Кожна організація, що займається торговельними операціями купівлі-продажу товарів, зобов'язана реєструвати всі рухи готівкових коштів. Відображення здійснюється за спеціальними документами: прибутковий касовий ордер (ПКО) і видатковий касовий ордер (ВКО). В обов'язковому порядку щодня ведеться касова книга за формою КО-4. Тут повинні бути зафіксовані всі операції видачі і отримання готівки. Оформлення та заповнення кожного аркуша книги відбувається двічі. Один лист для звітності касиру, а другий для касової книги. При веденні книги вручну все листи попередньо прошиваються і опечатуються. Набагато зручніше вести цей облік в програмі 1С 8.3 Бухгалтерія

Касова книга - це, по суті, звіт, який формується автоматично натисненням однієї клавіші за первинними документами надходження та витрати готівкових коштів, зареєстрованих в програмі.

Щоб звіт працював коректно, потрібно зробити деякі налаштування. Переходимо на вкладку програми «Банк і каса», розділ «Каса» і відкриваємо журнал «Касові документи»:

Натискаємо на кнопку «Касова книга» у верхній частині панелі і потрапляємо в форму звіту.

Тут є лише два параметри, які потрібно вказати для формування: період і організація. У разі, коли облік ведеться по одній організації, назва буде вже відображено. Якщо по декількох організаціях, наприклад при оренді 1С , То необхідно заповнити поле вірним значенням шляхом вибору з довідника. Параметр «Період» можна поставити будь-яке в разі потреби, все одно на кожен день сформується окремий касовий лист:

Щоб потрапити в розділ установки додаткових параметром відображення касової книги, потрібно натиснути клавішу «Показати налаштування».

Тут є кілька пунктів:

• Книга формується - необхідно встановити «За основної діяльності» або «За діяльністю платіжного агента».

• Формувати обкладинку і завершальний лист - наголошується галочкою. Даний параметр встановлюється для формування касової книги в кінці звітного періоду (року). На титульному аркуші виведуться дані про організацію, а на останньому відіб'ється загальна кількість аркушів. Всі листи в обов'язковому порядку прошиваються і завіряються печаткою і підписом головного бухгалтера і керівника.

• Виводити підстави касових документів - наголошується галочкою. Якщо встановити, то в книзі по кожному зареєстрованому документу відіб'ється інформація, на підставі чого видано або отриманий.

• Нумерація аркушів касової книги - поле є буде при формуванні не з початку звітного періоду (року), а з більш пізніх дат. Якщо частково книга вже формувалася, можна вказати номер листа для продовження нумерації.

• Касир і бухгалтер - тут відображаються прізвища відповідальних осіб, зазначених в обліковій політиці організації. При необхідності можна вибрати з довідника.

Після зроблених налаштувань натискаємо клавішу «Сформувати», і на екрані виводиться заповнений звіт «Касова книга»:

У звіті за кожним касовим документом виводиться інформація: від кого отримано або кому видано. Так само, при зазначеному висновку підстави, відображається безпосередньо сама підстава. За співвідношенням заповнюються колонки: номер кореспондуючого рахунку (субрахунку), надходження та витрачання готівкових грошових коштів. На кожному аркуші зазначається дата формування, порядковий номер аркуша, підсумкова сума за день, залишок грошей на початок і кінець робочого дня. Все обов'язково завіряється підписом касира. Висновок кожного аркуша відбувається автоматично в двох примірниках. Друк касової книги здійснюється за однойменною клавіші. Даний звіт можна зберегти в електронному вигляді, так як в програмі він не зберігається, як і будь-який інший звіт, а формується в разі потреби.