1. Що це таке і для чого цей документ потрібен?
2. Правила оформлення
3. порядок заповнення
4. Окремі нюанси складання
5. Покрокова інструкція заповнення АТ в програмі 1С (версія 8.2 і 8.3)

Підзвітні суми вимагають точного контролю. Саме для цієї мети застосовується авансовий звіт.

З його допомогою бухгалтерія встановлює цілі витрачання коштів і їх документальне підтвердження, а також наявність залишку або перевитрати і характер подальшого розрахунку з підзвітною особою.

Що це таке і для чого цей документ потрібен?

Авансовий звіт (потім по тексту - АТ), перш за все, є первинним документом, в якому підзвітна особа відображає напрями витрачання коштів, виданих йому, і підтверджує зазначені витрати документами.

Також в цьому документі знаходить відображення безліч іншої інформації, зокрема:

І досягнення всіх цих цілей можливо лише при грамотному і своєчасному складанні авансового звіту.

Правила оформлення

завантажити бланк авансового звіту (форма АТ-1).

Авансовий звіт може бути оформлений, як на паперовому носії від руки або виведений на паперовий носій за допомогою програмного забезпечення, так і в електронному вигляді.

Але це більш складний варіант, оскільки:

• для оформлення електронного документа буде потрібно допуск багатьох осіб до бази даних;
• для підписання такого документа необхідні всім сторонам електронні підписи і електронний документообіг, оскільки АТ необхідно обійти відразу декількох осіб - головного бухгалтера або бухгалтера, керівника і касира.

Заповнювати АТ повинно підзвітну особу в одному екземплярі. Про це прямо сказано в Вказівці Банку Росії від 11.03.14г. №3210-У: особа, витрачати гроші в інтересах компанії, повинна пред'явити бухгалтеру або головному бухгалтеру авансовий звіт на перевірку з усіма документами, які підтверджують вироблені зазначеною особою витрати.

Але підзвітна особа заповнює тільки свою частину документа. А бухгалтерія після перевірки авансового звіту - свою частину, де необхідно проставляти проводки, позначати рішення з приводу прийняття витрат до обліку, і т.д. Однак на практиці авансовий звіт складає бухгалтерія і це не є порушенням - адже сам документ представлений, витрати в ньому підтверджені документами, підписи стоять і звіт затверджений.

Незважаючи на те, що в Вказівці №3210-У не встановлено, яка саме форма повинна бути у авансового звіту, на практиці пропонується два її варіанти:

• власна розробка підприємства на підставі закону Про бухоблік №402-ФЗ;
• уніфікована форма, яка зараз не є обов'язковою, затверджена Держкомстатом РФ у своїй Постанові №55 від 01.08.01г. Однак слід врахувати, що в даному Постанові зазначено: АТ є документом, призначеним для обліку грошових коштів. А значить, по більшій мірі авансовий звіт - документ касовий, а не бухгалтерський. І буде доцільніше і простіше використовувати вже готову форму, а не розробляти її самостійно.

АТ повинен бути наданий підзвітною особою протягом 3-х робочих днів (і не довше) зі спливом строку, на який було видано йому за заявою грошові кошти, або з дати виходу його на роботу. Термін здачі звіту затверджується зазвичай в Облікової політиці підприємства. А термін здачі конкретного звіту, не суперечачи того, який затверджений в Облікової політиці компанії, встановлюється, коли керівник підприємства підписує заяву на видачу грошей під звіт. У цьому документі вказується термін, на який ці кошти видаються.

АТ пред'являється або в бухгалтерію, або керівнику підприємства.

Зразок заповнення авансового звіту

Підписується документ декількома особами:

• підзвітною особою - при складанні та здачі документа;
• бухгалтером або головним бухгалтером - за фактом прийняття документа і після його перевірки;
• керівником - після перевірки бухгалтерією;
• бухгалтером або касиром - за фактом отримання залишку або видачі перевитрати підзвітних сум. Видача нових сум під звіт можлива, тільки якщо була повністю погашена заборгованість за раніше виданими цими сумами.

Як тільки авансовий звіт перевірений, він приймається до обліку. Зберігається цей документ, як правило, в бухгалтерії і не менше 5-ти років.

Про те, що таке авансовий звіт і правила його заповнення за допомогою 1С8.2, розказано в наступному відеомюжете:

порядок заповнення

Перш за все, проставляється номер і дата документа. Номер має надати бухгалтерія, а дата документа - день його заповнення (а не здачі!).

Потім підзвітну особу на титульному аркуші проставляє то, що знає точно:

• Найменування компанії;
• структурний підрозділ, в якому працює (якщо на підприємстві є таке розподіл);
• своє прізвище повністю, а ім'я та по батькові ініціалами;
• професію або посаду;
• підставу видачі авансу. Зазвичай пишуть «на господарські потреби» або «на відрядження»;
• розмір попереднього авансу, якщо він не погашений перед підприємством, або про наявність заборгованості, навпаки, самого підприємства перед підзвітною особою;
• далі вказується розмір суми, виданої під звіт і по якій АТ складається. У разі якщо підзвітна сума видавалася у валюті, то її проставляють на титульному аркуші у відповідній графі «в валюті (довідково)». Справа в тому, що бухоблік в Росії ведеться тільки в рублях, а значить, якщо під звіт видавалася валюта, то всі її рух в авансовому звіті повинні відображатися в рублях. Перерахунок валюти здійснюється на дату складання АТ за курсом Банку Росії, що діє на цю дату;
• після цього підзвітна особа приступає до заповнення зворотного боку АТ, де прописує всі документи (їх найменування, дати складання і номера) окремо, суми за кожним документом в рублях і копійках (і в валюті при необхідності);
• далі підводиться підсумок витрачання коштів в рублях і валюті, і ставиться підзвітною особою підпис. Що стосується розділів на зворотному боці АТ «Сума витрат, прийнята до обліку» і «Дебет рахунки» - вони заповнюються бухгалтерією;
• на титульному аркуші після підведення підсумків підзвітна особа проставляє кількість документів, яких докладають до АТ, і кількість листів, на яких вони представлені. Також йому доведеться вивести залишок або перевитрата. Але, як правило, це робить бухгалтерія.

Перед тим як почати перевірку АТ, за фактом прийняття документа бухгалтер повинен обов'язково заповнити відривну розписку і передати її підзвітній особі.

Все решта розділи повинна заповнити бухгалтерія. Причому, починається заповнення зі зворотного боку авансового звіту, де спочатку перевіряються всі зроблені записи шляхом звірення їх з підтверджуючими документами.

Далі проставляються кореспондуються рахунки, а вже на титульній стороні заповнюється:

• ОКПО підприємства;
• табельний номер співробітника;
• робляться повні проводки з загальними сумами по рахункам;
• ставиться кінцева сума до затвердження за даними перевірки.

Як тільки керівник підтвердив авансовий звіт, за ним проводять остаточний розрахунок.

Окремі нюанси складання

Залежно від причини витрачання підзвітних коштів в графі «Призначення авансу» ставиться або «на господарські цілі», або «на відрядження».

Виходячи з цього, перелік документів, що підтверджують витрачання грошей, в разі відрядження буде доповнений квитками. Добові, які видані особі, що, не включаються до складу авансового звіту, а видаються зазвичай окремим видатковим касовим ордером . В іншому випадку, в авансовому звіті доведеться відобразити і добові.

Якщо при витрачанні коштів на господарські потреби, в якості підтвердження оплати була видана квитанція до прибуткового касового ордеру , То в авансовому звіті слід проставити наступну проводку:

Д 60 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками» К 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

До цієї квитанції повинні бути обов'язково включені накладні (наприклад, ТОРГ-12 ), рахунки , рахунки-фактури . Якщо їх немає, або вони надійшли раніше і підзвітна особа просто розраховувалося за вже вчинений правочин, або ці документи ще не надійшли на підприємство. І тоді ця витрата буде відображатися, як аванс постачальнику до тих пір, поки документи на товари, продукцію або роботи не прийдуть в бухгалтерію.

У разі якщо є перевитрата коштів, то на них заповнювати заяву підзвітній особі не потрібно. Але рекомендується додати пояснювальну від підзвітної особи за фактом допущеного їм перевитрати коштів. Дана пояснювальна пишеться в довільній формі. Сигналом до розрахунку буде твердження авансового звіту керівником. В іншому випадку, при отриманні наступного разу грошей під звіт, співробітнику доведеться в авансовому звіті вказувати переходить суму перевитрати. Причому, зробити внутрішній залік за сумами він не зможе. Тобто при наявності залишку по інший підзвітною сумою, доведеться вказувати одночасно і поточний залишок, і переходить перевитрата. Але до тих пір, поки керівник не затвердить АТ з перевитратою.

Покрокова інструкція заповнення АТ в програмі 1С (версія 8.2 і 8.3)

Для заповнення АТ слід зайти спочатку у вкладку «Каса» або в «Виробництво» - цей документ є і там, і там. Далі слід натиснути на «Авансовий звіт» - з'явиться порожній журнал або вже з документами. У цьому журналі є кнопка «Додати». Ця кнопка дозволяє відкрити новий звіт. Як тільки відкрився новий звіт, відразу видно, що в ньому вже проставлена ​​організація і дата заповнення.

Рядок «Фізична особа» (підзвітна особа) заповнюється через список співробітників.

У вкладці «Аванс» вказується сума, яка була видана цій особі під звіт. Для цього слід вибрати зі списку один з документів, за яким видавалися кошти. Цей список з'являється при натисканні на порожню рядок. За допомогою обраного з цього списку документа можна потрапити в їх перелік і додати до авансового звіту кнопкою «Вибрати».

У рядку «Призначення» (нижче, у вкладці «Аванс») потрібно вписати «господарські витрати» або «відрядження».

У вкладці «Товари» слід шляхом додавання рядків занести усі товари, які були придбані підзвітною особою. Додаються рядки через однойменну кнопку. Ціна, кількість, наявність податків і інші реквізити проставляються з документів, на підставі яких складається даний звіт.

Проведення проставляються автоматично, але потрібно перевірити їх правильність.

Вкладка «Оплата» використовується тільки тоді, коли підзвітна особа виробляло оплату, а не покупку товарів, наприклад, за Інтернет, телефон, і т.д.

Вкладу «Інше» використовується, якщо співробітник їздив у відрядження.

Далі заповнений звіт потрібно провести - натисканням кнопки «ОК» у вкладці «Аванс». Після цього документу відразу присвоюється порядковий номер. І тепер його можна роздрукувати.

Порядок заповнення авансового звіту в 1С 8.3 викладено в наступному відео уроці: