1. Робити самим або використовувати готові системи?
2. Суть рішення для Москомпріроди
3. Раз комп'ютер, два комп'ютер ...
4. "Перманентна розробка", або досвід промислової експлуатації
5. Оцінка якості виконання проекту
6. Що далі?
7. література

17.04.1997 Яна Стретович, Галина Філіпова, Дмитро Зубков, Людмила Ляшенко, Ірина Чуйко Робити самим або використовувати готові системи? Суть рішення для Москомпріроди Раз комп'ютер, два комп'ютер ... "Перманентна розробка", або досвід промислової експлуатації Оцінка якості виконання проекту Що далі? література

Сьогодні ефективне функціонування будь-якої структури державного управління вже неможливо без використання сучасних інформаційних технологій. Це обумовлено тенденцією до мінімізації чисельності співробітників організації, а також необхідністю оперативного прийняття управлінських рішень. Але при автоматизації основних виробничих функцій організації часто залишаються поза увагою питання автоматизації діловодства. Однак в ряді структур, зокрема в діяльності природоохоронних органів, це питання має принципове, економічне значення. Московський міський комітет охорони навколишнього середовища і природних ресурсів (Москомпрірода) - це, мабуть, одна з небагатьох організацій, де створення великих інформаційних систем почалося саме з системи автоматизації рутинних процесів діловодства.

Перш за все пару слів варто сказати про принципи створення інформаційної системи документообігу:

• принцип системності - між структурними елементами системи встановлені такі зв'язки, які забезпечують її цілісність і взаємодію з іншими системами;
• принцип відкритості - система створюється з урахуванням можливості поповнення та оновлення її функцій без порушення порядку функціонування;
• принцип сумісності - при створенні системи використовуються інформаційно-технологічні інтерфейси, завдяки яким вона може взаємодіяти з іншими системами;
• принцип стандартизації (уніфікації) - при створенні системи застосовуються типові, уніфіковані і стандартизовані рішення;
• принцип ефективності - в результаті розробки системи забезпечується раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати автоматизації документообігу.

Розробка і виробництво інформаційної системи автоматизації діловодства грунтувалися на існуючому в Москомпрірода порядку обробки кореспонденції. Все офіційне діловодство Москомпріроди є функціональним завданням Організаційного управління, яке здійснює облік вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх організаційно-розпорядчих документів і контроль за виконанням доручень керівництва Комітету. Процедура обробки кореспонденції включає наступні кроки:

• реєстрацію надійшла кореспонденції;
• отримання резолюції на який надійшов кореспонденцію;
• внесення резолюції і передача кореспонденції на виконання;
• контроль за терміном виконання кореспонденції;
• реєстрацію відповіді.

Кожен з наведених кроків в тому чи іншому вигляді присутня в будь-якій державній організації.

Робити самим або використовувати готові системи?

Перше питання, яке виникає в процесі створення системи документообігу - робити самим або використовувати готові програмні продукти? Вивчивши досвід декількох реалізацій, зупинилися на другому варіанті. Наступне питання: що ж вибрати? Сучасний ринок досить багатий пропозиціями - необхідно тільки конкретно знати кінцеву мету, яка повністю задовольняла б завданням користувача. Після ретельного аналізу і консультацій була вибрана технологія workflow, яка призначена для автоматизації потоків документів і виробничих завдань, що охоплюють підрозділи і окремих співробітників організації, і враховує правила, тимчасові масштаби і алгоритми вирішення управлінських завдань.

Технологія workflow дозволяє перевести аналітичні результати діяльності по реорганізації бізнес-процесів в практичну площину організації управлінської діяльності. Саме для проекту був узятий пакет Staffware компанії Staffware plc. (Великобританія), що спеціалізується на розробці автоматизованих систем класу workflow для комплексного вирішення завдань управління бізнес-процедурами, діловими операціями і документообігом. Пакет Staffware побудований на основі новітніх інформаційних технологій та може бути використаний в якому завгодно секторі ринку і при будь-яких концепціях і процедурах управління організацією. Реалізація в архітектурі клієнт-сервер задовольняє стандарту ISO на системи класу workflow.

За технологією Staffware [1] кожна регулярно повторюється управлінська функція представляється у вигляді процедури, що складається з окремих кроків і містить алгоритм виконання кожного кроку, а також опису порядку кроків. Конкретна реалізація управлінського процесу іменується варіантом процедур, з якими і мають справу користувачі системи. Побудова процедур здійснюється за допомогою графічного конструктора процедур. Кожному кроку процедури відповідає екранна форма, що містить деяку підмножину полів даних. Створення форм є прерогативою розробника процедур і здійснюється за допомогою графічного конструктора форм. В процесі виконання процедури Staffware накопичує завдання, відповідні окремими кроками процедури, і формує черги завдань різних типів як для кожного користувача, так і для груп користувачів. Для контролю та управління поточним станом виконання варіантів процедур в системі Staffware передбачені реєстраційні журнали та адміністративні звіти, що формуються автоматично.

В системі Staffware є кілька класів користувачів:

1. адміністратор системи, який відповідає за підтримку і збереження цілісності даних, що не відносяться до процедур, наприклад даних про користувачів;

2. розробник процедури, що відповідає за розробку, тестування і підтримку конкретної процедури;

3. власник процедури, що має право редагувати конкретну процедуру;

4. менеджер, який контролює виконання варіантів процедури за допомогою реєстраційних звітів і сервісних програм;

5. користувач, який має доступ до Staffware через чергу завдань, функцію запуску варіанти конкретної процедури і довідкову підсистему.

Технологія Staffware найкращим чином пристосована для розробки і виробництва промислових інформаційних систем документообігу: вона дозволяє робити "жорсткі" інформаційно-технологічні рішення при максимальній програмованість і зручність використання.

Суть рішення для Москомпріроди

Структура системи включає вісім основних функціонально виділених автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких орієнтовано на рішення специфічних завдань (рис. 1):



Малюнок 1.Організаціонний структура розподілу АРМ в "Москомпрірода".

• АРМ голови Москомпріроди - здійснення оперативного контролю за виконанням доручень, підготовки різних звітів і довідок;
• АРМ адміністратора системи - здійснення адміністративного управління роботою системи;
• АРМ з приймання та обробки вхідної кореспонденції, що надходить від юридичних осіб;
• АРМ з контролю за рухом і виконанням документів - оперативний контроль за рухом документів, поточний контроль за виконанням доручень керівництва Москомпріроди і підготовки адміністративних звітів;
• АРМ з видачі довідок та обробці листів і скарг громадян - оперативна видача звітів і довідок про рух документів, а також робота з листами та зверненнями фізичних осіб;
• АРМ з контролю виконання документів, що подаються в Москомпрірода на експертизу, - контроль проходження передпроектних, проектних та інших видів документів, які подаються на екологічну експертизу;
• АРМ по обробці вихідної кореспонденції;
• АРМ системного оператора - робоче місце чергового оператора, що забезпечує контроль функціонування системи і її системне адміністрування.

Програмне забезпечення системи виконує дві основні функції:

• автоматизацію процедури обробки та контролю за вхідною та вихідною кореспонденцією відповідно до прийнятого в Москомпрірода порядком обробки документів;
• забезпечення довідково-інформаційного супроводу процесу діловодства в Комітеті.

Програмне забезпечення для автоматизації процедури обробки та контролю за рухом документів розроблено з використанням процедурного мови Staffware і дозволяє послідовно виконувати набір ділових операцій, здійснюваних в процесі обробки пошукового образу документа, з моменту його приходу до Комітету до моменту відправлення відповіді.

Для кожного АРМ відповідно до виконуваними операціями розроблені комп'ютерні форми, що містять поля введення даних (в них заноситься інформація про документ, яка з'являється за час його обробки). Таким чином, в ході роботи системи автоматично формується пошуковий образ документа, який використовується для довідково-інформаційного супроводу процесу діловодства. Розроблені форми являють собою аналог паперових форм, які раніше переходили з рук в руки.

Поля введення даних на кожному робочому місці розділені на обов'язкові, необов'язкові, демонстраційні і MEMO:

• обов'язкові і необов'язкові поля виділяються різним кольором і є обов'язковими чи ні для введення на даному робочому місці;
• демонстраційні поля відображають поточні значення полів даних, які не можуть бути змінені на виконуваному кроці ділової процедури;
• поля типу MEMO призначені для зберігання текстів великого об'єму (наприклад додаткової резолюції керівника Комітету з обробки кореспонденції та ін.).

Процес обробки документів має таку структуру. На кожному АРМ існує своя чергу - перелік робіт, де присутні ідентифікатори документів, які очікують обробки. Ідентифікатори зберігаються в черзі робіт до тих пір, поки користувач не внесе в них необхідну інформацію і не перешле іншим користувачам. Обробка документа в системі завершується після виходу відповідного відповіді з автоматичним присвоєнням йому вихідного номера.

Програмне забезпечення дозволяє обробку вхідної кореспонденції (законодавчі акти, розпорядження вищих органів, кореспонденція до відома та ін.) Без підготовки вихідного відповіді, а також реєстрацію власної вихідної кореспонденції Комітету. В результаті роботи програмного забезпечення формується банк пошукових образів документів.

Обмін з базою даних Москомпріроди і пакетом Staffware здійснюється з використанням технології динамічного обміну даними (DDE).

Сьогодні інформаційно-довідкова система надає користувачеві наступні можливості:

• послідовний перегляд бази даних системи;
• швидкий пошук кореспонденції по вхідному номеру;
• фільтрацію даних для перегляду інформації, що задовольняє заданим умовам;
• друк обраної інформації;
• формування та друк нагадувань виконавцям про наближення терміну виконання і службі контролю про закінчення терміну виконання;
• формування та друк статистичних форм звітності;
• роботу з архівними базами даних;
• роботу з інформацією обмеженого доступу (в розширеному режимі);
• редагування помилково введеної інформації в базі даних (в розширеному режимі).

Інформаційно-пошукова система реалізована з використанням MS Fox Pro. Головне меню інформаційно-пошукової підсистеми представлено на рис. 2.



Малюнок 2.Основні меню інформаційно-пошукової підсистеми.

Раз комп'ютер, два комп'ютер ...

Програмно-технічний комплекс системи побудований з використанням архітектури клієнт-сервер і являє собою локальну обчислювальну мережу, що складається з файл-сервера, поєднаного з сервером додатків і автоматизованими робочими місцями користувачів. Сервер системи побудований на базі ПК, що працює під управлінням операційної системи UnixWare Application Server. Робочі місця користувачів представляють собою ПК, обладнані апаратним і програмним забезпеченням, яке відповідає важливість справ на них функціональних завдань. Локальна обчислювальна мережа побудована за стандартною технологією Ethernet 10Base-2 / 10Base-T і об'єднує комп'ютерну техніку, розташовану на двох поверхах будівлі. Комп'ютери підключені до поверховим концентраторів кабелем типу вита пара, а міжповерхове з'єднання концентраторів виконано з використанням тонкого коаксіального кабелю. При створенні кабельної системи застосовувався коаксіальний кабель (RG-58U) і кабель типу вита пара категорії 5 (UTP-5). Як поверхових концентраторів використано стандартне обладнання LinkBuilder II компанії 3Com.

Для забезпечення збереження і цілісності даних передбачено резервне копіювання даних і програмного забезпечення системи, а також дворівневий авторизований доступ.

• Захист входження користувачів до мережі. Кожен користувач має унікальне ім'я і пароль для доступу до мережевих дисків файл-сервера і сервера додатків.
• Захист входження користувачів в систему Staffware. Кожен користувач має унікальне ім'я і пароль для доступу до своєї черги робіт в системі документообігу.
• Двічі в день виконується збереження даних, процедур і системи в цілому в спеціальний каталог на сервері.
• Щодня здійснюється копіювання жорстких дисків сервера на магнітну стрічку.

"Перманентна розробка", або досвід промислової експлуатації

Рівень створеної інформаційної системи, універсальність використовуваних інформаційних технологій, а також міркування економічної доцільності підказали виправдало себе на практиці рішення - експлуатація інформаційної системи і її супровід були доручені розробнику. Паралельно з промисловою експлуатацією системи здійснювалася її доопрацювання зі збільшенням функціональних можливостей, серед яких необхідно особливо виділити:

• перехід на технологію поділюваних черг (груп користувачів) з фіксацією ідентифікатора користувача, який завершив процедуру обробки інформаційно-пошукового образу документа, в банку даних системи;
• повернення на контроль помилково випущених документів (функція адміністратора);
• спеціалізовану процедуру обробки вхідних документів: законодавчих, правових, нормативних та ін., які підлягають "особливому контролю";
• спеціалізовану процедуру обробки внутрішніх наказів і розпорядчих документів Москомпріроди;
• об'єднання баз даних по загальній кореспонденції, листів і звернень громадян в єдиний банк даних Організаційного управління.

Перераховані доопрацювання були продиктовані "життям" інформаційної системи і стали можливими тільки в результаті взаємодії фахівців розробника і Організаційного управління Москомпріроди на підставі практичної роботи з технологіями електронного документообігу.

Оцінка якості виконання проекту

Інформаційна система документообігу створювалася для підвищення ефективності роботи Організаційного управління Москомпріроди в частині обробки і обліку вхідних / вихідних документів.

Основа ефективної роботи співробітників Управління - наявність повної і достовірної інформації про документ. Реалізація проекту дозволила інтегрувати всю інформацію про кореспонденції в єдиному банку даних і організувати швидкий пошук і підбір необхідної інформації про документ. Тим самим підвищилася швидкість і надійність виконання завдання пошуку, а значить і ефективність роботи співробітників Управління. Важливим показником в оцінці роботи комп'ютерної системи автоматизації діловодства є ефективність реалізації функцій перереєстрації ( "переметка") документів, формування нагадувань виконавцям і отримання статистичної інформації про роботу з документами за будь-який часовий період (виконавська дисципліна), а також підготовки звітних форм про роботу Управління, які вимагали в минулому значного часу і зусиль.

Кроме цього, Впровадження технології workflow, яка предполагает Колективне роботу и взаємну відповідальність, підвіщіло взаємозамінність співробітніків, а реалізація проекту дозволила істотно підвіщіті Загальну комп'ютерну підготовку співробітніків організаційного управління, персоніфікуваті відповідальність за некваліфіковані Дії. Інформація діловодства стала доступнішою, підвіщілася якість ее ОБРОБКИ и достовірність, включаючі точність кодифікації документів. На рис. 3 приведена Діаграма динаміки Середніх термінів Виконання документів, поставлених на контроль. Чітко видно етап Впровадження системи (Перші 4 місяці), коли Збільшення відносного числа контрольованіх доручень керівніцтва Москомпріроді (фактичність Збільшення ОБСЯГИ та інтенсівності роботи віконавців) прізвело до Збільшення середньої трівалості їх Виконання. Наявність зручного і надійного "інструментарію" дозволило починаючи з 7 місяця, коли були підведені перші підсумки практичної роботи, скорочувати призначаються терміни виконання документів і домагатися їх дотримання.



Малюнок 3.Дінаміка середніх термінів виконання документів.

Важливо відзначити, що впровадження інформаційної системи призводить до поступової зміни функціональної структури Організаційного управління - більший упор робиться на смислове, змістовну роботу співробітників. Час, заощаджений на пошуку і підборі інформації (раніше на це йшли години), використовується тепер для підвищення ефективності і якості контролю виконання доручень керівництва Москомпріроди. При збереженні числа співробітників значно збільшився обсяг накопичуваної і оброблюваної інформації, підвищилася трудова дисципліна.

Впровадження інформаційної системи позначилося і на умовах обслуговування відвідувачів - тепер практично відсутні черги на здачу документів для реєстрації. Час відповіді на телефонний дзвінок про долю звернення визначається, в основному, точністю і коректністю поставленого питання. Система стала необхідним інструментом в руках співробітників Організаційного управління, причому більш необхідним, ніж звичайна ручка. Будь-яка, нехай навіть профілактична зупинка системи - майже трагедія для користувачів.

Що далі?

На основі запропонованого рішення в Центральному адміністративному окрузі Москви зараз функціонує типове автоматизоване робоче місце діловодства територіального відділення Москомпріроди. Відповідно до розробленої технологією двічі в день здійснюється обмін інформацією між Територіальним відділенням Москомпріроди і Організаційним управлінням з використанням каналів зв'язку МГТС. Інформаційний обмін дозволяє краще скоординувати взаємодію підрозділів центрального апарату Москомпріроди і його територіальних відділень, які існують у всіх адміністративних округах Москви. При цьому відпадає необхідність в значній кількості телефонних дзвінків і переговорів: необхідна і достовірна інформація доступна в будь-який час.

Після завершення дослідної експлуатації зазначена технологія буде тиражуватися на всі територіальні відділення Москомпріроди і на інші організації, які взаємодіють з Комітетом.

Розширення системи має на увазі включення в процес автоматизованого документообігу виробничих структурних підрозділів, що займаються питаннями Державної екологічної експертизи, нормування шкідливого впливу на навколишнє природне середовище, Державного контролю за виконанням природоохоронного законодавства Російської Федерації, питаннями ліцензування природокористування, справляння платежів за шкідливий вплив на навколишнє середовище міста, а також допоміжних служб Москомпріроди. Сьогодні ці підрозділи не мають єдиної комп'ютерної системи документообігу, що призводить до тривалих затримок у функціонуванні Комітету і, отже, до відчутних фінансових втрат.

Розширення системи передбачає введення робочих місць для всіх керівників Москомпріроди, при цьому збільшення функціональних можливостей системи буде досягнуто за рахунок:

• забезпечення можливості автоматизованої підготовки, узгодження проектів і розсилки в підрозділи Комітету внутрішніх розпорядчих документів;
• забезпечення оперативного доступу керівників структурних підрозділів Москомпріроди до єдиного банку даних системи;
• забезпечення можливості комп'ютерного взаємодії між підрозділами Москомпріроди;
• забезпечення можливості автоматизованої підготовки проектів виходять з Комітету документів в електронному вигляді;
• організації та використання можливостей комп'ютерного факс-сервісу.

До складу системи будуть включені єдиний банк даних по природокористувачів, банк даних по актам накладення адміністративних стягнень, об'єднаний банк даних за результатами Державного контролю за виконанням природоохоронного законодавства і ряд інших. Інформаційною базою для наповнення цих банків даних служитиме кореспонденція та матеріали, що надходять до Комітету, а також матеріали, що формуються в процесі його діяльності. До моменту закінчення другого етапу кількість робочих місць в системі перевищить 30.

Важливо відзначити, що всі робочі місця включаються в процес автоматизованого контролю виконання документів і мають доступ до ресурсів інформаційно-пошукової підсистеми Організаційного управління. В процесі розвитку інформаційної системи документообігу Москомпріроди основна увага приділяється:

• інтеграції інформаційних і організаційних процесів, технічних, програмних і методичних засобів;
• поглибленню взаємодії оператора і комп'ютера на основі діалогових методів і засобів, автоматизованих робочих місць;
• мінімізації паперового документообігу, переходу до інформаційного обміну засобами комп'ютерних телекомунікацій;
• максимальної автоматизації формування проектів самих документів на основі безпаперової технології;
• гнучкості створюваної системи, її здатності адаптуватися до умов, що змінюються документообігу Москомпріроди.

література

[1] Дм. Зубков. Staffware - система управління документообігом . Відкриті системи # 1, 1997, сс. 45-49