Бланки трудових книжок: як враховувати

З даної консультації ви дізнаєтесь: про облік трудових книжок бюджетних установ.

Загальні правила
Трудова книжка - це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж роботи, а також дозволяє керівнику при прийомі на роботу мати уявлення про досвід роботи працівника.
Нагадаємо, що питання ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і обліку регулюються нормами:
• постанови КМУ від 27.04.93 р № 301 «Про трудові книжки працівників» (далі - Постанова № 301);
• Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р № 58 (далі - Інструкція № 58).
Зразки бланків трудової книжки і вкладиша до неї затверджені Постановою № 301.
Як передбачено п. 2 Постанови № 301, трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.
При влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Зауважимо, що без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше. З огляду на це, бюджетні установи для забезпечення трудовими книжками тих, хто влаштовується вперше на роботу, можуть набувати їх відповідно до законодавства в межах кошторису.
Відповідно до пп. 2 пп. 2.2.1 п. 2.2 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.12 р № 333, по КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» здійснюється придбання та виготовлення бланків дипломів, свідоцтв, посвідчень, грамот , класних журналів, бухгалтерських, статистичних та інших бланків. Відповідно придбання бланків трудових книжок має здійснюватися за вказаним кодом бюджетної класифікації.
Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, а при звільненні працівників видаються їм під розписку в журналі обліку (п. 3 Постанови № 301).
Серед інших положень Інструкція № 58 визначає порядок проведення розрахунків за трудові книжки та їх зберігання, а також облік трудових книжок.

Розрахунки працівників за трудові книжки
При виписці трудової книжки або вкладиша до неї або дубліката трудової книжки з працівника установою стягується сума в розмірі її вартості (п. 6.1 Інструкції № 58).
Отримана бюджетними установами від працівників вартість трудової книжки може бути віднесена на відновлення касових видатків за умови придбання трудових книжок в поточному бюджетному періоді. Правила відображення в звітності операцій по відновленню касових видатків визначено п. 3 Порядку складання фінансової, бюджетної та іншої звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.12 р № 44.
Якщо трудові книжки були придбані в минулі роки, то бюджетна установа повинна перерахувати суму до відповідного бюджету (за рахунок якого вона утримується).
Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості (п. 6.1 Інструкції № 58).

Облік трудових книжок
Відповідно до п. 7.1 Інструкції № 58 бюджетною установою ведеться така документація щодо обліку бланків і заповнених трудових книжок:
• Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них типової форми № П-9, затвердженої наказом Мінстату від 27.10.95 р № 277 (далі - Наказ № 277). В цю книгу вносяться всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерською службою установи;
• Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них типової форми № П-10, затвердженої Наказом № 277. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані працівникам вперше. Книга ведеться підрозділом кадрів або іншим підрозділом установи, які здійснюють оформлення прийому і звільнення працівників.
Тобто бюджетна установа відповідно до вищезазначених актами законодавства має забезпечити бухгалтерський облік бланків трудових книжок і вкладишів до них і управлінський облік руху трудових книжок і вкладишів до них.

висновки
Бланки трудових книжок відповідно до законодавства належать до бланків суворої звітності. З огляду на це, керівником бюджетної установи забезпечується як бухгалтерський облік бланків трудових книжок і вкладишів до них, так і управлінський облік руху трудових книжок.

Повний текст у безкоштовному доступі см. в "Баланс-Бюджет" № 36 , Який виходить з друку 05.09.16 р