Базові функції:

1. Розробка та впровадження методології управління проектами і контроль дотримання методології управління проектами
2. формування реєстру проектів та зведеної звітності по проектам
3. допомога в плануванні та контроль за реалізацією окремих проектів за запитом або на постійній основі

Розширені функції:

1. забезпечення роботи Проектної комітету (якщо створений в організації / підрозділі)
2. централізоване виділення керівників або адміністраторів проектів (якщо вирішено їх утримувати не в функціональних підрозділах, а в PMO)
3. вибір, впровадження, підтримка і розвиток інформаційної системи планування та моніторингу проектів (якщо потрібна ІС)
4. впровадження і підтримка системи стимулювання учасників проектної діяльності (якщо за завдання відповідає не підрозділ по персоналу)
5. організація навчання проектному управлінню або безпосередньо навчання (якщо за завдання відповідає не підрозділ по персоналу)
6. аудит проектів (може проводитися також службою внутрішнього аудиту)
7. управління знаннями в галузі управління проектами (збір, аналіз, узагальнення та поширення знань між учасниками проектної діяльності)
8. портфельний управління (контроль відповідності проектів стратегії організації / підрозділу, забезпечення формування портфеля проектів, його балансування і моніторинг)

Рівні Проектних офісів в організації

Крім поділу функцій на базові та розширені, PMO відрізняються за рівнями управління в організації. Можна виділити 3 рівня PMO:

1. Рівень організації (Центральний Проектний офіс)
2. Рівень підрозділу (Функціональний Проектний офіс)
3. Рівень програми / проекту (Проектний офіс програми / проекту)

Рівень організації. На рівні організації створюється Центральний Проектний офіс (ЦПО) - підрозділ, що організує планування і контроль проектної діяльності, методологічну та адміністративну підтримку, розвиток проектно-орієнтованої системи управління в організації, портфельний управління, управління окремими крос-функціональними проектами і програмами.

Рівень підрозділу. На рівні підрозділу створюється Функціональний Проектний офіс (ФПО) - підрозділ, що відповідає за функції, перераховані вище для ЦПО, тільки в частині конкретного функціонального підрозділу. ФПО створюються досить часто в ІТ-блоці і блоці капітальних проектів, рідше в інших підрозділах. У разі, якщо існує ЦПО, то з функцій ФПО виключаються загальні методологічні завдання, хоча можуть залишатися методологічні завдання, пов'язані зі специфікою проектів ФПО (наприклад, ІТ-проекти і будівельні проекти мають свій життєвий цикл і документи).

Рівень програми / проекту. На рівні великих програм / проектів також створюються свої Проектні офіси. Їх функціонал зазвичай ще більш вузький, ніж для ФПО і націлений в специфіку програми / проекту.

Склад Проектної офісу

В організаційній структурі компанії позиція керівника Проектного офісу визначається зазвичай на рівні заступника керівника або директора департаменту.

Склад PMO може включати наступні ролі (залежить від виконуваних завдань):

• керівник
• методолог
• менеджер з планування
• менеджер по звітності
• адміністратор Проектної комітету
• керівник проектів
• адміністратор / координатор / куратор проектів
• функціональний адміністратор інформаційної системи управління проектами
• адміністратор системи стимулювання учасників проектної діяльності
• менеджер з навчання
• тренер
• аудитор
• фахівець з портфельного управління
• фахівець з розподілу ресурсів (між проектами в портфелі)

При створенні Проектної офісу зазвичай формується команда з 2-3 чоловік: керівник, методолог, фахівець з планування та звітності. Подальший розвиток PMO залежить від цілей і завдань.