1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Приклад пояснювальної записки: вивчаємо на конкретній ситуації
3. Якщо працівник не надав пояснювальної записки
4. Узгодження відпустки з керівництвом
5. Наслідки ненадання пояснювальної записки
6. Одного прогулу досить, щоб звільнити працівника

Яке визначення пояснювальної записки, як її правильно скласти і використовувати в конкретних ситуаціях, розповімо в цій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Яке визначення пояснювальної записки

доповідні і пояснювальні записки (Або службові записки) є різновидом службового листування - стосується внутрішнього інформаційного обміну організації. Ці документи складаються лише в тому випадку, коли неможливо в усній формі вирішити питання, що виникають в діяльності організації, наприклад:

• доповідна записка про виділення коштів на покупку нового обладнання;
• доповідна записка керівника структурного підрозділу організації про запізнення працівника підрозділу на роботу;
• пояснювальна записка працівника про причини запізнення на роботу і т. п.

Таким чином, службові записки мають важливе юридичне значення. На підставі надійшла до керівника організації службової записки може бути прийнято управлінське рішення, виконання якого ставиться на контроль. Отже, доповідні і пояснювальні записки обов'язково повинні бути зареєстровані, неприпустимо відмовлятися від реєстрації стосується внутрішнього інформаційного обміну.

Детальніше про написання пояснювальної записки з прикладами можна прочитати тут .

Приклад пояснювальної записки: вивчаємо на конкретній ситуації

Порядок складання та функціонування пояснювальної записки ми вивчимо на прикладі конкретної ситуації. Розглянемо такий випадок.

Працівник відсутній на робочому місці протягом 4 годин або весь робочий день. Поважних причин для такого відсутності немає. факт прогулу фіксується в акті, підписаному свідками даного порушення.

Крім акту відсутність на роботі можуть підтвердити дані табеля обліку робочого часу і автоматизованих систем обліку. З опису ситуації, наведеної вище, можна зробити висновок, що роботодавець зафіксував факт прогулу належним чином.

Перевірте, чи немає умов, за якими Ви не маєте права відмовляти працівникові у відпустці за свій рахунок

Такі умови перераховані в статті 128 ТК РФ. Якщо одне з них є, то Ви зобов'язані надати відпустку без збереження заробітної плати працівнику за його заявою. Завізовано вона чи не завізовано уповноваженою особою компанії, значення не має. Досить того, що працівник подав заяву про відпустку. Наприклад, якщо співробітник зареєстрував шлюб або у нього народилася дитина, помер хтось із близьких родичів, компанія зобов'язана надати п'ять днів без збереження зарплати. Працюючий пенсіонер має право на відпустку за свій рахунок до 14 календарних днів на рік, що працює інвалід - до 60 днів. Якщо компанія відмовиться відпускати такого співробітника у відпустку, це буде порушенням законодавства.

Якщо працівник не надав пояснювальної записки

Для таких випадків передбачена частина перша ст. 193 ТК РФ. Зокрема, в ній йдеться про те, що застосування попереднього стягнення повинно передувати вимога керівництвом письмового пояснення від працівника своєї провини. Пояснювальну записку з викладенням причин потрібно надати протягом двох робочих днів. Однак якщо така записка надана не буде, то даний факт потрапляє під другу частину тієї ж 193 статті, про яку йшлося вище. У ній говориться, що ненадання співробітником пояснювальної записки не є перешкодою для керівництва для накладення на нього дисциплінарного стягнення . Єдине, що потрібно обов'язково зробити, це зафіксувати факт відмови у відповідному акті.

Зразок такого акту наведено нижче.

завантажити зразок

завантажити зразок

Якщо зазначені вище вимоги дотримані, то суд може порахувати, що застосування стягнення до закінчення двох днів не є істотним порушенням порядку притягнення до дисциплінарної відповідальності (визначення Верховного Суду РФ від 30 липня 2008 року № 36-В08-23, апеляційне визначення Московського міського суду від 26 жовтня 2015 у справі № 33-35619 / 15). Адже працівник уже заявив, що не напише і не передасть в службу персоналу пояснювальну записку за фактом прогулу. З контексту можна зробити висновок, що HR-служба зафіксувала в письмовому вигляді відмова співробітника надати письмові пояснення.

Читайте також:

Узгодження відпустки з керівництвом

Так, співробітник узгодила заяву на відпустку без збереження заробітної плати з безпосереднім керівником і, можливо, той підписав заяву. Але це ще не означає, що відпустку було надано. Рішення про це має ухвалити представник роботодавця, наділений достатніми повноваженнями на підставі статуту або володіє ними на підставі довіреності або локального нормативного акта.

Необхідно з'ясувати, чи наділений начальник відділу такими повноваженнями і чи є він особою, уповноваженою одноосібно приймати рішення про відпустку працівників. Зазвичай узгодження відпустки з безпосереднім керівником - це лише частина процедури оформлення відпустки. Остаточне рішення приймає, як правило, керівник організації або інша уповноважена особа. Він також ставить візу на заяві і підписує наказ на відпустку.

Тому в нашому випадку цілком може бути, що працівник пішов у відпустку самовільно. Якщо так, то це можна кваліфікувати як прогул (апеляційне визначення Московського міського суду від 26 серпня 2015 року з справі № 33-29614 / 2015).

Крім того, в нашій ситуації йдеться, що співробітник тільки за документами повинен був перебувати у відпустці. Насправді співробітник в день звільнення фактично був на роботі. Завдяки цьому і стало ясно, що він не надасть пояснення за фактом прогулу - працівник відмовився це зробити. Значить, його твердження, що його не мали право звільнити в період, коли він перебував у відпустці, може бути неспроможним.

Наслідки ненадання пояснювальної записки

Розглянемо наслідки ненадання пояснювальної записки. Серед роботодавців поширена практика видання в такому випадку двох наказів. Один - про накладення стягнення за факт порушення трудової дисципліни, а другий - наказ про звільнення співробітника. Насправді, в даній ситуації досить видання одного наказу - про накладення на співробітника дисциплінарного стягнення, а формою такого стягнення стане розірвання трудового договору, тобто, звільнення .

Одне з двох стягнень, накладених раніше, все одно залишиться. Такого стягнення досить, для звільнення співробітника за факт багаторазового невиконання своїх трудових обов'язків. Адже розірвання трудового договору допустимо, якщо на працівника раніше вже було накладено дисциплінарне стягнення, незнятої і непогашене до того моменту, коли було скоєно повторне порушення.

Необхідно перевірити, щоб наступне стягнення (догану) було накладено протягом одного року з дня накладення першого стягнення (зауваження). Справа в тому, що згідно із законом застосоване до працівника стягнення автоматично знімається через рік за умови, що протягом цього року співробітника не брали під новому дисциплінарному стягненню (ст. 194 ТК РФ). У ситуації, що розглядається ця умова дотримана: зауваження і догану накладено протягом останніх шести місяців.

Одного прогулу досить, щоб звільнити працівника

Прогул є різновидом одноразового грубого порушення працівником трудових обов'язків. Значить, для звільнення співробітника достатньо одного прогулу. Причому на практиці оформити звільнення за таким основи часто навіть простіше, ніж за неодноразове невиконання трудових обов'язків. Отже, в суді роботодавцю досить довести лише те, що до працівника законно застосовано принаймні одне дисциплінарне стягнення за прогул.

Коли ж працівника звільняють за пунктом 5 частини першої статті 81 Трудового кодексу, то в суді доводять, що було законно накладено кожне стягнення, що становить основу звільнення (п. 23 постанови Пленуму Верховного Суду РФ від 17 березня 2004 № 2 «Про застосування судами Російської Федерації Трудового кодексу Російської Федерації »). Тому в ситуації, описаної в статті, можна було розірвати трудовий договір безпосередньо за прогул.

Читайте також: