігання.
  
• Описи справ структурних підрозділів. На підставі цих документів здійснюється передача справ в архів організації, тобто вони є здавальними описами. Ще до того, як буде складено річний розділ загального опису справ організації, використовується дані облікові документи.
  
• Справа фонду. Історія підприємства і його фонду міститься в цій папці. До її складу входять різні акти (про знищення справ, про проведення перевірок, передачі справ до державного архіву і т.д.). Всі папери, що знаходяться в цій папці повинні бути розташовані в хронологічному порядку, в міру їх надходження. Обов'язковою умовою дотримання належної хронології є наявність в справі фонду внутрішнього опису і нумерації всіх сторінок справ.
  
• Паспорт архіву підприємства. Якщо ваша організація передає частину справ в державний чи муніципальний архів, тобто на державне зберігання, то наявність такого паспорта є обов'язковим.

Читайте також:

Допоміжні документи, необхідні для обліку документообігу

Лист-засвідчувач справи. Призначення даного паперу - здійснення кількісного обліку листів, що входять до складу справ, постійного або тимчасового зберігання. Як правило такий лист-засвідчувач складається і підшивається в папку в момент науково-технічної обробки ділових паперів, яка має на увазі їх підшивку в тверду обкладинку.

Книга обліку надходження та вибуття документів. Призначення книги - моніторинг надходження та вибуття документів в архіві підприємства протягом заданого періоду часу. Найчастіше контрольним періодом обліку руху документів є один календарний рік.

Лист фонду. Призначення даного паперу - фіксація змін в найменуванні організації, облік і нумерація описів справ, які вже зберігаються в архіві, а також облік надходження та вибуття архівних ділових паперів.

Реєстр описів. Призначення даного паперу - облік видів і кількості описів справ, які знаходяться на зберігання в архіві.

Облік електронного документообігу

Облік електронних документів (ЕД) і електронного документообігу здійснюється на підставі правил, затверджених локальними нормативними актами компанії.

У загальну облікову базу даних ЕД або в облікову картку ЕД вводяться відомості про кожну одиницю обліку ЕД.

У складі архівного фонду компанії облік ЕД здійснюється за відповідними описами, одиницям обліку та одиницям зберігання. Обсяг інформації, що зберігається в ЕД, вказується в мегабайтах (Мбайт).

У тому випадку, якщо інформаційний обсяг ЕД змінився в результаті конвертації файлу в інший формат або в результаті перезапису на інший носій, про це складається акт про міграцію і перезапису ЕД, де вказується новий обсяг. Всі зміни, внесені пізніше також фіксуються в новій підсумковій опису, аркуші фонду, а також в поданій до паспорта архіву пояснювальній записці.

Одиницею обліку ЕД є одиниця зберігання і комплекс таких одиниць зберігання, на яких здійснюється запис файлів або групи файлів, що представляють собою єдиний інформаційний або програмний об'єкт. Це може бути простий текст, гіпертекст, мультимедійний об'єкт, база даних, банк даних, база знань і т.п. Супровідна документація, що додається до ЕД, також є компонентом одиниці обліку ЕД.

Одиницею зберігання ЕД вважається фізично відокремлений носій інформації. Залежно від часу створення ЕД, такими носіями можуть бути дискети, CD-диски, жорсткі диски (вінтчестери), USB-накопичувачі (флеш-носії). До одиницям зберігання також відноситься супровідна документація до ЕД.

У момент надходження ЕД на зберігання в архів про це робиться відповідний запис у книзі обліку надходження і вибуття документів.

Кількість ЕД кожного надходження або вибуття вказується дробом: в од. обліку / од. хр. / Мб.

Допоміжними обліковими документами при обліку ЕД можуть бути журнал обліку надходження і вибуття ЕД, а також журнал обліку міграції та перезаписів ЕД.

Облік обсягу документообігу

Обсяг документообігу - кількість ділових паперів, які надійшли на підприємство протягом певного періоду часу, як правило за рік. Облік обсягу документообігу має основною метою - встановлення обсягу оброблюваної інформації і завантаження відділів і співробітників. Ця процедура необхідна для проектування діяльності компанії, оптимізації роботи служби ДОУ і вдосконалення діловодства.

облік обсягу документообігу в установі організується для встановлення умовного об'єму оброблюваної інформації і завантаження підрозділів і окремих працівників, отримання даних для проектування заходів щодо вдосконалення діловодства та вибору найбільш доцільних технічних засобів його механізації.

Слід зазначити, що при визначенні обсягу документообігу слід враховувати всі ділові папери.

Мається на увазі, що зміст, автор, адресат, кількість копій, наявність або відсутність реєстрації, число інстанцій, через які пройшла папір не повинні впливати на облік обсягу документообігу. Зрозуміло, що вихідні, вхідні та внутрішні ділові папери підлягають підрахунку окремо один від одного. Копії враховуються також окремо.

Таким чином, складання архівного опису справ і формування справи фонду є головними цілями проведення обліку документообігу компанії. У разі підготовки справ для передачі в державний чи муніципальний архів, тобто на державне зберігання, важливим моментом стане підготовка паспорта архіву організації.

Читайте також: