1. Мова ділового листування
2. Види ділових листів
3. Оформлення ділових листів
4. Правила ведення ділової переписки
5. Особливості ділового листування

28 Лютий 2018 1ps переглядів:

Мова ділового листування
Види ділових листів
Оформлення ділових листів
Правила ведення ділової переписки
Особливості ділового листування

Ділове листування - важливий елемент ведення бізнесу. Від її особливостей залежить те, в якому світі постане компанія перед своїми клієнтами або діловими партнерами. Для створення позитивного образу надійної компанії , Якій можна довіряти і з якої можна вести справи, необхідно мати уявлення про норми, правила етикету ділового листування. Дотримання таких норм, правил обов'язково буде сприяти успішності бізнесу в цілому.

Мова ділового листування

Нормою етикету ділового листування вважається певний стиль мови викладу, який відрізняється:

1. Частою повторюваністю, одноманітністю мовних зворотів.

Такий варіант пояснення дозволяє виражатися більш конкретно, зрозуміло. Так виключається різне розуміння тексту листа. Бажано мати під рукою набір певних фраз, що дозволить, по-перше, написати чітке ділове повідомлення, по-друге, економити час на підготовку чергового, навіть продає листи .

1. Нейтральністю тону.

Важливо логічно викладати інформацію. Емоційна оцінка фактів в діловому листуванні недоречна. Неприпустимо згадувати просторічні, діалектні вирази, слова, якісь вигуки. Важливо в процесі листування забезпечити об'єктивність викладених фактів, вибудувати їх у чіткій логічній послідовності.

1. Змістовний точністю.

Осмислення зміст ділових листів забезпечує їх практичну і навіть юридичну цінність. Тому важливо правильно підбирати слова, щоб адресат зміг зрозуміти відправника. Слова з двояким тлумаченням краще не включати текст. В цьому випадку може вийти так, що адресат зрозуміє зміст листа по-іншому, по-своєму.

1. Відбором фактичного матеріалу.

Дані, факти в діловому листі повинні бути інформативними і, головне, ретельно перевіреними. При цьому факти слід ретельно відбирати, вказувати тільки ті, які мають відношення до конкретної справи. Неприпустимо перерахування однотипних даних, вказівка ​​малоістотних фактів.

Види ділових листів

Ділові листи прийнято класифікувати за особливостями:

• За функціоналом - відповідь на питання, прохання, звернення, пропозицію та ін;
• За структурою - стандартні (вирішальні типові для бізнесу питання, ситуації), нерегламентовані (авторські, що будуються на формально-логічної подачі або етикетних нормах);
• За тематикою - ділові (вирішальні економічні, правові, інші питання, що стосуються діяльності компанії) або ж комерційні, пов'язані з постачанням, збутом;
• По виду адресату - звичайні (одному адресату), циркулярні (відправляються відразу на кілька адрес);
• По композиції - 1-аспектні (відображають 1 проблему), багатоаспектні (описують кілька проблем).

Види ділових листів за змістом:

• Виконувати комунікаційну роль (відмова, претензія, виправдання, визнання);
• З'являтися формою домовленості (за підсумками ділових зустрічей, з термінами виконання завдань, виконання різних зобов'язань);
• Бути у вигляді запиту - для отримання необхідної інформації;
• З'являтися пропозицією (нерідко це відповідь на раніше отриманий лист-запит).

Оформлення ділових листів

Незважаючи на повсюдне використання можливостей електронного листування, поки ще існує практика відправки ділових листів, віддрукованих на папері. І в даному випадку дуже важливо, як виглядає сам лист, тому що зовнішній вигляд ділового листа здатний вплинути на уявлення адресата про компанію-відправника. Тому потрібно дотримуватися наступних норм оформлення:

• Ділові листи повинні друкуватися на фірмових бланках бажано з якісного паперу із зазначенням повних даних відправника, при цьому вони повинні бути легко читаються;
• Реквізити відправника в листі, адресується іноземним партнерам, клієнтам, необхідно прописувати на англійській мові;
• Лист в конверті слід згинати по можливості 1 раз і текстом всередину. Для дуже важливих листів краще використовувати великий, досить щільний конверт, щоб лист листи не потрібно було згинати;
• На конверті допускається вказувати всі реквізити, як і в самому листі, і навіть фірмовий логотип;
• Адреса одержувача вказується тільки на конверті. При використанні конверта з прозорим віконцем адресу одержувача пишеться на самому листі у верхньому правому куті. Потім лист згинається так, щоб адреса була видно в прозорому віконці;
• Адреса відправника зазначається і на конверті, і на аркуші листи.

Правила ведення ділової переписки

№1 - відправлення листа одному адресату. Переписка в даному випадку стане персоналізованої, що важливо, особливо при налагодженні ділових зв'язків.

№2 - необхідність відповіді при одержанні листа . Відповідати потрібно на всі листи, причому вчасно, якщо поставлена ​​мета - сформувати образ компанії, завжди готової до співпраці, такої, яка з повагою ставиться до адресатів. При цьому важливо пам'ятати, що не слід писати поему. Чітко і лаконічно - ось таким повинен бути стиль відповіді. При цьому потрібно дотримуватися схеми «1 лист - 1 відповідь».

№3 - якщо потрібно, щоб зміст електронного листа було донесено до декількох адресатів, то їх адреси додаються в рядок «копія». При цьому той, хто отримав лист, чию адресу проставлений в рядку «копія», може не відповідати. Головне - він проінформований з того чи іншого приводу.

№4 - відправка електронного ділового листа відразу декільком адресатам допустима, но !!! тільки в разі, якщо не очікується відповіді на повідомлення. До таких листів ставиться розсилка прайсів, повідомлень про зміну робочого графіка та ін.

№5 - тема обов'язкова до вказівкою в діловому листі. Тема дозволить адресату відразу ж зрозуміти, про що йде мова в повідомленні.

№6 - застосовується схема «спочатку вітання, потім звернення до адресата». У діловому листуванні прийнято звертатися по імені-по батькові.

№7 - текст листа повинен будуватися на 3-х ключових моментах: вітання + звернення, виклад питання, прохання або спонукання до дії.

№8 - потрібно акуратно використовувати функцію оповіщення. В даному випадку в кінці повідомлення вказується прохання в максимально ввічливому тоні про те, щоб адресат поінформував відправника про факт прочитання листа.

№9 - завершення листа з підписом має бути максимально лаконічним. При цьому важливо не тільки вписувати певні слова, наприклад, «З повагою,", а й вказувати у випадку з веденням ділового листування з використанням електронної пошти після ПІБ і посади написав лист його основні контактні дані.

№10 - обов'язкове зазначення, що до листа додаються додаткові матеріали, якщо такі відправляються разом з листом. У випадку зі звичайним листом на папері в більшості випадків вистачає вказівки на додаток на такому-то кількості аркушів. Якщо ж мова йде про електронну діловому листуванні, то інформація про програму повинна включати дані про вкладених файлах, зокрема, їх форматі, обсязі, змісті. Вага файлів не повинен перевищувати 5 Мб.

Особливості ділового листування

1. «Шановний, шановна, шановні» - найбільш поширена форма звернень в ділових листах загального характеру.
2. «Дорогі» - емоційна форма звернення, використовувана в листи, що містять привітання.
3. Звернення тільки по імені-по батькові використовується в неофіційних листах.
4. Лист між діловими партнерами будується за схемою «обгрунтування рішення / саме рішення» або «саме рішення / обгрунтування рішення». Перший варіант краще використовувати в листах-відмовах, другий - в разі прийняття позитивного рішення.
5. Повинен дотримуватися посадової порядок. Приклад: на лист, підписаний керівником, слід відправляти відповідь з підписом особи, яка займає аналогічну посаду. При цьому можливий такий варіант, коли на лист, підписаний заступником, може відповідати і сам директор.
6. У листі-проханні повинні міститися певні слова. Приклади: прошу, просимо, просить і т.д. При цьому у відповіді на такий лист слід чітко прописувати, чи буде прохання виконана або в її виконанні буде відмовлено.

Пам'ятайте, ведення ділового листування - це не просто набір правил і норм, це свого роду мистецтво, якому варто навчитися у професіоналів, що володіють багатогранними знаннями в області ділового спілкування.

Зверніть увагу на тренінги по листуванню:

Статті по темі:

Рейтинг публікації:

Поділитися в соціальних мережах: