До Інструкції про службові відрядження недавно були внесені зміни (наказ МФУ від 07.07.2012 р № 807), які торкнулися, в тому числі, розміру добових, що виплачуються працівникові за час відрядження. Для початку згадаємо, що представляють собою добові витрати, в якому розмірі і за яких умов вони виплачуються, як відображаються в податковому та бухгалтерському обліку , А потім розглянемо новації, запроваджені наказом № 807.

Добові: що це?

Згідно з Інструкцією про службові відрядження (затв. Наказом МФУ від 13.03.1998 р №59) добові - це витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, направленого у відрядження (п. 16 розділу I).

Розмір добових, порядок розрахунку

Правила розрахунку суми добових витрат для відряджень у межах України та за кордон дещо відрізняються.

1. Відрядження по Україні

Пункт 16 розділу I Інструкції про службові відрядження для визначення розміру добових відсилає нас до постанови Кабміну від 02.02.2011 р №98. Сума таких витрат для відряджень по Україні на дату написання статті становить 30 грн. на добу. Однак, норми даного Постанови поширюються на державних службовців і працівників підприємств і організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів.

Як же бути звичайним, небюджетним, підприємствам ?

Вони самостійно визначають норми добових, що виплачуються працівникам, оскільки обмеження для них відсутні. Норми можуть бути закріплені, наприклад, в документі під назвою «Положення про службові відрядження» і затверджені наказом керівника підприємства. Орієнтиром може бути сума, встановлена ​​Постановою № 98 (30 грн.), Або величина, зазначена п. П. 140.1.7 податкового кодексу (ПКУ) - 0,2 розміру мінімальної зарплати , Встановленої на 1 січня звітного року. Виплата будь-який інший суми також буде правомірною. Необхідно тільки враховувати, що перевищення величини з п.п. 140.1.7 ПКУ призведе до негативних податкових наслідків. Але про це - трохи пізніше. Також, на думку автора, підприємство не може виплачувати добові в розмірі меншому, ніж сума, передбачена Постановою № 98 - це мінімальна державна гарантія, яка поширюється на працівників підприємств усіх форм власності.

Добові виплачуються працівникові за кожен день перебування у відрядженні, включаючи вихідні дні, а також святкові та неробочі.

Днем вибуття працівника у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспорту, а днем ​​прибуття - день, коли прибуває транспорт. При відправленні транспортного засобу до 24 годин днем ​​вибуття вважається поточна доба, а після 0 годин - такі. За таким же алгоритмом визначається і день прибуття.

День вибуття і день прибуття до місця відрядження зараховуються як два окремих дня.

Якщо працівник їде в одновневную службову поїздку або в населений пункт, відстань до якого дозволяє щодня повертатися додому, добові виплачуються як за повну добу.

Згідно з Інструкцією добові виплачуються при дотриманні наступних умов:

1. Наявність наказу на відрядження, виданого керівником підприємства. Як правило, це - директор, але посаду керівника відповідно до статуту підприємства може називатися і по-іншому.

2. Наявність первинних документів, що підтверджують факт відрядження. Такими документами, зокрема, вважаються транспортні квитки та рахунки на проживання в готелі.

Якщо працівник затримався у відрядженні без поважної причини, добові за період затримки йому не виплачуються.

Недержавні підприємства можуть виплатити працівникові добові і без належного документального підтвердження. Однак, забігаючи наперед, відзначимо, що в цьому випадку виникають проблеми з податковими витратами та ПДФО.

2. Закордонні відрядження

Згідно з Постановою №98 добові витрати за час відрядження за кордон складають 250 грн. Але це стосується бюджетників. Гранична сума для цілей податкового обліку (докладніше - далі): 0,75 мінімальної зарплати на 1 січня звітного року (п. П. 140.1.7 ПКУ). Також, як і в відношенні відряджень по Україні, для відряджень за кордон недержавні підприємства мають право самостійно встановлювати розмір добових, при бажанні орієнтуючись на зазначені вище показники.

Час перебування у відрядженні визначається:

- для країн, з якими встановлено візовий режим, - згідно з наказом про відрядження та відмітками в закордонному паспорті;

- для країн, в'їзд в які дозволено без віз, - згідно з наказом та відповідними первинними документами.

Якщо немає наказу та відміток у паспорті (в тих випадках, коли позначки необхідні), добові не відшкодовуються.

Розділ III Інструкції №59 містить правила розрахунку і виплати добових в різних ситуаціях, що виникають під час закордонних відряджень. У даній статті переказувати всі його положення ми не будемо. Однак, якщо Ви маєте справу зі службовими поезкой за кордон - як бухгалтер, або в якості відрядженого працівника, - незайвим буде уважно вивчити цей розділ.

Податковий облік

1. Податок на прибуток

Згідно з п.п. 140.1.7 ПКУ добові відносяться до податкових витрат у сумі, що не перевищує:

а) Для відряджень по Україні - 0,2 розміру мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня звітного року . У 2012-му році це - 1073 грн. х 0,2 = 214,60 грн.

б) Для закордонних відряджень - 0,75 розміру мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня звітного року. У 2012-му році - 1073 грн. х 0,75 = 804,75 грн.

Сума, яка перевищує зазначені величини, в витрати не йде.

Добові, як і інші витрати на відрядження, відносяться до витрат за умови зв'язку даної відрядження з діяльністю підприємства. Такий зв'язок підтверджується документами:

- запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства;

- договір або контракт;

- домовленість про наміри;

- документи, що підтверджують участі працівника в переговорах, конференціях, симпозіумах та інших заходах, пов'язаних з діяльністю підприємства;

- інші документи.

Сума добових для віднесення до витрат в податковому обліку визначається в порядку, аналогічному викладеному в Інструкції №59:

- для відряджень у межах України та в країни з безвізовим режимом - на підставі наказу керівника підприємства і первинних документів;

- для відряджень до країн, для в'їзду в які необхідні візи - на підставі наказу керівника і відміток в закордонному паспорті.

2. ПДФО

Якщо добові не більше ніж передбачено п.п. 140.1.7 ПКУ, податок на доходи фізичних осіб не утримується. Понадлімітна сума обкладається ПДФО . Про це свідчить п.п. 170.9.1 Кодексу.

Варто зазначити: для того, щоб добові включалися не обкладалися ПДФО (навіть в межах норм), повинні бути дотримані викладені вище вимоги до документального оформлення відряджень:

- наявність наказу;

- наявність первинних документів;

- відмітки у закордонному паспорті.

3. ЄСВ

Оскільки добові не включаються до фонду оплати праці (Інструкція зі статистики заробітної плати, затв. Наказом Держкомстату від 13.01.2004 р №5), вони не є об'єктом нарахування та утримання ЄСВ.

Бухгалтерський облік

Добові відображаються в бухгалтерському обліку в складі витрат на відрядження працівників підприємства:

1. Видано аванс на відрядження з каси підприємства (в тому числі добові):

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» К-т 301 «Каса»

2. Керівником затверджений звіт працівника про використання коштів, виданих на відрядження:

Д-т 91 «Загальновиробничі витрати» - відрядження загальновиробничого персоналу (начальники цехів, дільниць і т. Д.),

Д-т 92 «Адміністративні витрати» - співробітників апарату управління,

Д-т 93 «Витрати на збут» - фахівців відділів збуту, маркетингу

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Зміни до Інструкції про службові відрядження

Отже, розглянемо, що ж змінилося в Інструкції після видання Мінфіном наказу від 07.07.2012 р �� 807?

1. П. 8 розділу I доповнено абзацом, згідно з яким дати вибуття працівника у відрядження і прибуття з нього в транспортних квитках повинні відповідати цим датам в наказі про відрядження.

2. Зарплата працівникові нараховується за всі робочі дні тижня згідно з графіком, установленим за місцем постійної роботи. При цьому її розмір не може бути нижче середнього заробітку (п. 14 розділу I).

3. П. 1 розділу II Інструкції (відрядження в межах України) передбачено, що термін службової поїздки не може перевищувати 30 днів. Тепер в ньому з'явилося доповнення: «за винятком випадків, передбачених постановою КМУ від 02.02.2011 р №98».

4. Виключені спеціальні обмеження щодо термінів відряджень, які були встановлені (абз. 3-5 п. 1 розділу II) для:

а) працівників, які направляються для проведення монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт;

б) співробітників контрольно-ревізійної служби;

в) наукових і науково-педагогічних працівників.

5. У п. 5 розділу II з'явилася наступна норма: якщо приймаюча сторона забезпечує працівника безкоштовним харчуванням, або вартість харчування включено до рахунка на проживання без зазначення конкретної суми, добові відшкодовуються у відсотках добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови КМУ від 02.02. 2011 р №98 (на сьогоднішній день - 30 грн.):

- 80% - при одноразовому харчуванні;

- 55% - при дворазовому;

- 35% - при триразовому.

Схожа норма і раніше була (і є) в Інструкції, тільки в розділі III, що регулює правила закордонних відряджень (п.п. «д» п. 16.2).

Оскільки, як уже зазначалося вище, постанова №98 поширюється на держслужбовців і працівників підприємств і організацій, які фінансуються за рахунок бюджетних коштів, я вважаю, що ці обмеження не стосуються працівників звичайних, недержавних підприємств.

Не виключено, що представники податкових органів будуть наполягати на тому, що для віднесення добових до витрат і неоподаткування ПДФО на ці відсотки в зазначених вище випадках потрібно множити граничні величини, встановлені п. П. 140.1.7 ПКУ. Однак, правомірність такої вимоги є сумнівною - адже Кодексом це не передбачено!

6. Відповідно до п. 1 розділу III термін закордонного відрядження не може перевищувати 60 днів. Тепер в ньому з'явилося доповнення: «за винятком випадків, передбачених постановою КМУ від 02.02.2011 р №98».

Зміни до Інструкції набирають чинності з дня офіційного опублікування наказу №807.