1. Для чого потрібен журнал реєстрації вхідних документів Журнал реєстрації вхідних документів не має...
2. Форма ведення журналу
3. Паперова, журнальна або карткова
4. Електронна
5. Графи журналу реєстрації вхідних документів

Для чого потрібен журнал реєстрації вхідних документів

Журнал реєстрації вхідних документів не має уніфікованої форми. Чи не є обов'язковим до заповнення, рішення про створення і ведення приймається керівництвом.

Його зміст визначається індивідуально на кожному підприємстві виходячи зі специфіки та прийнятої облікової політики.

Складається для зберігання відміток про факти створення, отримання або відправки документів, № і дати, короткому змісті.

Журнал реєстрації служить для обліку, систематизації, обробки відомостей про документообіг, має свою наскрізну нумерацію, що дозволяє в подальшому вести внутрішній контроль над рухом і виконанням документації, а так само служить пошуково-довідкової системою для співробітників.

Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні, іноді внутрішні документи, незалежно від їх змісту і способу доставки або відправлення.

Деякі організації, з метою уникнути зайвих трудових витрат, затверджують переліки документів не потребують позначки в книзі обліку кореспонденції. Журнал веде діловод або секретар.

В організації може існувати кілька журналів обліку документації з різним вмістом, в залежності від видів реєстрованих документів, наприклад, загальнодоступні і конфіденційні. Допускається виділення записів кольором для позначення приналежності до різних груп.

види журналів

• журнал реєстрації вхідних документів;
• журнал реєстрації вихідних документів;
• журнал реєстрації внутрішніх документів;

Кожен з журналів має свою внутрішню нумерацію. Внутрішньо документи можуть враховуватися децентралізовано всередині своїх структурних підрозділів.

Форма ведення журналу

Форма ведення журналу визначається керівництвом:

Паперова, журнальна або карткова

За основу може бути прийнята звичайна зошит з розкресленій вручну таблицею і підписом заголовків в колонках. Вимагає часу для створення. Ведення слід доручити акуратному співробітнику, так як мають бути відсутні помарки, виправлення, закреслення.

Обов'язкова нумерація всіх сторінок. Послідовність колонок і заголовки граф повинні бути ідентичні на кожному розвороті. У канцелярських магазинах продаються різні форми журналів обліку, підприємство може вибрати для себе будь-яку зручну з представлених форму і затвердити.

Журнал існує в єдиному екземплярі, тому його веденням займається одноразово одна людина. При великому числі кореспонденції цей процес дуже трудомісткий. Картки створюються під копірку і їх заповненням можуть займатися відразу кілька людей.

Електронна

Зберігатиметься на електронному носії. Для створення і ведення можна скористатися, наприклад, офісними програмами Word або Excel. Шаблон розробляється один раз, далі копіюється. Не вимагає від працівника поглиблених знань в ПК.

На ринку представлена ​​велика кількість спеціалізованих програм по роботі з документообіг, одні з них 1С: Документообіг або МікроДок - Документообіг Net.

Найбільш зручна форма реєстрації при автоматизованому обліку це заповнення інформації по кожному документу в окремому вікні.

Процес введення інформації прискорюється за рахунок автоматичного заповнення деяких полів (дата і номер реєстрації) і з випадаючих списків.

Плюси електронного обліку:

• мінімум помилок,
• зручний пошук і читання,
• перевірка програмою на коректність даних, що вводяться,
• можливість зберігання відомостей про кореспондентів, щоб не вносити їх повторно.

Графи журналу реєстрації вхідних документів

1. Дата реєстрації тільки поточна (фактична).
2. Реєстраційний номер або індекс - присвоєний порядковий номер у цифровому або буквено-цифровому поданні при реєстрації документа. Звідси випливає, що веденням журналу повинен займатися одноразово одна людина. При великому числі кореспонденції цей процес дуже трудомісткий.
   Зареєстрований номер разом з датою реєстрації переноситься на лицьовій лист документа. Відлік нумерації прийнято починати заново з початком нового року.
3. Вид документа: наказ, розпорядження, договір, заявка, доповідна записка, претензія і т.д..
4. Кореспондент. При вхідному документі в його ролі виступає організація-відправник, заносяться всі необхідні для ідентифікації дані. У разі вихідної документації в якості кореспондента заносять П.І.Б. творця, додатково прописують структурний підрозділ, в якому складено документ.
5. Дата документа береться безпосередньо з самого документа, відповідає даті створення.
6. Номер документа відповідає порядкової нумерації внутрішньофірмових документів певного виду.
7. Зміст. Короткий виклад цільового призначення документа.
8. Кількість листів, в т. Ч. Додатків, підраховують і вписують в графу №8, щоб уникнути втрат або плутанини. Сам документ складають у смисловому порядку, скріплюють за бажанням. Взагалі, порядок, форма і місце зберігання всієї документації затверджений в інструкції діловода, індивідуально для кожного підприємства, головна умова, забезпечення схоронності.
9. Виконавця в документ вносить керівник після ознайомлення, тому при реєстрації це поле залишають порожнім, інформацію заносять в ході виконання або після закінчення. Поруч можуть вказувати структурний підрозділ.
10. Відмітка про видачу у тимчасове користування (кому і коли виданий). Чи не входить в список обов'язкових полів, включення його до складу журналу може полегшити роботу діловода. Поле залишається порожнім, якщо документ лежить в архіве.Храніт інформацію про прохачеві: П.І.Б, можливо посаду або структурний підрозділ. При програмному веденні документообігу існує можливість не тільки зберігати поточну інформацію, а й переглянути всю історію запитів.
    При використанні паперового журналу можливий варіант внесення записів на олівець.
11. Термін виконання. Графа створюється, якщо в компанії жорстко відслідковують листи, що знаходяться на виконанні. В даному випадку не завадить відмітка про закінчення або простроченні.
12. Номер справи, в яке поміщений документ, вписують після виконання.

Основними в цьому списку є графи під номерами 1, 2, 4, 7.

Крім реєстраційного номера і дати на документі дозволено робити позначки з посиланнями на інші документи, наприклад, якщо вхідний є відповіддю на відправлений запит.

Файли з документацією, отримані по електронній пошті, роздруковують і реєструють в статутному порядку.

У деяких організаціях збережуться не тільки записи про вихідної кореспонденції, а й самі документи, перед відправкою їх копіюють і підшивають в архів.

Однією з головних завдань відповідального за облік документації співробітника ставиться відстеження повторно надісланих копій, щоб виключити дублювання інформації.

Якщо первоучтенним документом виявляється роздрукована копія електронного або отриманого факсом листа, то прийшов після оригіналу присвоюється той же реєстраційний номер, дані в журнал не заносяться, документ замінюється в архіві на оригінал.