1. Хто на підприємстві займається веденням діловодства
2. Покрокові рекомендації з оформлення
3. Обов'язкові документи кадрового діловодства
4. Збір і вивчення установчих документів
5. Оформлення переліку документів
6. Оформлення на роботу директора
7. Складання локальних нормативних актів
8. Розробка типового зразка трудового договору
9. Підготовка документів обліку
10. Призначення відповідального за ведення трудових книжок
11. Оформлення на роботу співробітників

На будь-якому навіть самому маленькому підприємстві є працівники, а значить, є необхідність ведення різної кадрової документації.

У компаніях, що існують давно на ринку, зазвичай кадрове діловодство добре налагоджено, а ось у новостворених організаціях потрібно створювати всі нуля.

Хто на підприємстві займається веденням діловодства

Як правило, веденням кадрового діловодства та оформленням всіх документів займаються співробітники відділу кадрів, але якщо підприємство маленьке, то цю роботу можуть доручити одному зі співробітників в якості суміщення . Зазвичай це бухгалтер або секретар .

Якщо ж підприємство має велику кількість працюючих, то створюється відділ кадрів, в якому може бути кілька фахівців. Потреба в кадрових працівниках визначається не тільки виходячи з кількості працюючих (хоча це основний фактор), але і від специфіки самого підприємства. Так в організації з шкідливим і небезпечним виробництвом у кадровиків роботи буде більше.

Покрокові рекомендації з оформлення

Збір необхідної законодавчої бази і нормативних документів

Перше, що потрібно зробити при створенні кадрового документообігу з нуля це визначитися, які саме документи повинні бути. Є документи, які в обов'язковому порядку повинні бути на кожному підприємстві, а є ті, які потрібні тільки для виконання певного виду робіт або діяльності компанії.

До речі самі нормативні документи, що регламентують наявність складових кадрової документації теж не зайвим буде зберігати в окремій таткові, що б у разі необхідності вони завжди були під рукою.

Обов'язкові документи кадрового діловодства

Накази з особового і кадровим складом. До наказам з особового складу відносяться накази, які стосуються руху працівників: прийом , Звільнення і переклад . Ці накази відносяться до робочого стажу і тому зберігаються протягом 75 років.

До кадрових наказів відносяться всі інші:

• відпустки;
• премії;
• відрядження;
• дисциплінарні стягнення І.Д.

Термін зберігання цих наказів становить від 3 до 5 років.

Доцільніше для цих двох видів завести дві окремі папки.

Наступний обов'язковий документ це картки Т-2 , В яких відображаються всі основні відомості про працівника. Ці картки можуть зберігатися як окремо, так і входити до складу особової справи працівника.

Третій обов'язковий документ - це трудові книжки . В даний час відповідно до законодавства трудові книжки повинен оформляти навіть індивідуальний підприємець, не кажучи вже про підприємства інших форм власності. Роботодавець повинен оформити трудову книжку протягом трьох днів з моменту прийняття працівника.

Оскільки трудові книжки є бланками суворого обліку , То обов'язково вести Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них . Ця книга також зберігається 75 років.

Наступний обов'язковий документ це трудовий договір . Його необхідно укладати з кожним прийнятим на роботу працівником незалежно від терміну.

Після того як створено нові робочі місця необхідно провести спеціальну оцінку умов праці кожного з них. Документи, які стосуються Соуто зберігають до заміщення їх новими, як правило, 1 раз в 5 років.

До іншим обов'язковим документів належить:

Є ще документи, які законодавство не зобов'язує вести, але, тим не менш, вони є практично у кожного роботодавця, це посадові інструкції , колективний договір , Книга підстави для наказів.

Рекомендації з організації та ведення кадрового діловодства представлені в наступному відеосюжеті:

Збір і вивчення установчих документів

Після того, як визначилися з загальними обов'язковими документами, потрібно визначитися з іншими документами. Для цього потрібно вивчити всі статутні документи регламентують діяльність і виробничий процес підприємства.

Тут документи можуть бути найрізноманітніші. Наприклад, якщо працівникам покладені спецодяг і ЗІЗ, то обов'язково затвердити наказом або іншим розпорядчим документом перелік і строки забезпечення ними категорії працівників.

Якщо на підприємстві будуть особи, які мають ненормований робочий день, роботу в нічні години, роботу в шкідливих і небезпечних умовах, то необхідно документально затвердити належні їм пільги і компенсації.

Оформлення переліку документів

Коли весь перелік необхідних документів визначено, можна приступати до складання Положення про ведення кадрового діловодства.

У цьому положенні перераховують всі необхідні документи, порядок їх ведення та терміни зберігання. Такий стан не є обов'язковим, але значно полегшує роботу відділу кадрів.

Оформлення на роботу директора

Якщо підприємство створюється з нуля, то перший кого потрібно оформити це керівник підприємства.

Саме він потім укладає трудові договори з іншими співробітниками. Якщо посаду директора виборна, за конкурсом, то трудовий договір з ним укладає голова виборного органу, якщо на підприємстві є засновники, то договір підписують вони. Якщо керівник є одночасно єдиним засновником або індивідуальним підприємцем, то він підписує трудовий договір і за працівника і за роботодавця.

Як би там не було, але укладення трудового договору та оформлення наказу про прийом є обов'язковими процедурами.

Складання локальних нормативних актів

Для того, що б визначити, які посади і скільки їх необхідно для роботи підприємства складається штатний розклад. Для нього існує уніфікована форма і, хоча вона не обов'язкова до використання, є дуже зручною.

За бажанням в неї можна вносити додаткові колонки. У штатному розкладі вказується найменування посади, необхідну кількість штатних одиниць, оклад або форма оплати праці і призначених надбавок. Всі посади в штатному розкладі вказуються, починаючи з найголовнішою і закінчуючи допоміжним персоналом.

У трудовому розпорядку в першу чергу вказується графік роботи підприємства, якщо є змінні графіки, то вони докладно розписуються. Ще в цьому документі може зазначатися вимоги до зовнішнього вигляду і поведінки працівників, корпоративна етика та інше.

Розробка типового зразка трудового договору

У трудовий договір повинні бути включені всі основні положення, перераховані в трудовому кодексі.

Сюди належить:

Крім цих пунктів роботодавець може внести в трудовий договір будь-які інші пункти, що не суперечать законодавству.

Підготовка документів обліку

Всі журнали обліку перед початком їх використання необхідно підготувати. А саме кожен журнал належить пронумерувати, прошнурувати і скріпити печаткою. Нумерують листи наскрізною нумерацією, починаючи з першого і до останнього. Потім все листи, виключаючи обкладинку прошивають ниткою і виводять два хвостика на останній форзац. Їх заклеюють папірцем, але якій зазначено кількість листів і стоїть підпис керівника або особи відповідальної за ведення журналу.

На кожному журналі вказується дата його початку, і обов'язково найменування організації.

Призначення відповідального за ведення трудових книжок

Трудові книжки є одним з найбільш важливих документів кадрового обліку і належать до бланків суворої звітності, то ставлення до них має бути дбайливе. Зберігатися вони повинні обов'язково в сейфі, замкненому на ключ.

Для ведення трудових книжок призначається відповідальна особа, яка їх заповнює і відповідає за зберігання. Відповідальність на співробітника покладається наказом по організації.

Оформлення на роботу співробітників

при оформленні на роботу кожного співробітника необхідно провести певну послідовність робіт:

• прийом заяви у працівника;
• ознайомлення працівника з усіма локально-нормативними документами, положенням про оплату праці, правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір і т.д .;
• оформлення трудового договору, його підписання. Обов'язково в трудовому договорі поставте позначку про те, сто другий примірник працівник отримав на руки;
• оформлення наказу про прийом на роботу;
• заповнення особової картки Т-2 і формування особової справи. У його склад входять наступні документи: заяву про прийом, копії особистих документів, копія наказу про зарахування, особова картка, документи про освіту та кваліфікацію, трудовий договір, інші необхідні документи.
• передача в бухгалтерію всіх необхідних документів на працівника для нарахування заробітної плати .

У наступному відеоплейлісте представлені інструкції з ведення кадрового діловодства: