Особова картка працівника

  1. Навіщо потрібна Особова картка
  2. Яку форму картки вибрати?
  3. Основні правила по оформленню
  4. Правила та порядок заповнення
  5. Загальні правила зберігання

Багато бізнесменів не розуміють для чого потрібна особиста картка форми Т-2, якщо працівник і так приніс безліч   документів   і всі вони підшиті в його справу Багато бізнесменів не розуміють для чого потрібна особиста картка форми Т-2, якщо працівник і так приніс безліч документів і всі вони підшиті в його справу?

Навіщо потрібно додатково документувати дані на фахівця?

Навіщо потрібна Особова картка

завантажити бланк і зразок заповнення особової картки працівника за формою Т2.

Особова картка (Т-2), що заводяться на кожного співробітника підприємства, - це форма, яка узагальнює всі відомості про конкретний працівника:

  • основна інформація - прізвище, ім'я, по батькові; громадянство, дата народження, освіта, сімейний стан, паспорт, і інші аналогічні відомості;
  • професійні дані - кваліфікація, стаж роботи, професія, проходження курсів з перепідготовки та підвищення кваліфікації, і т.д .;
  • дані, що дають право на пільги, додаткові виплати і інші подібні преференції - нагороди, почесні звання, і т.д.
  • відомості, що стосуються відпусток і соціальних пільг;
  • інформація про військовий облік і внутрішніх переміщеннях співробітника на підприємстві.

Однак багато підприємств ігнорують ведення даного документа, посилаючись на те, що форма Т-2 не вказана в Трудовому кодексі РФ, як обов'язковий документ Однак багато підприємств ігнорують ведення даного документа, посилаючись на те, що форма Т-2 не вказана в Трудовому кодексі РФ, як обов'язковий документ. Однак Уряд РФ в п.12 своєї Постанови «Про трудові книжки» від 16.04.2003г. №225 (потім по тексту - Постанова №225) вказало, що на роботодавця покладається обов'язок знайомити співробітника з кожним записом, що вноситься в трудову книжку , Під розпис, яка ставиться в особовій картці даного співробітника. Причому, все що вносяться до трудової книжки запису повинні в точності дублюватися в особовій картці, про що також йдеться в зазначеному Постанові №225.

Але от питання: законом «Про бухгалтерський облік» №402-ФЗ затверджено право організацій самостійно розробляти первинні документи і регістри. Тоді який же формою особової картки слід користуватися?

Яку форму картки вибрати?

Перш, ніж відповісти на питання про вибір форми, слід уточнити, що особова картка - це регістр, що заповнюється на основі первинних документів (наказів, паспорта та інших документів).

Крім того, закон «Про бухгалтерський облік» поширює свою силу тільки на бухгалтерський облік, як систему формування інформації про об'єкти (фактах господарської діяльності, активах, доходи, зобов'язання, витрати і інших об'єктів обліку) з метою подальшого складання на її базі бухгалтерської звітності Крім того, закон «Про бухгалтерський облік» поширює свою силу тільки на бухгалтерський облік, як систему формування інформації про об'єкти (фактах господарської діяльності, активах, доходи, зобов'язання, витрати і інших об'єктів обліку) з метою подальшого складання на її базі бухгалтерської звітності.

А особиста картка є виключно кадровим документом, на основі якого узагальнюються відомості про конкретний співробітника для мети правильного виконання російського трудового законодавства. Звичайно, бухгалтер може користуватися особистої карткою для уточнення необхідних йому даних, але цей документ не служить джерелом інформації, затребуваною для складання звітності.

Більш того, в Постанові №225, в його пункті 12, прямо вказано, що твердження форми особової картки - обов'язок Федеральної служби держстатистики! І саме така форма цього документа повинна бути використана для реалізації підприємством вимог законодавства про працю.

Таким чином, потрібно використовувати картку форми № Т-2, затверджену Постановою №1 Держкомстату РФ 05.01.2004г. (Далі в тексті - Постанова №1).

Основні правила по оформленню

Картки Т-2 завжди заповнюються представником кадрової служби, або особою, на яку покладено дані обов'язки. Заводиться картка на всіх співробітників, яких приймають на роботу, але тільки по трудовим договором , навіть строковим .

Заповнюється дана форма на основі ряду обов'язкових документів: Заповнюється дана форма на основі ряду обов'язкових документів:

  1. наказ на прийом співробітника на роботу (Т-1 або Т-1а);
  2. трудова книжка, або інші документи, за якими можна встановити стаж;
  3. паспорт (або інший засвідчує особу документ, наприклад, військовий квиток);
  4. свідоцтво про державне пенсійне страхування;
  5. документи військового обліку (вони представляються особами, що підлягають військовому призовом або є військовозобов'язаними);
  6. документи про закінчення освітніх установ;
  7. документи про наявність кваліфікації або спеціалізованих знань - якщо робота вимагає особливої ​​підготовки і знань;
  8. свідоцтво ІПН (Про постановку на облік в податковій структурі).

Крім того, джерелом відомостей служить і сам співробітник, надаючи інформацію про дітей, сімейний стан, і т.п.

У разі якщо специфіка робіт цього вимагає, то чинне законодавство РФ може передбачити подання додаткових документів У разі якщо специфіка робіт цього вимагає, то чинне законодавство РФ може передбачити подання додаткових документів.

А ось надання фотографії - це вимога виключно роботодавця! Справа в тому, що фотокартка не є обов'язковим документом для оформлення прийняття співробітника на роботу.

Крім того, сучасний бланк Особистою картки не містить навіть натяку на можливість вклеювання фото співробітника на відміну від колишнього і втратив силу бланка.

Оскільки правила оформлення форми Т-2 ніде не затверджені, слід керуватися правилами заповнення трудових книжок, так як згідно з Постановою №225 записи в трудовій книжці і Особистою картці дублюються. Отже:

  • всі дати вказуються арабськими цифрами. Рік вказується у вигляді чотиризначного числа, а місяці теж проставляються числом. Якщо тільки в документі, з якого беруться дані, дати не проставлено іншим чином, або сама форма не передбачає іншого вказівки дат. Наприклад, місяці позначені назвою, а не цифрою;
  • записи вносяться чорнилом, кульковою, гелевою ручкою або ручкою з пером, але обов'язково чорним, синім або фіолетовим кольором;
  • записи вносяться так, як вони представлені в документах, на підставі яких складається особиста картка;
  • закреслення помилкових або неточних даних заборонено.

Крім того, можна керуватися і рекомендаціями, які викладені в недіючому на сьогодні Постанові Держкомстату РФ від 06 квітня 2001 р №26, в якому міститься інструкція щодо заповнення документів для обліку праці та її оплати.

Правила та порядок заповнення

Всі відомості в картку заносяться так, як вони зазначені в документах, з яких всі ці дані беруться.

Зокрема, в розділі №1 прізвище та ім'я співробітника (по батькові за наявності), місце і дата його народження вносяться на підставі паспорта або іншого документа для посвідчення особи.

У пункті «Громадянство» вказується: У пункті «Громадянство» вказується:

  • громадянин РФ;
  • іноземний громадянин «держави»;
  • громадянин РФ і «держави» (при наявності подвійного громадянства);
  • особа без громадянства.

Пункт про іноземні мови розділу №1 може заповнюватися із зазначенням: «перекладаю і читаю зі словником», «вільно читаю і висловлювався», «вільно володію».

Пункти про освіту при наявності незакінченого освіти оформляється з урахуванням того факту, що співробітник навчається зараз чи ні. Наприклад, «який навчається у вищому навчальному закладі на такому-то курсі», і т.д. При наявності закінченого освіти (утворень) всі відомості про нього беруться з відповідних документів - дипломів, атестатів та інших документів.

Стаж роботи визначається за трудовою книжкою і (або) за іншими підтверджує його документами.

Стан у шлюбі може позначатися так: «ніколи не перебувала (не перебував) в шлюбі», «перебуває у шлюбі», «розлучена (розлучений)», «вдівець (вдова»), «складається в цивільному шлюбі».

Розділ №2 про військовий облік заповнюється відповідно до докладною інструкцією, викладеною в Постанові №1, яка затверджує форму Т-2. А відомості в цей розділ вносяться на основі:

  • військового квитка;
  • посвідчення громадянина, який підлягає військовому призову.

Як тільки розділи №1 і №2 заповнені, кадровик проставляє свій підпис, його розшифрування та посаду. А співробітник, на якого оформляється даний документ, повинен ознайомитися з правильністю його складання і поставити підпис і дату.

Розділ №3 про прийом і переведення на іншу роботу оформляється на основі наказів Т-1, Т-1а, Т-5 Розділ №3 про прийом і переведення на іншу роботу оформляється на основі наказів Т-1, Т-1а, Т-5. Причому, всі записи підтверджуються власноручним підписом співробітника, якого вони стосуються.

В розділ №8 заносяться відомості про всі види відпусток, які були надані протягом роботи в даній організації.

У розділі №10 «Додаткові відомості» відображається інформація про поточний навчанні співробітників, про працюючих інвалідів (група інвалідності, причина її отримання, і т.д.), і інше.

Загальні правила зберігання

Особисті картки зберігаються в закритому для вільного доступу місці, як правило, в сейфах або шафах під ключ Особисті картки зберігаються в закритому для вільного доступу місці, як правило, в сейфах або шафах під ключ. Їх класифікують за алфавітом, по звільненим і працюючим, і за іншими критеріями. У кадровій службі картки на звільнених співробітників зазвичай знаходяться протягом терміну не менше 3-х (виходячи з терміну, який зазвичай піддається перевірці). А потім картки здаються в архів для зберігання не менше 75-ти років.

Облік самих карток проводиться в спеціальному журналі обліку особистих карток. Уніфікованої форми цього регістра немає, тому підприємство може самостійно розробити даний бланк.

Які кадрові документи необхідно заповнювати при прийомі на роботу нового співробітника, дивіться в наступному відео сюжеті:

Навіщо потрібно додатково документувати дані на фахівця?
Тоді який же формою особової картки слід користуватися?
Яку форму картки вибрати?